Gegevens overnemen uit een spontane mutatie van ROD

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een bericht 'Persoonsgegevens PO verstrekken' van ROD, ook wel een spontane mutatie genoemd, kunt inzien en gegevens uit deze spontane mutatie kunt overnemen in ParnasSys.

Je vindt antwoord op de volgende vragen:

• Wat is een spontane mutatie?
• Waar vind ik een spontane mutatie?
• Hoe neem ik gegevens over uit een spontane mutatie?
  • Gegevens overnemen op leerlingniveau
  • Gegevens overnemen op schoolniveau
• Een leerling is uitgeschreven maar veroorzaakt toch een spontane mutatie, hoe kan dit?

Wat is een spontane mutatie?

Als ROD een leerling succesvol heeft kunnen identificeren door een match met een persoon in de BRP (Basisregistratie Personen, voormalig GBA), dan koppelt ROD de aangetroffen persoonsgegevens middels een spontaan bericht van het type 'Persoonsgegevens PO verstrekken' terug aan de school. Dit wordt vaak een spontane mutatie genoemd.
Daarnaast verstrekt ROD een spontane mutatie als ROD voor een leerling één of meerdere wijzigingen heeft opgemerkt in de BRP.

 

Waar vind ik een spontane mutatie?

Je vindt spontane berichten van het type 'Persoonsgegevens PO verstrekken' op een drietal plekken terug in ParnasSys, namelijk:

1. In het leerlingdossier, waar je de terugkoppeling kunt inzien én gegevens kunt overnemen in ParnasSys:
   • Leerling > [Open leerlingdossier] > Personalia > ROD
2. Op schoolniveau, in het algemene overzicht van alle ROD-berichten, waar je de terugkoppeling enkel kunt inzien:
   • School > ROD > ROD berichten
3. Op schoolniveau, via de notificaties, waar je de terugkoppelingen kunt inzien én gegevens kunt overnemen in ParnasSys:
   • School > ROD > ROD notificaties > Klik op de tegel Spontane mutaties

Hoe neem ik gegevens over uit een spontane mutatie?

Je kunt op twee manier gegevens overnemen uit een spontane mutatie van een leerling, namelijk op schoolniveau en op leerlingniveau.

Gegevens overnemen op leerlingniveau

1. Open een leerlingdossier
2. Personalia > ROD
3. Open een bericht van het type Persoonsgegevens PO verstrekken
4. In het bericht worden zowel de gegevens getoond die ROD in de BRP heeft aangetroffen als de gegevens die zijn geregistreerd in ParnasSys, zodat je deze gegevens gemakkelijk met elkaar kunt vergelijken. Je kunt vervolgens aanvinken welke gegevens je wilt overnemen in ParnasSys:
   
   
   
   
5. Als je vervolgens op Opslaan klikt, worden alle gegevens die je gaat overnemen nog eens opgesomd:
   
   
   
6. Controleer deze gegevens en klik vervolgens op Ja om de getoonde gegevens over te nemen in ParnasSys, of klik op Nee als je de actie wilt annuleren. Als je hebt aangevinkt dat je de adresgegevens ook wilt overnemen bij gezinsleden, dan worden deze gezinsleden onderaan opgesomd.

Gegevens overnemen op schoolniveau

1. Ga naar School > ROD > ROD notificaties > Klik op de tegel Spontane mutaties
2. Zoek op de naam van de betreffende leerling.
3. Klik op de spontane mutatie van het berichttype Persoonsgegevens PO verstrekken
4. In het bericht worden zowel de gegevens getoond die ROD in de BRP heeft aangetroffen als de gegevens die zijn geregistreerd in ParnasSys, zodat je deze gegevens gemakkelijk met elkaar kunt vergelijken. Je kunt vervolgens aanvinken welke gegevens je wilt overnemen in ParnasSys:
   
   
   
   
5. Als je vervolgens op Opslaan klikt, worden alle gegevens die je gaat overnemen nog eens opgesomd:
   
   
   
6. Controleer deze gegevens en klik vervolgens op Ja om de getoonde gegevens over te nemen in ParnasSys, of klik op Nee als je de actie wilt annuleren. Als je hebt aangevinkt dat je de adresgegevens ook wilt overnemen bij gezinsleden, dan worden deze gezinsleden onderaan opgesomd.

Een leerling is uitgeschreven maar veroorzaakt toch een spontane mutatie, hoe kan dit?

Ook als een leerling is uitgeschreven, zal ROD tot 2 jaar na uitschrijving spontane mutaties blijven delen voor deze leerling, aangezien je het complete leerlingdossier van een uitgeschreven leerling nog twee jaar moet bewaren.

•