In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen:
- Hoe bepaalt ParnasSys de status van een leerling en waarvoor gebruik ik ze?
- Wat betekenen de verschillende datums?
- Wat betekenen de verschillende statussen?
Hoe bepaalt ParnasSys de status van een leerling en waarvoor gebruik ik ze?
Je kunt de status van de leerling niet zelf instellen. De status van een leerling in ParnasSys is afhankelijk van de ingevulde datums van in de velden Datum aanmelding, Datum inschrijving en Datum uitschrijving. Als je de bovenstaande datums juist in ParnasSys bij de leerlingen vastlegt, dan krijgen de leerlingen automatisch de juiste status.
Aan de hand van de status van de leerlingen kun je eenvoudig filteren op bijvoorbeeld alle toekomstige leerlingen, ingeschreven leerlingen, onderwijsvolgende leerlingen of uitgeschreven leerlingen. Ook kun je in de overzichten selecties maken op basis van een bepaalde status.
Wat betekenen de verschillende datums?
De aanmelddatum (datum aanmelding), de inschrijfdatum (datum inschrijving) en de uitschrijfdatum (datum uitschrijving) bepalen de status van de leerling. Dit leggen we hieronder uit.
Wat is de aanmelddatum?
De datum van aanmelding is een niet-officiële datum die scholen meestal gebruiken om vast te leggen wanneer het inschrijfformulier is ingeleverd of wanneer een kennismakingsgesprek heeft plaatsgevonden. Sommige scholen gebruiken dit veld om een wachtlijst op te stellen. Alle kinderen met de status Toekomstig of Ingeschreven staan dan bijvoorbeeld op de wachtlijst. De status Toekomstig wordt toegewezen aan alle kinderen waarbij zowel de aanmeld- als de inschrijfdatum nog in de toekomst liggen.
Wat is de inschrijfdatum?
De inschrijfdatum is gelijk aan de dag waarop de leerling voor het eerst onderwijs volgt op de school.
Een uitzondering hierop is de zomervakantie: als een leerling na de zomervakantie op jouw school start en de leerling is vóór 1 augustus reeds vier jaar oud (geworden), dan schrijf je de leerling in op 1 augustus.
Een leerling die in de zomervakantie, maar pas ná 1 augustus, vier jaar wordt, schrijf je in op de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs gaat volgen op de school.
Als een leerling bijvoorbeeld op 4 augustus vier jaar wordt, dan schrijf je de leerling pas in op de eerste lesdag na de vakantie, bijvoorbeeld op maandag 24 augustus.
De inschrijfdatum komt ook op de kennisgeving van inschrijving te staan. Deze kennisgeving van inschrijving is te printen via Overzichten > Leerlingenadministratie > In- en uitschrijvingen > Kennisgeving inschrijving (PDF).
Wil je weten welke inschrijfdatum een leerling moet krijgen? Kijk dan op deze pagina van DUO.
Wat is de uitschrijfdatum?
De uitschrijfdatum is normaal gesproken de laatste dag dat een leerling op school zit. De leerling is dus tot en met deze datum op je school ingeschreven.
Als de leerling echter aan het einde van het schooljaar de school verlaat, dan is de uitschrijfdatum 31 juli van dat schooljaar, ook al heeft de leerling bijvoorbeeld op vrijdag 16 juli voor het laatst les gehad op je school.
Verlaat een leerling je school gedurende het schooljaar, dan is de uitschrijfdatum de dag waarop de leerling voor het laatst onderwijs heeft gevolgd op je school.
Als de inschrijfdatum van de vervolgschool niet aansluit op de uitschrijfdatum van de school van herkomst, doordat er een weekend of vakantie tussen zit, dan moet de school van herkomst de uitschrijfdatum aanpassen, zodat deze aansluit op de inschrijfdatum van de vervolgschool.
Als de nieuwe school de leerling bijvoorbeeld op een maandag inschrijft, dan schrijft de school van herkomst de leerling uit op de voorafgaande zondag, ook al was de laatste lesdag op vrijdag.
Wil je weten welke uitschrijfdatum een leerling moet krijgen? Op deze pagina van DUO wordt hier meer uitleg over gegeven.
Wat betekenen de verschillende statussen?
De status van een leerling wordt bepaald door de datums die je invult in de velden:
- datum aanmelding
- datum inschrijving
- datum uitschrijving
Als je de bovenstaande datums correct in ParnasSys registreert bij de leerling, dan krijgen de leerling automatisch de juiste status. Hieronder volgt uitleg over de vier mogelijke statussen.
Toekomstig
Deze status is van toepassing als de aanmelddatum en de inschrijfdatum in de toekomst liggen, of als de aanmelddatum in de toekomst ligt en de inschrijfdatum niet is gevuld.
Ingeschreven
Deze status is van toepassing als de aanmelddatum is verstreken, maar de inschrijfdatum in de toekomst ligt, of niet is gevuld.
Volgt onderwijs
Deze status is van toepassing als de aanmelddatum en de inschrijfdatum in het verleden liggen.
Uitgeschreven
Deze status wordt gegeven als de uitschrijfdatum in het verleden ligt.
Totaaloverzicht
Hieronder worden de verschillende statussen in één overzicht weergegeven. Zo heeft een leerling bijvoorbeeld de status Ingeschreven als de huidige datum tussen de aanmelddatum en inschrijfdatum ligt.