Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Automatische uitwisseling met ROD

Frank
Bijgewerkt

In dit artikel wordt globaal toegelicht hoe de automatische ROD-uitwisseling in ParnasSys werkt.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

 

Algemene toelichting

De ROD-uitwisseling bestaat uit verschillende soorten berichten, waarmee verschillende onderdelen van een leerlingdossier apart van elkaar met ROD worden uitgewisseld. Er worden dus verschillende blokjes met gegevens aan ROD geleverd, in plaats van één omvangrijk dossier.

 

ROD-uitwisseling in leerlingdossier

Alle uitwisselingen van een leerling kun je terugvinden in het leerlingdossier zelf, namelijk onder Personalia > ROD. Vanuit hier kan je eventueel ook handmatig ROD-berichten versturen.

 

Eerst identificatie, daarna uitwisseling

Voordat deze gegevens echter met ROD kunnen worden uitgewisseld, zal een (nieuwe) leerling eerst door ROD moeten worden geïdentificeerd. Zodra een leerling succesvol is geïdentificeerd door ROD, zullen de geregistreerde items, zoals de inschrijving, met ROD worden uitgewisseld. Elk soort gegeven heeft een eigen berichttype en wordt enkel via dit berichttype uitgewisseld met ROD.

 

Volgnummer

Een nieuw item dat wordt uitgewisseld met ROD, zoals een inschrijving, krijgt in ParnasSys een volgnummer dat begint met 'PAR', gevolgd door enkele cijfers, bijvoorbeeld 'PAR811'. Dit volgnummer wordt vervolgens ook meegestuurd in de ROD-uitwisseling en is altijd terug te zien in de terugkoppelingen van ROD. Als je op een later moment in ParnasSys iets wijzigt aan dit item, zal enkel dit blok met gegevens worden uitgewisseld met ROD, in plaats van dat alle gegevens van het leerlingdossier weer over de lijn gaan.

 

Verwijdering van een item

Ook een verwijdering van een item, zoals een inschrijving, wordt automatisch met ROD uitgewisseld. Als je bijvoorbeeld alle schoolloopbaanregels van een inschrijving verwijdert, dan is dit voor ParnasSys teken om een verwijdering van deze inschrijving met ROD uit te wisselen. Het is ook mogelijk om handmatig een verwijderbericht naar ROD te sturen.

 

Identificatieverzoek

Zodra je een nieuw leerlingdossier succesvol hebt opgeslagen, je in ParnasSys een reguliere inschrijving hebt geregistreerd én je bent aangesloten op ROD, zal er meteen geautomatiseerd een verzoek Identificeren persoon PO worden ingediend bij ROD. Dit kun je in het nieuwe leerlingdossier zien via Leerling > [open leerlingdossier] > Personalia > ROD.

Identificatie.png


Als ROD de leerling kan matchen met een persoon in de BRP (Basisregistratie Personen, voormalig GBA), dan zal het identificatieverzoek worden goedgekeurd en zullen relevante persoonsgegevens worden teruggekoppeld via een bericht Persoonsgegevens PO verstrekken. Klik op de betreffende regel om de inhoud van de terugkoppeling in te zien. Lees hier hoe je deze gegevens vervolgens kunt overnemen in ParnasSys. Een BSN wordt altijd automatisch overgenomen van ROD, als ROD een BSN heeft gevonden welke nog niet was geregistreerd in ParnasSys.

Als ROD de leerling niet kan matchen met een persoon in de BRP, zal ROD een onderwijsnummer genereren voor de leerling. Het identificatieverzoek wordt goedgekeurd en in de terugkoppeling zal het onderwijsnummer worden getoond. Dit onderwijsnummer wordt automatisch overgenomen in de personalia van de leerling.

Als ROD de leerling wel kan matchen, bijvoorbeeld op basis van het BSN, maar één of meerdere aangeleverde gegevens kloppen niet, dan zal ROD het identificatieverzoek afkeuren. Aan de hand van de foutcode en fouttekst bepaal je welke gegevens incorrect zijn. Corrigeer deze gegevens, zodat de leerling alsnog succesvol geïdentificeerd kan worden.

Als een leerling eenmaal succesvol is geïdentificeerd door ROD, dan kunnen de onderstaande items met ROD worden uitgewisseld.

 

Advies VO

Als je via Onderwijs > Vervolgonderwijs > Advies een voorlopig of definitief advies VO hebt geregistreerd bij een leerling, dan zal dit advies automatisch met ROD worden uitgewisseld. Lees hier meer over alle facetten van het uitwisselen van het advies VO.

 

Doorstroomtoetsgegevens

Als er een resultaat van een Doorstroomtoets in geïmporteerd of als je dit resultaat handmatig hebt geregistreerd (Leerling > Toetsen > Doorstroomtoetsen), dan wordt deze Doorstroomtoetsgegevens automatisch met ROD uitgewisseld via een bericht 'Doorstroomtoetsgegeven aanleveren'. Lees hier meer over het ontvangen en uitwisselen van de resultaten van de Doorstroomtoets.

 

Voorschools programma

Als je in ParnasSys een voorschools programma registreert via Onderwijs > Voorgeschiedenis > Voorschoolse programma's, dan zal dit programma automatisch worden aangeboden aan ROD via een bericht 'Voorschools programma aanleveren'. Op de pagina Personalia > ROD zie je normaal gesproken binnen enkele seconden of deze automatische uitwisseling is goedgekeurd.

 

Inschrijving PO

Als je een leerling met een reguliere inschrijving hebt ingeschreven, in een groep en leerjaar hebt geplaatst, en aan een opleiding hebt gekoppeld, dan zal de inschrijving automatisch worden aangeboden aan ROD via een bericht 'Inschrijving PO aanleveren'. Op de pagina Personalia > ROD zie je normaal gesproken binnen enkele seconden of deze automatische uitwisseling door ROD is goedgekeurd.

Als de inschrijfdatum verder dan één jaar in de toekomst ligt, zal de inschrijving nog niet met ROD worden uitgewisseld. Dit gebeurt alsnog automatisch op het moment dat de inschrijfdatum minder dan één jaar in de toekomst ligt.

 

Secundaire inschrijving

Als een leerling (tijdelijk) niet kan meekomen en niet naar het SO gaat, dan kan een leerling begeleiding krijgen op een orthopedagogisch en didactisch centrum (OPDC). Je schrijft de leerling dan niet uit, maar registreert voor deze leerling een secundaire inschrijving voor de begeleiding op het OPDC. Deze secundaire inschrijving registreer je via Onderwijs > Passend onderwijs > OPDC verblijf toevoegen.
Zodra je deze secundaire inschrijving in ParnasSys hebt geregistreerd, kun je onder Personalia > ROD controleren of de automatische uitwisseling door ROD is goedgekeurd. 


Spontane mutaties

Na een succesvolle identificatie en uitwisseling van de inschrijving zullen er een aantal spontane uitwisselingen worden opgestart, namelijk een bericht 'Kennisgeving in- en uitschrijving', een bericht 'Persoonsgegevens PO verstrekken' en een bericht 'Bekostigingsgrondslagen verstrekken'. Klik op deze regels om de inhoud van de berichten in te zien.
In het bericht 'Kennisgeving van in- en uitschrijving' zal ROD de bekende inschrijvingen tonen. Als je de leerling met BSN hebt uitgewisseld, zal er een spontane mutatie 'Persoonsgegevens PO verstrekken' worden gegenereerd, waarin ROD aanvullende informatie uit de BRP (voormalig GBA) zal tonen. Lees hier hoe je deze informatie in ParnasSys kunt overnemen.
In het bericht 'Bekostigingsgrondslagen verstrekken' toont ROD per teldatum of de leerling in aanmerking komt voor bekostiging. Vanaf dat moment kan je in het leerlingdossier, via Personalia > ROD, via de knop 'Bekostiging' een overzicht vinden van de bekostigingsstatus.


Specifieke uitwisseling (v)so en sbo

In het (v)so en sbo wordt nog een aantal unieke gegevens uitgewisseld die niet voorkomen in het reguliere basisonderwijs, zoals TLV's en arrangementen. Ook deze gegevens worden automatisch gedeeld met het ROD. Lees hier meer over in de onderstaande artikelen: