In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen:
- Waar en hoe voer ik een TLV in?
- Hoe registreer ik een TLV op de juiste manier in de schoolloopbaan van een leerling?
- Waarom kan ik een TLV niet koppelen?
- Wat doe ik als een nieuwe TLV een startdatum heeft die ergens midden in het schooljaar ligt?
Waar en hoe voer ik een TLV in?
Voor SBO-scholen is het registreren van een TLV in ROD verplicht, sinds 01-02-2022.
Je kunt een TLV op 2 manieren invoeren:
Meteen wanneer je een nieuwe leerling invoert
- In het eerste veld Personalia vul je de nodige gegevens van de leerling in en de aanmeld- en inschrijfdatum.
- In het volgende scherm kun je meteen de gegevens van de TLV invoeren. Let hierbij op de startdatum van de TLV, die vóór of óp de inschrijfdatum van de leerling moet liggen. Wil je de TLV niet of later invoeren, dan kun je de optie Is de toelaatbaarheidsverklaring bekend? uitvinken.
- Voer de groene, verplichte velden in en klik op Volgende.
- In de volgende schermen vul je de bekende gegevens van de leerling in en wanneer dit klaar is, worden de gegevens automatisch met ROD uitgewisseld.
- Om de terugkoppeling van ROD te controleren, ga je bij de leerling naar Personalia > ROD en kun je nagaan of de TLV goed is uitgewisseld.
Of achteraf via de pagina Passend onderwijs of Toelaatbaarheidsverklaringen
- Ga bij de leerling naar Onderwijs > Passend onderwijs of Onderwijs > Toelaatbaarheidsverklaringen.
- Klik links onderin op Toelaatbaarheidsverklaring toevoegen.
- Voer de bekende gegevens in.
- Klik op Opslaan.
- Nu moet je de TLV nog koppelen aan de schoolloopbaan via Onderwijs > Deze school.
- Klik op het bewerkingspotlood achter Schoolloopbaan.
- Klik op het bewerkingspotlood achter het betreffende schooljaar en koppel daar de TLV, of klik op Periode in schooljaar toevoegen wanneer de startdatum van de TLV ergens midden in het schooljaar valt.
Hoe registreer ik een TLV op de juiste manier in de schoolloopbaan van een leerling?
Een TLV wordt afgegeven met een start- en einddatum, dus voor een bepaalde periode. Wanneer een leerling in aanmerking komt voor een nieuwe TLV, wordt de TLV niet verlengd maar zal er een nieuwe TLV moeten worden ingevoerd. In dit geval is het van belang dat je eerst de nieuwe TLV invoert bij Onderwijs > Toelaatbaarheidsverklaringen of bij Onderwijs > Passend onderwijs. Daarna koppel je de TLV aan de schoolloopbaan voor de betreffende schooljaren.
Waarom kan ik een TLV niet koppelen?
Ingangsdatum TLV
Kijk in zo'n geval goed naar de startdatum van de TLV. De startdatum van de nieuwe TLV moet namelijk vóór of óp de begindatum van de te koppelen schoolloopbaanregel liggen. Wanneer de startdatum van de TLV na de begindatum van de schoolloopbaanregel ligt, kan deze niet worden gekoppeld en dien je de schoolloopbaan te splitsen via Periode in schooljaar toevoegen.
Soort opleiding is niet gelijk aan TLV
Een andere oorzaak kan zijn dat je de TLV als een PO-TLV invoerde, terwijl de leerling op VSO zit. Of andersom: de TLV is als VO-TLV ingevoerd, terwijl de leerling op SO zit. Verwijder dan de onjuiste TLV en voer deze opnieuw in. Als de TLV correct is ingevoerd, kun je de TLV wel koppelen.
Heeft de leerling verkeerde opleiding? Verwijder de betreffende schoolloopbaanregel en voer deze opnieuw in waarbij je dan de juiste opleiding kiest. Dan kun je ook de TLV koppelen.
Wat doe ik als een nieuwe TLV een startdatum heeft die ergens midden in het schooljaar ligt?
Mocht de nieuwe TLV starten op een datum ergens midden in het schooljaar, dan kun je de TLV koppelen door de knop Periode in het schooljaar toevoegen te gebruiken. Zo knip je het schooljaar als het ware in stukjes, waardoor het toch mogelijk is om de (nieuwe) TLV te koppelen. Dit kun je doen op de volgende manier:
- Klik op het bewerken-potlood bij Schoolloopbaan.
- Klik op de knop Periode in schooljaar toevoegen (links onderaan).
- Bij Overplaatsingsdatum vul je de datum in waarop de TLV ingaat.
- Vul de overige gegevens in.
- Bij Gekoppelde TLV kun je nu de nieuwe TLV kiezen.
- Klik op Opslaan.