Als onderwijsinstelling in het primair onderwijs registreer je de RIO-gegevens in het centrale RIO-portaal. Vervolgens moet deze informatie in ParnasSys nog worden opgehaald bij RIO.
In dit artikel vind je antwoord op de volgende vragen:
- Hoe kan ik een nieuwe opleiding vanuit RIO naar ParnasSys ophalen?
- Wat moet ik invullen bij de vestigingscode?
- Hoe kan ik een wijziging van een reeds bestaande opleiding ophalen in ParnasSys?
-
Hoe kan ik een opleiding verwijderen in ParnasSys?
Hoe kan ik een nieuwe opleiding vanuit RIO naar ParnasSys ophalen?
De beheerder in de bovenschoolse module kan de opleidingen vanuit RIO ophalen. Het is belangrijk dat de gegevens geregistreerd staan in het RIO-portaal, voordat je vanuit ParnasSys de gegevens kunt ophalen. Je kunt deze informatie niet op schoolniveau ophalen. Mochten er voor jouw school nog geen / onvoldoende RIO-opleidingen opgehaald zijn, neem dan contact op met jullie bovenschools beheerder.
Met deze stappen haal je een nieuwe opleiding op:
- Ga in de bovenschoolse omgeving naar Organisatie > RIO > RIO.
- Klik op de instellingscode waarvoor je opleiding(en) wilt toevoegen.
- Klik onderaan op de knop Aangeboden opleiding toevoegen.
Vervolgens wordt er een keuzelijst getoond van alle opleidingen in RIO die bij de geselecteerde instellingscode horen, en kun je kiezen welke je aan de ParnasSys-omgeving wilt koppelen. Onderwijsaanbieders zijn gekoppeld aan de instellingserkenning/-code. Vanuit ParnasSys wordt de instellingserkenning gestuurd, om de onderwijsaanbieders en opleidingen op te halen. Hierdoor kan het zijn dat de lijst met opleidingen voor aanbieders met veel vestigingserkenningen wat langer is.
Tip!
Wanneer leerlingen van twee verschillende opleidingen in één omgeving zitten, is het raadzaam dat beide opleidingen van een eigen naam worden voorzien. Stel jouw school biedt twee opleidingen Basisonderwijs aan, waarvan één opleiding voor hoogbegaafden, dan zie je niet direct om welke opleiding het gaat. Dat is dan alleen aan de kenmerken te zien. In dat geval is het, zeker voor de (administratief) medewerker die in ParnasSys de opleidingen aan de schoolloopbaan moet koppelen, aan te raden om deze van een eigen naam te voorzien in het RIO portaal.
Krijg je een melding dat je geen opleiding op kunt halen? Neem dan even een kijkje bij de mogelijke redenen.
Wat moet ik invullen bij de vestigingscode?
Per aangeboden opleiding is slechts één (tevens verplicht) veld handmatig te wijzigen in ParnasSys:
Betreft het een opleiding voor een niet erkende (neven-)vestiging? Gebruik dan de vestigingscode van erkende vestiging waaronder deze niet erkende (neven-)vestiging valt. Doorgaans is dat de 00.
Betreft het een opleiding voor een erkende (neven-)vestiging? Dan is de vestigingscode gelijk aan het vestigingsnummer.
Voorbeeld:
99DE00 Erkende vestigingscode = ja, dan 00
99DE01 Erkende vestigingscode = ja, dan 01
99DE02 Erkende vestigingscode = nee, gebruik dan de vestigingscode van de erkende vestiging waaronder deze niet erkende vestiging valt. Doorgaans is dit de 00.
Wanneer je voor een nevenvestiging (Beheer > Algemeen: Nevenvestigingen) een opleiding toe gaat voegen, zul je dit veld Vestigingscode handmatig moeten vullen.
Voorbeeld:
Nevenvestiging 1 - Vestigingsnummer 10 - Erkende vestigingscode= nee
dan Vestigingscode = 00
Nevenvestiging 2 - Vestigingsnummer 20 - Erkende vestigingscode = ja
dan Vestigingscode = 20
Nevenvestiging 3 - Vestigingsnummer 30 - Erkende vestigingscode = ja
dan Vestigingscode = 30
Hoe kan ik een wijziging van een reeds bestaande opleiding ophalen in ParnasSys?
Het kan voorkomen dat er wijzigingen optreden in bijvoorbeeld de naam van de onderwijsaanbieder, of de opleidingskenmerken. Deze wijzigingen worden niet automatisch gesynchroniseerd, maar moet je vanuit de bovenschoolse module in ParnasSys ophalen.
- Ga in de bovenschoolse module naar Organisatie > RIO > RIO.
-
Druk onderaan op de knop Opleidingen bijwerken met wijzigingen uit RIO.
Vervolgens zal het onderstaande keuzescherm worden getoond:
- Normaal gesproken kies je nu voor de optie Laatste ophaalactie. Deze optie is dan ook standaard geselecteerd.
Als in het verleden gegevens niet zijn opgehaald bij RIO als gevolg van een fout in de synchronisatie, dan kun je nu ook een datum in het verleden kiezen vanaf wanneer je de gegevens wilt synchroniseren. Kies in dat geval voor de optie Selecteer een datum.
Zodra je dit doet, zal het onderstaande scherm worden getoond, waar ook uitdrukkelijk wordt getoond dat je deze optie in principe enkel moet gebruiken als bij een eerdere, reguliere synchronisatie niet alle wijzigingen zijn opgehaald.
Kies nu een datum die ligt vóór de uitgevoerde wijziging in RIO.
Als bijvoorbeeld in augustus 2025 de naam van een onderwijsaanbieder is gewijzigd in RIO, maar deze wijziging is door een fout in de synchronisatie niet bij RIO opgehaald, dan kun je deze wijziging nu alsnog ophalen. Kies in dit geval voor een datum die in ieder geval vóór augustus 2025 ligt.
Als je zeker weet dat je de wijziging in augustus hebt aangebracht, dan zou je bijvoorbeeld voor datum 31 juli kunnen kiezen. Je kunt echter ook de wijzigingen opvragen vanaf een eerdere datum, bijvoorbeeld vanaf 20 juli of 1 juli. - Klik vervolgens op de knop Opleidingen bijwerken om de wijzigingen bij RIO op te halen.
Na het ophalen van de wijzigingen kunnen de volgende meldingen optreden:
- Opleidingen bijgewerkt met wijzigingen uit RIO.
- Wijzigingen uit RIO opgehaald, geen opleidingen bijgewerkt.
Deze laatste melding wordt getoond als er geen wijzigingen zijn aangetroffen in RIO.
Hoe kan ik een opleiding verwijderen in ParnasSys?
Het kan voorkomen dat de opgehaalde RIO-opleiding niet helemaal juist is en je deze wilt verwijderen. Het verwijderen van een opleiding in de bovenschoolse omgeving van ParnasSys is alleen mogelijk als de opleiding aan geen enkele leerling is gekoppeld. Als een opleiding niet kan worden verwijderd, dan zie je dit aan het grijze prullenbakje achter de betreffende opleiding:
In dat geval zul je er dus eerst voor moeten zorgen dat de betreffende opleiding aan geen enkele schoolloopbaan meer gekoppeld staat. Omdat vanaf 01-08-2022 een RIO opleiding verplicht is in de uitwisseling met ROD, en dus ook in de schoolloopbaanregel van de leerling in ParnasSys, zal je eerst de juiste opleiding op moeten (laten) halen vanuit de bovenschoolse ParnasSys omgeving. Hoe je dit doet, lees je aan het begin van dit artikel.
Is vervolgens de juiste opleiding opgehaald? Dan kun je de verkeerde opleiding verwijderen volgens de volgende stappen:
- Ga naar School > RIO > Aangeboden Opleidingen.
- Klik op de betreffende opleiding.
- Klik vervolgens onderaan op de knop Gekoppelde leerlingen. Via die knop zie je welke leerlingen deze opleiding nog gekoppeld hebben staan. Door een leerling aan te klikken, ga je direct naar de schoolloopbaan. Je kiest vervolgens de juiste opleiding, waarmee je de verkeerde opleiding dus eigenlijk loskoppelt.
- Nadat je de opleiding voor al de betreffende leerlingen hebt ontkoppeld, ga je terug naar de bovenschoolse omgeving en zie je dat het prullenbakje donkergrijs is geworden. Je kunt de opleiding verwijderen uit ParnasSys.