Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Teldatum 01-02-2026: controles voor bekostiging

Frank
Bijgewerkt

In dit artikel lees je hoe je kunt controleren of je leerlingaantal op 1 februari klopt. 

 

De volgende zaken komen aan bod:

 

Hoe bepaalt DUO de bekostiging?

DUO stelt de bekostiging vast op basis van de leerlingaantallen op 1 februari. Deze aantallen bepalen de bekostiging voor het volgende kalenderjaar. Het is dan ook van groot belang dat alle gegevens van de leerlingen die op 1 februari onderwijs volgen succesvol met ROD zijn uitgewisseld.
 

Tips van DUO en vragenuurtje met de helpdesk van ROD

Lees ook de tips van DUO. Als je naar aanleiding van de ROD-uitwisseling een vraag hebt voor DUO of vragen hebt over de bekostiging van een leerling, dan kun je de contactgegevens van DUO vinden onderaan de bovengenoemde pagina. Daarnaast kun je je in januari inschrijven voor een vragenuurtje met de helpdesk van ROD.

 

Wanneer stelt DUO de bekostiging vast?

DUO stelt de bekostiging, op basis van de aantallen op 1 februari, vast op 3 maart. Dit betekent dat je tót 3 maart de tijd om je administratie m.b.t. ROD op orde te maken in ParnasSys én succesvol uit te wisselen met ROD. Wijzigingen die ná 2 maart met ROD worden uitgewisseld, worden niet meer meegerekend bij het vaststellen van de bekostiging.

 

Hoe controleer ik of ROD signalen/afkeuringen heeft gegeven op mijn uitwisselingen?

Mutaties in ParnasSys wisselen automatisch uit met ROD. Wel moet je controleren of de gegevens goed zijn geregistreerd in ROD. Als ROD een uitwisseling afkeurt, dan is de mutatie niet overgenomen. Dit kan als gevolg hebben dat een inschrijving niet wordt geregistreerd door ROD. Het is dus zaak om het signaal op te lossen en ervoor te zorgen dat de gegevens alsnog correct met ROD worden uitgewisseld:

  1. School > ROD > Afkeuringen ROD.
  2. Voor elk soort bericht zie je hoeveel afkeuringen er zijn. 
    Afkeursignalen.png
  3. Klik op een tegel om de signalen te zien. Je ziet nu om welke leerlingen het gaat en welk signaal het betreft.
  4. Klik op een regel om de details in te zien.
  5. Corrigeer naar aanleiding van het specifieke signaal de foutieve gegevens in ParnasSys. Als het item, bijvoorbeeld een inschrijving of een TLV, hierna succesvol wordt uitgewisseld, verdwijnt de afkeuring uit het overzicht met afkeuringen. In principe moeten alle tegels op 0 staan.
    In sommige gevallen zal je een item handmatig moeten uitwisselen om tot een oplossing te komen. 
  6. Voor sommige afkeuringen bestaat geen oplossing, omdat de afkeuring niet wordt veroorzaakt door een foutief gegeven, zoals een afkeuring 039. Als dat aan de orde is, dan kun je dit signaal handmatig verwerken door te klikken op de knop met het vinkje, in de kolom Verwerken.
  7. Voor informatie over specifieke signalen kijk je op ons Kennisportaal, of deze pagina van DUO.

 

Hoe kan ik de administraties van ParnasSys en ROD met elkaar vergelijken?

Je kunt gebruikmaken van verschillende hulpmiddelen om de administraties van ParnasSys en ROD met elkaar te vergelijken:

Let op: we raden af om de pagina Leerlingaantallen te gebruiken voor je controles t.b.v. de 1-februari-telling, omdat de getoonde aantallen op deze pagina mogelijk kunnen afwijken van de aantallen die bij DUO/ROD bekend zijn. Dit komt doordat de pagina Leerlingaantallen zich enkel kan baseren op de bekostigingsgrondslagen die ROD verstrekt. De pagina Leerlingaantallen kan niet rechtstreeks aan het dashboard OSB van DUO worden gekoppeld.

 

Het registratieoverzicht

Om te achterhalen of er nog verschillen zijn tussen de administraties van ParnasSys en ROD kun je een registratieoverzicht opvragen en in ParnasSys analyseren. ParnasSys toont dan een overzicht van enkel de verschillen tussen de administraties van ROD en ParnasSys.

Let op: als je het registratieoverzicht analyseert, dan wordt onder andere getoond hoeveel registraties het registratieoverzicht in totaal bevat. Dit getoonde aantal is niet automatisch gelijk aan het aantal inschrijvingen in het registratieoverzicht. Zo kan het registratieoverzicht bijvoorbeeld een doorstroomtoetsresultaat van een leerling bevatten, terwijl er geen inschrijving meer aanwezig is voor de leerling, omdat de leerling op peildatum al is uitgeschreven. Een doorstroomtoets is echter geldig voor een geheel schooljaar.

 

Het Dashboard OSB van DUO

Voor DUO zijn de aantallen op het Dashboard OSB (dashboard Overzicht Statustoekenningen Bekostiging) in Mijn DUO leidend bij het vaststellen van de bekostiging. Dit dashboard toont onder andere de (aantallen) bekostigde leerlingen. 

Vergelijk of de aantallen uit ParnasSys gelijk zijn aan de aantallen op het Dashboard OSB. Volg de onderstaande stappen om de waarden die in het Dashboard OSB worden getoond op te zoeken in ParnasSys:

 

  • Totaal aantal leerlingen met een reguliere inschrijving

  1. Ga naar het tabblad Leerling.
  2. Vink bovenaan Uitgebreid zoeken aan.
  3. Stel als peildatum 01-02-2026 in.
  4. Kies bij Inschrijvingstype voor Reguliere inschrijving.
  5. ParnasSys toont vervolgens alle leerlingen met een reguliere inschrijving. Links boven de lijst zie je het totaal aantal leerlingen in de lijst. Je wilt dat dit getal overeenkomt met het aantal bekende inschrijvingen/leerlingen bij DUO.

 

  • NOAT-/CUMI-leerlingen

  1. School > ROD > Leerlingaantallen.
  2. Kies bovenaan het huidige schooljaar en teldatum 1 februari van dat schooljaar.
  3. Klik op Zoeken.
  4. In de kolom NNCA worden alle leerlingen getoond voor wie in ParnasSys de NOAT-/CUMI-velden zijn gevuld.
  5. Klik door op het aantal in deze kolom, zodat je kunt zien om welke leerlingen het gaat.

Het aantal bekostigde leerlingen op de pagina Leerlingaantallen is gebaseerd op de bekostigingsgrondslagen die DUO naar ParnasSys stuurt. Deze bekostigingsmeldingen zijn in het leerling-dossier terug te vinden onder Personalia > ROD en op de pagina Bekostiging (Personalia > ROD > Bekostiging).

 

  • Leerlingen met TLV

Scholen voor speciaal basisonderwijs en cluster 3/4 wisselen ook de TLV's van hun leerlingen uit met ROD. Dit gaat met een apart bericht. Controleer of deze uitwisseling geslaagd is.

  1. Ga naar School > ROD > Leerlingaantallen.
  2. Kies bovenaan het huidige schooljaar en teldatum 1 februari van dat schooljaar.
  3. Zoeken.
  4. In de kolom Leerlingen zonder TLV wordt getoond hoeveel leerlingen er zonder TLV zijn geregistreerd in ParnasSys.
  5. Klik door op het aantal in deze kolom om te zien om welke leerlingen het gaat.

Naast het registreren en uitwisselen van een TLV moet je een TLV ook koppelen aan de schoolloopbaanregel van de leerling. Om te controleren of dit bij elke leerling het geval is, controleer je het Kwaliteitscontrolebestand van DUO.

 

Het Kwaliteitscontrolebestand

DUO publiceert elke week op Mijn DUO het Kwaliteitscontrolebestand. Hierin toont DUO alle afwijkingen, fouten en aandachtspunten die ROD die week heeft aangetroffen bij de controle van de gegevens die je school via de ROD-uitwisseling heeft aangeleverd. Ook is er een jaarlijks Kwaliteitscontrolebestand beschikbaar

Controleer in dit bestand welke gegevens nog niet goed zijn uitgewisseld. Wees je ervan bewust dat dit overzicht geen actuele stand van zaken toont, aangezien het niet wordt bijgewerkt gedurende de week.