Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Activiteiten maken in jaarplan

Frank
Bijgewerkt

In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen:

 

Waar vind ik de Agenda in ParnasSys?

Klik in de menubalk van ParnasSys op School. Je ziet hier direct de kalender die je gebruikt om de activiteiten in te voeren. Dit kun je gebruiken als jaarplan. 

 

Welke inrichting is vooraf nodig om activiteiten in te voeren?

Een activiteit heeft een Categorie en een Subcategorie. De categorie helpt je om de agenda-items te filteren en te sorteren en de subcategorie is het daadwerkelijke agenda-item. Welke dit zijn bepaal je als school zelf. Je moet deze eerst aanmaken in Beheer voor je activiteiten kunt invoeren.

  1. Ga naar Beheer > Schooltabellen: Activiteitcategorieën. Je ziet de activiteitcategorieën die eerder zijn aangemaakt. Deze kun je bewerken, (de)activeren of je kunt subcategorieën aan de bestaande categorie toevoegen.
  2. Klik op Nieuwe activiteitcategorie (links onder).
  3. Bepaal de naam en afkorting en klik op Opslaan.
  4. Je kunt nu direct een subcategorie toevoegen met de knop Subcategorie toevoegen (linksonder). Voor het inplannen van activiteiten in het Jaarplan is een subcategorie verplicht. Vul de verplichte velden in en klik op Opslaan.

    Let op:
    Controleer of het juiste Type is geselecteerd voor de subcategorie. Dit is van invloed op hoe de uren van deze subcategorie worden verwerkt in de urentelling.
     • De uren van een subcategorie van het type Les worden als extra uren in de urentelling meegenomen.
     • Uren van een subcategorie van het type Vrij worden afgetrokken van het aantal uren.
     • Als je het type Anders gebruikt, blijven de uren buiten beschouwing in de urentelling.

  5. Herhaal het toevoegen van de subcategorie indien nodig.
  6. Klik daarna opnieuw op Opslaan (linksonder) om de subcategorieën vast te leggen. Je keert terug naar het overzicht met activiteitcategorieën.

 

Goed om te weten: Zowel de categorie als de subcategorie worden in Parro geïmporteerd als je van die functie gebruik maakt: Agenda van ParnasSys importeren in Parro

 


Hoe kan ik een activiteit toevoegen?

Om een activiteit aan te maken, moet je eerst activiteitcategorieën maken in Beheer. Hierna volg je onderstaande stappen.

  1. Ga naar School > Jaarplan > Activiteiten en klik op Nieuwe activiteit (links onder).
    of
    ga naar School > Jaarplan > Kalender en klik op Nieuwe activiteit (links onder).

    Let op: Wil je deze agenda-items delen met Parro? Zorg dan dat de juiste groepen (let op het schooljaar) aan de activiteit gekoppeld zijn.

  2. Vul bij Vanaf de datum in waarop de activiteit start.
  3. Vul bij Begin dagdeel het dagdeel in waarop de activiteit start. Kies Anders om een specifiek tijdstip op te geven.
  4. Vul bij Tot en met de datum in waarop de activiteit eindigt.
  5. Vul bij Eind dagdeel het dagdeel in waarop de activiteit eindigt. Kies Anders om een specifiek tijdstip op te geven.
  6. Vul bij Categorie de categorie waarin de activiteit valt. Dit is de categorie die via Beheer is aangemaakt.
  7. Vul bij Subcategorie de subcategorie in waarin de activiteit valt.
  8. Bij Schoolvak kun je een keuze maken uit een van de door jullie gemaakte vakken om aan de activiteit te koppelen. Dit is optioneel.
  9. Bij Groepen kun je aangeven voor welke groepen de activiteit is. Je kunt één of meerdere groepen aanvinken. 
  10. Publiceren in ouderportaal is een keuzemogelijkheid om de activiteit in het Ouderportaal te publiceren (alleen van toepassing als de school het Ouderportaal afneemt).
  11. Bij Toelichting kun je aanvullende informatie kwijt over de activiteit. Deze informatie wordt zichtbaar wanneer je de muisaanwijzer op de activiteit plaatst in de kalender.
  12. Klik op een van de knoppen om de activiteit op te slaan. Gebruik:
     • Opslaan om de activiteit op te slaan.
     • Opslaan en nieuw om direct verder te gaan met het invullen van een andere activiteit.
     • Opslaan en nieuwe activiteit met dezelfde inhoud om gegevens van de huidige activiteit automatisch in te vullen in een nieuwe activiteit. Deze gegevens kun je vervolgens aanpassen en aanvullen, en opslaan als nieuwe activiteit.

Let op:

  • De zomervakantie kan je invullen tot en met 31-07 van dat schooljaar, de rest van de zomervakantie vul je in het volgende schooljaar in vanaf 01-08.
  • Als je in Parro de agenda uit ParnasSys importeert, kun je vanaf 01-08-2024 ook de schoolbrede groep koppelen aan de activiteiten. Dit doe je in Parro tijdens het importeren. Je hoeft dan in ParnasSys niet meer alle groepen aan de activiteit te koppelen, maar dat mag natuurlijk wel.

 

 

Hoe kan ik een bestand toevoegen aan een activiteit?

Je kunt een document aan een activiteit toevoegen, bijvoorbeeld een instructie of afbeelding. Een leerkracht kan dit bestand bij deze activiteit terugvinden.

  1. Ga naar School > Jaarplan > Activiteiten.
    of
    ga naar School > Jaarplan > Kalender.
  2. Klik op de gewenste activiteit.
  3. Klik op Bestand toevoegen (links onder).
  4. Vul de datum en het onderwerp in.
  5. Klik op Bestand kiezen, selecteer het bestand en klik op Openen.
  6. Klik op Opslaan (links onder).

Je ziet nu onderaan het scherm dat er een bestand is gekoppeld. Wanneer je op de link klikt, download je het bestand en kun je het openen.


Let op:
Het bestand is door andere medewerkers te downloaden en lokaal te bewerken. Alleen iemand met de rol Applicatiebeheerder of Administratie kan het originele bestand verwijderen of vervangen door een ander bestand. Je kunt één bestand koppelen aan een activiteit.

 

Hoe kan ik overzicht houden in de kalender?

Een kalender kan onoverzichtelijk worden wanneer er veel onderwerpen zijn.  Als je het filter boven de kalender gebruikt, bijvoorbeeld door de Categorie te selecteren, toont de kalender alleen deze themacategorie. Door verder te filteren op subcategorie en groep, kun je de kalender nog overzichtelijker maken.

 

Hoe kan ik een afdruk maken van de activiteiten?

Gebruik het overzicht Jaarplan om activiteiten of de kalender af te drukken.

  1. Ga naar Overzichten > Leerlingadministratie > Rooster en jaarplan.
  2. Klik op de knop voor pdf of Excel bij Jaarplan.
  3. Voer de instellingen in bij Schooljaren en Categorieën jaarplan.
  4. Kies bij Variant(en) voor de gewenste weergave van de gegevens.
  5. Klik op Bevestigen om het overzicht te genereren.

Daarnaast vind je een opsomming van actuele activiteiten op het tabblad Mijn ParnasSys bij Evenementen.