Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Signalen van ROD

Frank
Bijgewerkt

In dit artikel beschrijven we de meest voorkomende signalen van ROD en leggen we uit hoe je deze signalen oplost in ParnasSys. Daarnaast kun je de signalen-database van DUO raadplegen.

 

In dit artikel komt het volgende aan bod:

 

Signaal 002 - BSN, geboortedatum en/of geslacht klopt niet

Signaal 002 betekent dat de geregistreerde combinatie van het BSN, de geboortedatum en het geslacht niet klopt. De identificatie is mislukt en er is geen inschrijving en/of ander item voor de leerling geregistreerd door ROD.

Controleer in ParnasSys het geregistreerde BSN, de geboortedatum en het geslacht. Als deze gegevens overeenkomen met de gegevens van bijvoorbeeld een inschrijfformulier, raden we je aan om contact op te nemen met de verzorgers. Vermoedelijk hebben de verzorgers per ongeluk verkeerde gegevens aangeleverd. Corrigeer vervolgens de gegevens in ParnasSys en verstuur handmatig een bericht Identificeren persoon. Dit doe je als volgt:

  1. Open het leerlingdossier
  2. Personalia
  3. ROD
  4. Handmatige berichten ROD
  5. Selecteer berichttype Identificeren persoon
  6. Verstuur ROD bericht

Als ROD deze aanlevering goedkeurt, dan zullen vervolgens automatisch alle geregistreerde items in ParnasSys worden uitgewisseld, zoals bijvoorbeeld de inschrijving en een voorschools programma.

 

Signaal 003 - Onderwijsnummer, geboortedatum en/of geslacht klopt niet

Signaal 003 betekent dat de geregistreerde combinatie van het onderwijsnummer, de geboortedatum en het geslacht niet klopt. De identificatie is mislukt en er is geen inschrijving en/of ander item voor de leerling geregistreerd door ROD.

Controleer in ParnasSys het geregistreerde onderwijsnummer, de geboortedatum en het geslacht. Als deze gegevens overeenkomen met de gegevens van bijvoorbeeld een inschrijfformulier, dan raden we je aan om contact op te nemen met de verzorgers. Vermoedelijk hebben de verzorgers per ongeluk verkeerde gegevens aangeleverd. Corrigeer vervolgens de gegevens in ParnasSys en verstuur handmatig een bericht Identificeren persoon. Dit doe je als volgt:

  1. Open het leerlingdossier
  2. Personalia
  3. ROD
  4. Handmatige berichten ROD
  5. Selecteer berichttype Identificeren persoon
  6. Verstuur ROD bericht

Als ROD deze aanlevering goedkeurt, dan zullen vervolgens automatisch alle geregistreerde items in ParnasSys worden uitgewisseld, zoals bijvoorbeeld de inschrijving en een voorschools programma.

 

 

Signaal 029 - Vestigingscode niet geldig

Foutmelding 029 betekent dat de vestigingscode die je probeert uit te wisselen niet correct is, of niet geldig is op de begindatum van de inschrijvingsperiode. De gegevens zijn niet opgenomen in ROD.

Vermoedelijk is aan de RIO-opleiding, die je aan de schoolloopbaan van de leerling hebt gekoppeld, een vestigingscode toegekend die niet correct is. Je kunt de betreffende vestigingscode in het ROD-bericht opzoeken. In dit het onderstaande voorbeeldbericht zie je dat het gaat om de vestigingscode 99EF01:

mceclip2.png

Vervolgens controleer je onder School > Info > Diverse instellingen of het een erkende vestiging betreft. Als het een nevenvestiging binnen de ParnasSys-omgeving betreft, controleer je dit via Beheer > Nevenvestigingen (onder kopje Algemeen).

Let op: het is niet de bedoeling dat je de instelling 'wel/niet erkend' wijzigt omwille van het oplossen van dit signaal! 

Als het geen erkende vestiging betreft, dan mag je geen vestigingscode '1' met ROD uitwisselen, maar moet de bovenschoolse beheerder van de opleidingen vestigingscode '0' aan de opleiding toekennen.

Klik hieronder op de relevante situatie:

 

Eigen ParnasSys-omgeving

Onder School > Info: Diverse instellingen heb je geconstateerd dat het een erkende vestiging betreft.

mceclip1.png

De vestigingscode in de RIO-opleiding wordt vooraf ingevuld op basis van de Ja of de Nee die hier is geregistreerd. 

Ter illustratie: voorbeeld van 1 hoofdvestiging met diverse nevenvestigingen. Alle vestigingen hebben een eigen ParnasSys-omgeving. 

99DE00 - Erkende vestigingscode = ja, dan zou de vestigingscode in de RIO-opleiding 00 moeten zijn
99DE01 - Erkende vestigingscode = ja, dan zou de vestigingscode in de RIO-opleiding 01 moeten zijn
99DE02 - Erkende vestigingscode = nee, dan zou de vestigingscode in de RIO-opleiding 00 moeten zijn
99DE03- Erkende vestigingscode = nee, dan zou de vestigingscode in de RIO-opleiding 00 moeten zijn
99DE04 - Erkende vestigingscode = ja, dan zou de vestigingscode in de RIO-opleiding 04 moeten zijn
etc...

 

Stel dat voor de 99EF01 uit het voorbeeld de Erkende vestiging op Nee staat. De vestigingscode in de opleiding zou dan 00 moeten zijn. Als dat niet het geval is, dan zal ROD een 029-afkeuring genereren.

mceclip0.png

Mocht inderdaad blijken dat op basis van bovenstaande logica de vestigingscode in de RIO-opleiding niet correct is, dan kan dit vanuit de bovenschoolse omgeving worden aangepast. Als je hier zelf geen rechten voor hebt, dan kun je de persoon binnen jullie organisatie benaderen die de RIO-inrichting voor jullie heeft opgehaald. Nadien kun je nogmaals uitwisselen met ROD.

 

Dislocatie/nevenvestiging binnen ParnasSys omgeving

De betreffende vestiging is dislocatie/nevenvestiging binnen een ParnasSys-omgeving  (Beheer > Algemeen: Nevenvestigingen). 


Stel je hebt binnen een ParnasSys-omgeving drie dislocaties/nevenvestigingen aangemaakt:

  • Nevenvestiging 1 - Vestigingsnummer 1 - Erkende vestigingscode= nee
    dan zou de vestigingscode in de RIO-opleiding 00 moeten zijn

mceclip3.png

  • Nevenvestiging 2 - Vestigingsnummer 2 - Erkende vestigingscode = ja 
    dan zou de vestigingscode in de RIO-opleiding 02 moeten zijn

mceclip4.png

  • Nevenvestiging 3 - Vestigingsnummer 3 - Erkende vestigingscode = ja 
    dan zou de vestigingscode in de RIO-opleiding 03 moeten zijn

mceclip5.png

Mocht inderdaad blijken dat op basis van bovenstaande logica de vestigingscode in de RIO-opleiding niet correct is, dan kan dit vanuit de bovenschoolse omgeving worden aangepast. Als je hier zelf geen rechten voor hebt, dan kun je de persoon binnen jullie organisatie benaderen die de RIO-inrichting voor jullie heeft opgehaald. Nadien kun je nogmaals uitwisselen met ROD.

 

Signaal 032 - Onderwijslocatie onbekend

Foutmelding 032 betekent dat de code van de uitgewisselde onderwijslocatie niet bekend is bij deze school. De gegevens zijn niet opgenomen in ROD. Deze foutmelding treedt vaak op doordat de vestigingserkenning niet aan de onderwijslocatie is gekoppeld. 

Dit signaal zal moeten worden opgelost door de persoon die voor jullie organisatie/bestuur verantwoordelijk is voor de RIO-inrichting. Stuur dit artikel dan ook door naar de betreffende persoon, met het verzoek dit alsnog toe te voegen.

Heb jij zelf geen toegang tot RIO? Dan kun je eventueel in het openbaar RIO-portaal controleren of de onderwijslocatie die je probeert uit te wisselen met ROD inderdaad niet aan de betreffende vestigingscode is gekoppeld. Dit doe je als volgt:

Open het ROD-bericht met het signaal 032. Aan de linkerkant zie je de verstuurde gegevens, en zoek je de Vestigingscode. In dit voorbeeld is dat 00AA00

 

mceclip2.png

Zoek deze code vervolgens op in het RIO-portaal. Er verschijnt een resultaat met de betreffende erkende vestiging. Klik deze regel aan. 

mceclip0.png

Als je in het scherm dat volgt naar beneden scrolt, zie je waarschijnlijk dat er onderaan een onderdeel Onderwijslocatiegebruik ontbreekt. Het gaat om dit blokje: 

mceclip1.png

Door het ontbreken van de onderwijslocatie treedt de foutmelding op. De persoon die binnen jullie organisatie/bestuur toegang heeft tot RIO, zal nu in RIO de onderwijslocatie alsnog aan de vestigingserkenning moeten toevoegen. 

Let hierbij op dat er een correcte startdatum wordt gebruikt. Dit betekent: een datum gelijk of eerder aan de begindatum van de aangeboden opleiding.

Is er wél een onderdeel Onderwijslocatiegebruik aanwezig? Controleer dan of de onderwijslocatie overeenkomt met die uit het ROD-bericht:

  • Komen deze niet overeen? Dan zal deze onderwijslocatie alsnog moeten worden toegevoegd. Let ook hier op dat er een correcte startdatum voor de locatie wordt gebruikt. Dit betekent: een datum gelijk of eerder aan de begindatum van de Aangeboden Opleiding.
  • Komen deze wél overeen? Dan ligt de startdatum van de onderwijslocatie waarschijnlijk ná de startdatum van de schoolloopbaanregel (met opleiding met betreffende onderwijslocatie) die je nu probeert uit te wisselen.

Er zijn dan twee opties:

  1. De startdatum van de betreffende onderwijslocatie is niet goed is geregistreerd in RIO. Deze zal in RIO moeten worden aangepast. Let op dat de startdatum van de onderwijslocatie gelijk is aan de begindatum van de aangeboden Opleiding óf voor deze datum start.
  2. Je gebruikt de verkeerde opleiding. Er is een andere opleiding beschikbaar met de juiste onderwijslocatie.

Heeft de RIO-beheerder hulp nodig bij het toevoegen van de onderwijslocatie aan de vestigingserkenning in RIO? Kijk dan even hier, of neem contact op met de helpdesk RIO

 

 

Signaal 033 - Onderwijsaanbieder onbekend

Foutmelding 033 betekent dat de code van de uitgewisselde onderwijsaanbieder niet bekend is bij deze school. De gegevens zijn niet opgenomen in ROD.

Waarschijnlijk probeer je een schoolloopbaan uit te wisselen, met een startdatum die voor de startdatum van de onderwijsaanbieder in RIO ligt. 

Controleer in het bericht de code van de onderwijsaanbieder die je wilt uitwisselen met ROD. De code van de onderwijsaanbieder bestaat uit 3 cijfers, gevolgd door de hoofdletter ‘A’, gevolgd door nog 3 cijfers (bijvoorbeeld 123A456).

Vervolgens ga je naar het  RIO portaal voer je deze code in. 

 

mceclip1.png

Als je doorklikt op de regel, zie je de oprichtingsdatum. Waarschijnlijk ligt deze datum na de startdatum van de schoolloopbaan die je probeert uit te wisselen.

In het onderstaande voorbeeld heeft de onderwijsaanbieder een startdatum van 03-02-2022. Als je nu een opleiding met deze onderwijsaanbieder koppelt aan een schoolloopbaanregel die start 01-08-2021, dan zal je bij uitwisseling van deze inschrijving een 033-signaal ontvangen. De schoolloopbaanregel start immers vóór de startdatum van de onderwijsaanbieder.

 

mceclip0.png


Gaat het inderdaad om een schoolloopbaan 2021/2022 waarbij je deze afkeuring krijgt? Dan kun je de RIO-opleiding loskoppelen van de schoolloopbaan, omdat het uitwisselen van de opleiding met ROD pas verplicht is vanaf 01-08-2022.

 

 

Signaal 038 - Dubbele inschrijving op school zelf

Je ontvangt een signaal 038 als de uitgewisselde inschrijving overlapt met een andere inschrijving van deze leerling op jouw BRIN.

Er is dan sprake van één van de onderstaande scenario's:

 

Scenario 1

De leerling heeft een eerdere inschrijving op je school, waarvoor nooit een uitschrijfdatum is geregistreerd/is uitgewisseld met ROD, waardoor er sprake is van een overlapping van deze twee inschrijvingen.

Let op, deze historische inschrijving kan ook voorkomen in een dubbel dossier van de leerling. In dat geval kan het dus voorkomen dat er überhaupt nog geen uitschrijfdatum is geregistreerd.

Controleer of de historische inschrijving een uitschrijfdatum heeft. Als dat niet het geval is, dan registreer je deze alsnog, waarna de inschrijving automatisch zal worden uitgewisseld.
Als er wél een uitschrijfdatum is geregistreerd voor de historische inschrijving, maar deze nooit succesvol met ROD is uitgewisseld, dan zal je eerst deze historische inschrijving met ROD moeten uitwisselen, zodat de geregistreerde uitschrijfdatum alsnog bekend raakt bij ROD. Dit doe je als volgt:

  1. Open het leerlingdossier
  2. Personalia > ROD > Handmatige berichten ROD
  3. Kies berichttype Inschrijving aanleveren
  4. Kies de historische inschrijving
  5. Verstuur ROD bericht
  6. Terug
  7. Controleer of ROD de uitwisseling van de inschrijving heeft goedgekeurd

Als de inschrijving succesvol is uitgewisseld met ROD, zal nu ook de uitschrijfdatum van deze historische inschrijving bekend zijn bij ROD. Dit kun je controleren door de terugkoppeling van ROD te openen. Dit bericht zal nu naast een datuminschrijving ook een datum uitschrijving bevatten. Als dat het geval is, kun je nu ook de nieuwe inschrijving uitwisselen.

 

Scenario 2

Voor de historische inschrijving is wél succesvol een uitschrijfdatum uitgewisseld, maar de inschrijfdatum van de huidige inschrijving ligt vóór de uitschrijfdatum van de historische inschrijving.

In dit geval zal je beide inschrijvingen op elkaar moeten afstemmen:

  1. Of je wijzigt de inschrijfdatum van de huidige inschrijving, zodat deze inschrijving start ná de uitschrijfdatum van de historische inschrijving
  2. Of je wijzigt de uitschrijfdatum van de historische inschrijving, zodat deze vóór de inschrijfdatum van de huidige inschrijving komt te liggen. In dit geval zal je eerst de huidige inschrijving moeten verwijderen, zodat je uitschrijfdatum van de historische inschrijving kunt wijzigen.

Scenario 3

De leerling heeft reeds een inschrijving op een andere locatie binnen de BRIN4, bijvoorbeeld de 00AA01, die overlapt met de inschrijving die je nu probeert uit te wisselen op de 00AA00, al dan niet door het ontbreken van een uitschrijfdatum op de andere locatie.

In dit geval zal je samen met de andere vestiging de inschrijvingen op elkaar moeten afstemmen. Als de andere locatie ten onrechte nog geen uitschrijfdatum heeft geregistreerd/uitgewisseld, zal dit alsnog moeten gebeuren.
Als de andere locatie wel een einddatum heeft geregistreerd, maar jouw inschrijfdatum ligt vóór deze uitschrijfdatum, dan zijn er twee opties:

  1. De andere locatie wijzigt de uitschrijfdatum naar een datum vóór jouw inschrijfdatum
  2. Jij past jouw inschrijfdatum aan naar een datum ná de uitschrijfdatum van de andere locatie

Scenario 4

De huidige inschrijving van de leerling heeft in het verleden, vermoedelijk nog onder BRON, een ander volgnummer gehad die nu nog bekend is bij ROD, maar niet meer in ParnasSys. Hieronder wordt beschreven hoe je dit kunt vaststellen en kunt herstellen.

Het is ook mogelijk dat de leerling bijvoorbeeld op een andere vestiging met dezelfde eerste 4 tekens van de instellingscode, of jullie eigen vestiging, is ingeschreven geweest en dat die niet goed is verwijderd.

Registratieoverzicht opvragen:

  1. Tabblad School > ROD > ROD berichten > Registratieoverzicht ophalen
  2. Verstuur verzoek registratieoverzicht
  3. Terug

Vervolgens ga je met het registratieoverzicht aan de slag:

  1. Klik enige malen op Zoeken om de terugkoppeling op te halen
  2. Klik op de ontvangen regel van het type Registratieoverzicht opvragen om het registratieoverzicht te openenmceclip0.png
  3. Klik onderaan op de knop Voer analyse uit
  4. Voer bovenaan de naam of PGN van de leerling in en klik op Zoeken.
  5. Klik op de regel met de categorie Inschrijving foutief aanwezig en omschrijving Inschrijving komt wel voor in het registratieoverzicht maar is niet gevonden in ParnasSys (LET OP: klik op de regel zelf, niet het blokje ervoor!).
  6. Om de inschrijving te verwijderen, klik je onderaan op de knop Stuur 'Inschrijving verwijderen' bericht
  7. Keer terug naar ROD > ROD berichten, klik eventueel enkele malen op Zoeken om de terugkoppeling op te halen en te controleren of de verwijdering van de inschrijving is goedgekeurd door ROD.

Wissel vervolgens de inschrijving van de leerling opnieuw uit:

    1. Tabblad Leerling
    2. Open het leerlingdossier van de leerling van wie je de inschrijving opnieuw wilt uitwisselen
    3. Personalia
    4. ROD
    5. Handmatige berichten ROD
    6. Selecteer berichttype Inschrijving aanleveren
    7. Verstuur ROD bericht
    8. Terug
    9. Klink eventueel enkele malen op Zoeken om de terugkoppeling op te halen
    10. Controleer of de inschrijving is goedgekeurd

 

 

Signaal 039 - Verwijderen is niet gelukt

Foutmelding 039 betekent dat je een gegeven probeert te verwijderen dat niet ROD niet (meer) kent. Daardoor is de verwijdering niet gelukt.

Je kunt foutmelding 039 ontvangen voor de volgende gegevens:

  • Inschrijving
  • Secundaire inschrijving
  • Toelaatbaarheidsverklaring
  • Arrangement
  • Voorschools programma
  • Schooladvies (Advies vo)
  • Eindtoets

Het is niet gelukt dit gegeven te verwijderen, omdat het niet (meer) in ROD staat. Controleer bij de uitwisselingen van de leerling of het betreffende gegeven eerder reeds succesvol is verwijderd bij ROD. Als dit het geval is, dan kun je afkeuring 039 negeren.


Deze uitwisseling zou je dan in het leerlingdossier moeten kunnen vinden via:

  • Personalia > ROD

Als dit niet het geval is, dan wijkt het gegeven dat je in ParnasSys probeert te verwijderen af van de registratie van dat gegeven bij ROD. Vraag een registratieoverzicht op en voer een analyse uit om na te gaan wat er bij ROD bekend is.
Als gevolg van de historische overgang van BRON naar ROD komen we bijvoorbeeld nog steeds gevallen tegen dat een item bij ROD bekend is met een ander ROD-volgnummer dan momenteel is geregistreerd in ParnasSys. Aangezien ParnasSys leidend is voor wat betreft de volgnummers, zal je het volgnummer dat momenteel bekend is bij ROD via het registratieoverzicht moeten verwijderen:

  1. School > ROD > ROD berichten
  2. Registratieoverzicht ophalen
  3. Selecteer het schooljaar of periode waarvoor je het registratieoverzicht wilt opvragen
  4. Verstuur verzoek registratieoverzicht
  5. Terug
  6. Klik op Zoeken of ververs de pagina met F5 om het registratieoverzicht te tonen
  7. Klik op de regel met berichttype Registratieoverzicht - terugkoppeling
  8. Voer analyse uit
  9. Klik op de regel van het item dat wel bekend is in het registratieoverzicht, maar niet in ParnasSys. Het gaat dan om een regel met één van de volgende categorieën:
    • Inschrijving foutief aanwezig
    • Advies VO foutief aanwezig
    • Eindtoets foutief aanwezig
    • TLV foutief aanwezig
    • Arrangement foutief aanwezig
    • Voorschools programma foutief aanwezig
    • Secundaire inschrijving foutief aanwezig
  10. Stuur '... verwijderen' bericht
  11. Klik bovenaan op het tabblad ROD
  12. ROD berichten
  13. Klik op Zoeken of ververs de pagina met F5 om de terugkoppeling te tonen.
  14. Controleer of de verwijdering van het betreffende item is goedgekeurd.

 

Signaal 081 - Geen leerjaarovergang uitgewisseld met ROD

Als je in het Kwaliteitscontrolebestand van DUO voor een leerling een 081-signaal ontvangt, dan betekent dit dat voor deze leerling geen jaarovergang is uitgewisseld met ROD.
Vaak is dit het gevolg van een afkeuring of een ontbrekend gegeven in ParnasSys, zoals een missend leerjaar, groepsindeling of opleiding in de schoolloopbaan van de leerling.

Het bovenstaande kan ook gelden voor leerlingen die reeds zijn uitgeschreven. Als de inschrijving ná het registreren van de uitschrijfdatum in ParnasSys niet succesvol met ROD is uitgewisseld, dan is de uitschrijfdatum niet bekend bij ROD en zal DUO een signaal 081 geven in het Kwaliteitscontrolebestand, omdat DUO verwacht dat de leerling nog onderwijs volgt op je school.

 

Hoe los ik signaal 081 op?

Wissel de inschrijving alsnog handmatig uit in ParnasSys:

  1. Tabblad Leerling
  2. Open het gewenste leerlingdossier
  3. Personalia > ROD > Handmatige berichten ROD
  4. Kies achter Berichttype voor de optie Inschrijving aanleveren. Ook als je een uitschrijfdatum met ROD wilt uitwisselen, moet je voor deze optie te kiezen.
  5. Als er meerdere inschrijvingen bekend zijn, kun je achter Inschrijving de inschrijving kiezen die je wilt uitwisselen. Als er slechts één inschrijving bekend is, is deze automatisch voorgeselecteerd.
  6. Klik op Verstuur ROD bericht om de inschrijving met ROD uit te wisselen
  7. Er wordt een groene melding getoond dat het verzoek in de wachtrij is klaargezet om te verzenden:
    Verzoek_klaargezet.png
    • Als hier een rode melding wordt getoond, dan is de inschrijving niet succesvol uitgewisseld en zal worden getoond wat er niet in orde is. Voeg de missende gegevens toe in ParnasSys en/of los de gemelde fout op. Zodra je de gegevens correct registreert, zal de inschrijving alsnog automatisch met ROD worden uitgewisseld. Dit kun je controleren onder Personalia > ROD.
  8. Klik op Terug om terug te keren naar het overzicht met uitwisselingen en controleer of ROD de uitwisseling van de inschrijving heeft goedgekeurd. Het kan ROD enige tijd kosten om het bericht te verwerken.
    • Als je een afkeuring ontvangt op de uitwisseling, dan is de inschrijving niet succesvol met ROD uitgewisseld en is de jaarovergang/uitschrijving nog steeds niet bekend bij ROD. Je zal de afkeuring moeten oplossen om de inschrijving alsnog succesvol met ROD uit te wisselen.
      Voor een toelichting bij alle signalen kun je terecht op deze pagina van DUO.

 

Signaal 100: dubbel advies VO

Als je een advies VO uitwisselt met ROD, terwijl bij ROD al een advies VO bekend is met een ander volgnummer, dan zal ROD een signaal 100 geven. De uitwisseling is dan afgekeurd door ROD en een eventuele wijziging is niet opgenomen in de database van ROD.

Deze situatie wordt vaak veroorzaakt doordat ParnasSys en ROD elk een eigen volgnummer aan hetzelfde advies hebben gegeven.

Aangezien ParnasSys leidend is voor wat betreft volgnummers, zal je het advies VO dat bekend is bij ROD moet verwijderen voor deze leerling. Wissel daarna alsnog handmatig het advies VO uit in ParnasSys.

 

Hoe los ik het signaal 100 op? 

  1. Kopieer het BSN/Onderwijsnummer van de leerling met de afkeuring. Het BSN kun je in het leerlingdossier vinden onder:
     Personalia (Meer...) /  Personalia > Personalia
  2. Vraag het registratieoverzicht op: 
    School > ROD > ROD Berichten > Registratieoverzicht ophalen > Vraag het gewenste registratieoverzicht op > Terug
  3. Maak een analyse van het registratieoverzicht:
    School > ROD > ROD Berichten > klik op de regel met het registratieoverzicht> Klik onderaan op de knop Voer analyse uit
  4. Zoek de leerling via het registratieoverzicht:
    School > ROD > ROD Controle > Plak het BSN/Onderwijsnummer bovenaan in het filter PGN en klik op Zoeken
  5. Het foutieve Advies VO verwijderen: 
    Klik op de regel van de leerling waar het advies VO foutief aanwezig is > Klik onderaan op Stuur 'Advies VO verwijderen' bericht


  6. Controleer of het advies VO succesvol is verwijderd: 
    Ga naar School > ROD > ROD Berichten > Bovenste regel. Hier staat een bericht Advies VO verwijderen*. Controleer of deze uitwisseling is goedgekeurd.
    * Als de terugkoppeling niet bovenaan wordt getoond, filter dan op type bericht Advies VO verwijderen en klik op Zoeken. Uiteraard kun je de terugkoppelingen ook in het leerlingdossier bekijken onder Personalia > ROD.
  7. Het juiste advies VO opnieuw aanleveren aan ROD: 
    [Leerling] > Personalia > ROD > Handmatige berichten ROD > Berichttype: Advies VO aanleveren > Verstuur ROD bericht > Terug
  8. Controleer of de uitwisseling van het advies VO is goedgekeurd door ROD: 
    [Leerling] > Personalia > ROD > Advies VO aanleveren - terugkoppeling; is de status goedgekeurd?

Wat moet ik doen als ik de foutmelding niet kan vinden na het analyseren van het registratieoverzicht?

Vermoedelijk heb je een registratieoverzicht opgevraagd voor het verkeerde schooljaar. Zorg ervoor dat je een registratieoverzicht opvraagt van het schooljaar waarin het schooladvies is gegeven. 

  1. Klik op het afgekeurde ROD bericht; Advies VO aanleveren
    Scherm­afbeelding 2023-07-27 om 12.15.55.png
  2. Hierin lees je het adviesjaar. 
    Scherm­afbeelding 2023-07-27 om 12.19.09.png
  3. Vraag een registratieoverzicht op voor het getoonde adviesjaar. Staat hier bijvoorbeeld 2023, vraag dan een registratieoverzicht op van schooljaar 2022-2023. 

 

Signaal 150: dubbele Doorstroomtoets

Als je een doorstroomtoets uitwisselt met ROD, terwijl bij ROD al een doorstroomtoets voor de leerling bekend is met een ander volgnummer, dan zal ROD een signaal 150 geven. Dit betekent dat ROD de uitwisseling heeft afgekeurd.

Deze situatie wordt vaak veroorzaakt doordat ParnasSys en ROD elk een eigen volgnummer hebben toegekend aan hetzelfde doorstroomtoetsresultaat.

Aangezien ParnasSys leidend is voor wat betreft volgnummers, zal je de doorstroomtoets die bekend is bij ROD moet verwijderen voor deze leerling. Wissel daarna alsnog handmatig de doorstroomtoets uit in ParnasSys.

 

Hoe los ik signaal 150 op?

  1. Controleer van welk schooljaar de Doorstroomtoets is
    Leerling > [selecteer leerling] > Toetsen > Doorstroomtoets. Kijk naar de datum van de toets.
  2. Vraag het registratieoverzicht op: 
    School > ROD > ROD Berichten > Registratieoverzicht ophalen. Kies als schooljaar het jaar waarin de datum van de Doorstroomtoets valt en klik op Verstuur verzoek registratieoverzicht.
  3. Maak een analyse van het registratieoverzicht:
    School > ROD > ROD Berichten > klik op de regel met het registratieoverzicht > klik op Voer analyse uit en filter op het schooljaar waarin de Doorstroomtoets is gemaakt.
  4. De foutieve Doorstroomtoets verwijderen: 
    School > ROD > ROD Controle > klik op de regel van de leerling waar de Doorstroomtoets foutief aanwezig is > Stuur 'Doorstroomtoetsgegevens verwijderen' bericht (de schermafbeelding geeft nog Eindtoetsgegevens verwijderen aan, de functie is hetzelfde)
    mceclip1.png

    mceclip2.png
  5. Controleer of de doorstroomtoets succesvol is verwijderd: 
    [Leerling] > Personalia > ROD > Bovenste regel *. Als het bericht Doorstroomtoetsgegevens verwijderen de status goedgekeurd heeft, dan is de doorstroomtoets succesvol verwijderd.
    * Mocht deze niet in beeld staan, dan kan je bovenaan filteren op type bericht Doorstroomtoetsgegevens verwijderen > Zoeken
  6. De Doorstroomtoetsgegevens opnieuw aanleveren bij ROD: 
    [Leerling] > Personalia > ROD > Handmatige berichten ROD > Berichttype: Doorstroomtoetsgegevens aanleveren > Verstuur ROD bericht > Terug
  7. Controleer of de doorstroomtoets gegevens goed zijn uitgewisseld: 
    [Leerling] > Personalia > ROD > Doorstroomtoetsgegevens aanleveren - terugkoppeling; is de status  goedgekeurd?

 

Wat moet ik doen als ik de foutmelding niet kan vinden na het analyseren van het registratieoverzicht?

Vermoedelijk heb je een registratieoverzicht opgevraagd voor het verkeerde schooljaar. Zorg ervoor dat je een registratieoverzicht opvraagt van het schooljaar waarin de doorstroomtoets is afgenomen en geregistreerd:

  1. Open het leerlingdossier
  2. Toetsen > Doorstroomtoetsen
  3. Controleer welke afnamedatum is geregistreerd en bepaal welk schooljaar bij deze afnamedatum hoort.
  4. Vraag alsnog een registratieoverzicht op voor het schooljaar dat past bij de afnamedatum. Is de afnamedatum bijvoorbeeld 06-02-2024, vraag dan een registratieoverzicht op van schooljaar 2023-2024.

 

Signaal 223 - Dubbele inschrijving vastgesteld door DUO

Als voor een leerling signaal 223 wordt getoond in het kwaliteitscontrolebestand van DUO, dan betekent dit dat voor de leerling overlappende inschrijvingen zijn geregistreerd op verschillende scholen. Er is dan sprake van een zogenoemde dubbele inschrijving. Dit zal vaak ook gepaard gaan met een melding van een dubbele inschrijving in ParnasSys, gebaseerd op de kennisgevingen van in- en uitschrijving van ROD.

 

Volg de onderstaande stappen om de dubbele inschrijving te verhelpen:

  1. Ga in het kwaliteitscontrolebestand van ROD na om welke leerling het gaat
  2. Controleer in ParnasSys in de meest recente kennisgeving van in- en uitschrijving van de leerling welke inschrijvingen met elkaar overlappen en voor de dubbele inschrijving zorgen.
    Deze kennisgeving van in- en uitschrijving vind je o.a.:
    1. in het leerlingdossiers, onder Personalia > ROD
    2. onder School > ROD > ROD notificaties > Dubbele inschrijvingen (als de dubbele inschrijving minder dan een half jaar oud is)
    3. onder School > ROD > Historische BRON terugkoppelingen, als de meest recente kennisgeving van in- en uitschrijving nog is verstrekt in het BRON-tijdperk.
  3. Als je hebt vastgesteld door welke inschrijvingen de dubbele inschrijving wordt veroorzaakt, zal er actie moeten worden ondernomen, aangezien ROD geen overlappingen tolereert.
    Dit betekent dat er een aanpassing moet worden gedaan aan de in- of uitschrijfdatum van één van de betrokken inschrijvingen. Afhankelijk van de daadwerkelijke in- en uitschrijfdata zal deze aanpassing door jouw school, de school van herkomst of de vervolgschool moeten worden uitgevoerd. Lees dit artikel voor meer toelichting en enkele uitgewerkte voorbeelden van dubbele inschrijvingen.

Zodra jouw school, de school van herkomst of de vervolgschool een correcte, succesvolle aanpassingen aan een inschrijving heeft gedaan om de dubbele inschrijving op te lossen, zal signaal 223 voor deze leerling verdwijnen uit het kwaliteitscontrolebestand van DUO.

Daarnaast zal ROD een nieuwe kennisgeving van in- en uitschrijving sturen, waardoor ook een eventuele notificatie van een dubbele inschrijving in ParnasSys automatisch zal verdwijnen.

Er wordt geen nieuwe kennisgeving van in- en uitschrijving door ROD verstuurd als de dubbele inschrijving is opgelost via een verwijdering van een inschrijving óf de dubbele inschrijving meer dan een half jaar oud is *. Dit betekent ook dat een eventuele notificatie van een dubbele inschrijving onder School > ROD > ROD notificaties > Dubbele inschrijvingen niet automatisch verdwijnt.
Als je zeker weet dat de dubbele inschrijving is opgelost, dan kun je de notificatie van de dubbele inschrijving handmatig uit deze lijst verwijderen. Dit doe je door de regel te verwerken middels het vinkje achter de regel.

 

* Een notificatie van een dubbele inschrijving wordt in ParnasSys maximaal een half jaar lang getoond, omdat ROD na uitschrijving van een leerling maximaal een half jaar lang nieuwe kennisgevingen van in- en uitschrijving genereert naar aanleiding van wijzigingen aan deze inschrijving. Het is dus zaak dat je regelmatig controleert op dubbele inschrijvingen, zodat je tijd hebt om te handelen.

 

Signaal 300

Signaal 300 in het kwaliteitscontrolebestand betekent dat de leerling staat ingeschreven met een onderwijsnummer en er nog geen burgerservicenummer is opgenomen in ROD.

Heeft de leerling geen burgerservicenummer, bijvoorbeeld omdat hij in het buitenland woont? Dan mag je dit signaal negeren. In andere gevallen verwacht ROD dat je probeert het BSN te achterhalen.


Wat kan je doen?

Signaal 300 is een herinnering om te controleren of er voor de leerling al een burgerservicenummer bekend is. Deze leerling staat nu 9 maanden ingeschreven met een onderwijsnummer. Vaak is er dan al een burgerservicenummer toegekend.
Heb je geen spontane mutatie met BSN van ROD ontvangen? Neem dan contact op met de verzorgers van de leerling om het burgerservicenummer te achterhalen. Heb je het burgerservicenummer achterhaald? Registreer dit BSN dan in ParnasSys:
  1. Open het betreffende leerlingdossier
  2. Personalia > ROD > ROD identificerende gegevens wijzigen
  3. Selecteer op deze pagina de optie BSN achterhaald bij leerling met onderwijsnummer
  4. Voer het BSN in
  5. Klik op Opslaan en heridentificatie versturen
Je ontvangt vervolgens meestal een 006-signaal, waarna ROD een onderzoek start. Normaal gesproken is dit onderzoek binnen twee weken afgerond. Als ROD de match heeft kunnen maken, dan ontvang je binnen twee weken een spontaan bericht Persoonsgegevens PO verstrekken met het BSN. Dit BSN wordt automatisch in ParnasSys overgenomen. Maak vervolgens een ticket aan voor ParnasSys om het signaal 006 te laten verwijderen.
Als je binnen twee weken géén spontaan bericht Persoonsgegevens PO verstrekken met het BSN van ROD ontvangt, dan zal je de leerling weer met het oorspronkelijke onderwijsnummer moeten identificeren:
  1. Open het betreffende leerlingdossier
  2. Personalia > ROD > ROD identificerende gegevens wijzigen
  3. Selecteer op deze pagina de optie Overige personalia aanpassen bij leerling met onderwijsnummer
  4. Heridentificatie versturen

De leerling zal nu weer met het onderwijsnummer kunnen worden uitgewisseld met ROD.