Absenties in ParnasSys

In dit artikel vind je antwoord op de volgende vragen:

• Hoe voeg ik een absentiereden toe?
• Hoe beheer ik absentieredenen?
• Hoe voer ik een absentie in bij een leerling?
• Hoe voer ik een absentie in via de groep?
• Hoe wijzig ik een absentie?
• Hoe voer ik een herhalende absentie in?
• Hoe werken absenties bij vrije activiteiten?
• Kunnen ouders hun kind ook zelf absent melden?

Hoe voeg ik een absentiereden toe?

Om absenties te kunnen registreren in ParnasSys zal je eerst absentieredenen moeten registreren. Dit doe je als volgt:

1. Beheer > Schooltabellen: Absentieredenen
2. Toevoegen
3. Voer een naam en afkorting in en geef aan of het type absentie geoorloofd is of ongeoorloofd:
   
4. Opslaan

Je wordt vervolgens naar het overzicht met absentieredenen geleid. Hier kun je de absentiereden beheren. 

Hoe beheer ik de absentieredenen?

Op de pagina Beheer > Schooltabellen: Absentieredenen kun je de absentieredenen van de school beheren. Je ziet hier standaard de reeds actieve absentieredenen van de school.

Door op het kruisje achter een actieve absentiereden te klikken, deactiveer je de absentiereden en is deze absentiereden niet meer te gebruiken. De absentiereden verdwijnt dan uit de lijst met actieve absentieredenen. Reeds geregistreerde absenties van deze categorie blijven wél bestaan. 

Als je in het filter Actief de optie Nee selecteert, dan wordt je naar de lijst met inactieve absentieredenen geleid. Door op het vinkje achter een inactieve absentiereden te klikken, activeer je de absentiereden weer.

Hoe voer ik een absentie in bij een leerling?

Om de tijd van absenties in klokuren bij te houden en om op groepsniveau absenties in te kunnen voeren moet er een lesrooster zijn aangemaakt voor de groep. Volg hierna deze stappen om een absentie in te voeren:

1. Ga bij de betreffende leerling naar Onderwijs > Absentie.
2. Klik op Absentiemelding aanmaken (linksonder).
3. Vul de verplichte gegevens in: selecteer de datum en bijbehorende dagdelen waarop de leerling afwezig was en weer begon. Een specifiek tijdstip kun je invoeren door bij dagdeel voor Anders te kiezen.
   
4. Bij Absentiereden maak je een keuze uit de door jouw applicatiebeheerder ingestelde redenen.
5. Klik op Opslaan (linksonder).

Tip! Worden er 0 klokuren gerekend? Vermoedelijk is er dan nog geen lesrooster ingericht. Maak dan alsnog een lesrooster aan en klik nadien op het wijzigingspotloodje van de betreffende absentiemelding. Vervolgens pas je niets aan, en klik je meteen op Opslaan. Op die manier update je de absentiemelding met de klokuren, op basis van de tijden in het lesrooster. 

Hoe voer ik een absentie in via de groep?

Als meerdere leerlingen uit een groep afwezig zijn, gaat het registreren van absenties op groepsniveau sneller dan op leerlingniveau.

Let op:
Om op groepsniveau absenties in te kunnen voeren moet er een lesrooster zijn aangemaakt voor de groep. Gaat het om een combinatieklas? Dan moet je voor elk leerjaar in de betreffende groep een lesrooster aanmaken. Volg hierna deze stappen om een absentie in te voeren:

1.  Ga bij de betreffende groep naar Absentie > Invoer.
2. Je ziet nu per leerling in de groep de aanwezigheid van de huidige week. Als je andere weken wil zien, selecteer dan boven de lijst met leerlingen een andere week of gebruik de knoppen vorige week en volgende week.
3. Klik op de knop Absenties invoeren (linksonder).
4. Kies bovenaan bij Geen absentiereden geselecteerd de absentiereden van de eerste leerling. 
5. Vink het dagdeel aan waarop de leerling absent was. 
6. Doe dit ook voor andere leerlingen met dezelfde absentiereden. 
7. Kies hierna eventueel een andere absentiereden en markeer opnieuw de betreffende dagdelen bij de leerlingen waar het van toepassing is. 
   De gele redenen zijn wel geoorloofd en de roze redenen zijn niet geoorloofd.
8. Klik op Opslaan.

Hoe wijzig ik een absentie?

Er zijn twee manieren waarop je ingevoerde absenties kunt wijzigen.

Manier 1

1. Ga naar Groep > [groep selecteren] > Absenties > Overzicht.
2. Klik bij de betreffende absentiemelding op het bewerken-potlood.
3. Pas de absentiemelding aan.
4. Klik op Opslaan (links onder).

Manier 2

1. Ga naar Groep > [groep selecteren] > Absenties > Invoer > [Klik op de juiste leerling] 
   of:
   Leerling > [Leerling selecteren] > Onderwijs > Absentie.
2. Klik achter de absentiemelding op het bewerken-potlood.
3. Pas de absentiemelding aan.
4. Klik op Opslaan (linksonder).

Hoe voer ik een herhalende absentie in?

Er zijn situaties waarbij een absentie van een leerling regelmatig terugkomt. Je kunt dan in één keer alle absenties van het schooljaar invoeren met het herhaalpatroon. Een herhaalpatroon kan alleen bij een absentiemelding van één dag of korter.

1. Ga naar Leerling > [leerling selecteren] > Onderwijs > Absentie.
2. Klik op Absentiemelding aanmaken (linksonder).
3. Vul de gegevens in. Kies bij Herhalen op welke manier de absentie zich herhaalt.
4. Vul de einddatum van de herhalingen in. Deze moet in het huidige schooljaar vallen.
5. Klik op Opslaan (linksonder).

Bij het opslaan van een herhalende absentie maakt ParnasSys losse absentiemeldingen aan voor elk moment dat de leerling afwezig is. Indien nodig kun je een absentiemelding uit een reeks individueel bewerken door op het bewerken-potlood te klikken of verwijderen door op de prullenbak te klikken. Bij het bewerken van een absentiemelding uit een reeks kun je ook de hele reeks verwijderen (linksonder). Hiermee verwijder je alle absentiemeldingen die met deze reeks zijn aangemaakt.

 

Hoe werken absenties bij vrije activiteiten?

Het kan zijn dat er voor de betreffende dag een activiteit is ingevoerd waarvan de subcategorie van het type Vrij is. Er kan op die dag wel een absentie voor een leerling worden ingevoerd, maar hier wordt geen absentietijd voor berekend. 

Controleer via School > Jaarplan > Activiteiten of er op deze dag een activiteit staat. Deze activiteit is aangemaakt onder een bepaalde Categorie en Subcategorie. Deze zijn aangemaakt bij Beheer > Schooltabellen: Activiteitcategorieën. Klik daar op het bewerken-potlood achter de gewenste categorie. Je krijgt nu de subcategorie te zien met daarachter het Type. Als er onder Type de optie Vrij staat, wordt er voor de absentie geen klokuren berekend. Meer informatie over activiteiten en de jaarkalender lees je in de handleiding Activiteiten maken in jaarplan.

Kunnen ouders hun kind ook zelf absent melden?

Via Parro kunnen ouders ook zelf absenties invoeren. Bijvoorbeeld om hun kind ziek te melden, of geplande absenties doorgeven, zoals een artsbezoek. Deze absenties worden vervolgens automatisch verwerkt in ParnasSys. Meer hierover lees je in ons artikel Absenties via Parro.