Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Rubrieken

Bas
Bijgewerkt

Rubrieken bieden de mogelijkheid om velden toe te voegen aan de gegevens van leerlingen. Deze worden als veld getoond via Leerling > [leerling selecteren] > Personalia > Personalia onderaan de rechter kolom. De waarden van de ingevulde rubrieken zijn inzichtelijk voor iedere rol met toegang tot de personalia van de leerling.

Maak deze rubrieken zoveel mogelijk vooraf aan. Je kunt deze velden bijvoorbeeld direct bij de invoer van de basisgegevens vullen.

In dit artikel vind je informatie over:
- Rubrieken definiëren
  - Beheren bestaande rubrieken
  - Nieuwe rubriek toevoegen
- Rubrieken gebruiken bij een leerling
- Overzicht rubrieken


Rubrieken definiëren

Om rubrieken te kunnen gebruiken, maak je eerst de rubriek aan en vervolgens voeg je de waarden toe die je bij de rubriek kunt kiezen. Hierna kun je de rubriek gebruiken. Dit onderdeel is enkel zichtbaar
 als je één of meerdere van de volgende rollen hebt:

  • intern begeleider
  • administratief medewerker
  • beheer Ouderportaal
  • applicatiebeheerder

Beheren bestaande rubrieken

Waar
Beheer > Algemeen > Rubrieken

Hoe
Standaard zie je alleen de lijst met actieve rubrieken. Eventueel kun je met het filter Status ook de niet-actieve rubrieken tonen. Als je het filter leegmaakt, krijg je alle aangemaakte rubrieken te zien.

 

Omdat rubrieken gekoppeld worden aan leerlingen, kun je ze niet verwijderen. Je kunt ze wel deactiveren, zodat ze niet meer zichtbaar zijn. Hiervoor klik je op de knop onder Deactiveren.

Een gedeactiveerde rubriek kun je weer actief maken door te klikken op de knop onder Activeren. Hiervoor moet je de niet-actieve rubriek wel eerst zichtbaar maken met het veld Status.

Een bestaande rubriek aanpassen kan door op het bewerken-potlood te klikken.


Nieuwe rubriek toevoegen

Dit onderdeel is enkel zichtbaar als je één of meerdere van de volgende rollen hebt:

  • Intern begeleider
  • Administratief medewerker
  • Beheer Ouderportaal
  • Applicatiebeheerder

Waar
Beheer > Algemeen: Rubrieken

Hoe

  1. Klik op Toevoegen (links onder).
  2. Vul de (verplichte) velden in.

    Per rubriek kun je de volgende gegevens opnemen:
    - Naam: bijvoorbeeld Schoolmelk. Dit is een verplicht veld.
    - Afkorting: bijvoorbeeld Smk.
    - Verplicht: Ja / Nee. Een verplicht veld moet worden ingevuld bij het invoeren van de gegevens van de leerling.
    - Volgnummer: bepaalt de volgorde van de rubrieken bij de leerling. Je kunt alleen cijfers opslaan.
  1. Klik op Opslaan (links onder).
  2. Nadat een rubriek is aangemaakt, moet je waarden aan de rubriek koppelen. Deze waarden zijn de opties waaruit je kan kiezen bij een rubriek. Klik op Waarde toevoegen (links onderin).
    Wil je een waarde toevoegen bij een eerder opgeslagen rubriek? Klik dan op het bewerken-potlood van een bestaande waarde en vervolgens op Waarde toevoegen (links onderin).
  3. Vul de waarde in. Je kunt de volgende gegevens vastleggen.
    - Naam: bijvoorbeeld Ja. Dit is een verplicht veld.
    - Afkorting: Bijvoorbeeld J.
    -Volgnummer: Bepaalt de volgorde van de waarden in de keuzelijst bij de rubriek. Je kunt alleen cijfers opslaan.
  4. Klik op Opslaan.
  5. Herhaal stap 4 tot en met 5 om meer waarden toe te voegen.

Rubrieken gebruiken bij een leerling

Als je een leerling invoert of wijzigt, kun bij de Personalia van de leerling bij de rubriek een van de ingevoerde waarden selecteren. Het is niet mogelijk om bij een leerling meerdere waarden van een rubriek te selecteren. Je kunt enkel rubrieken vullen of wijzigen als je één of meerdere van de volgende rollen hebt:

  • Inschrijven/OSO/Uitschrijven/ROD
  • Administratief medewerker
  • Applicatiebeheerder

Waar
Leerling > [leerling selecteren] > Personalia > Personalia

Hoe

  1. Klik onder Rubrieken op het bewerken-potlood.
  2. Selecteer voor elke rubriek een waarde uit de keuzelijst.
  3. Klik op Opslaan (links onder).

Overzicht Rubrieken

Om een duidelijk beeld te krijgen van de geregistreerde waarden per leerling, per rubriek kun je het overzicht Rubrieksoverzicht op peildatum opvragen. Dit overzicht kun je enkel opvragen als je één of meerdere van de volgende rollen hebt:

  • Intern begeleider
  • Administratief medewerker
  • Applicatiebeheerder

Waar
Overzichten > Leerlingadministratie > Overig

Hoe
Kies het overzicht Rubrieksoverzicht op peildatum.

Geef eventueel een peildatum op. Met behulp van de verschillende Varianten kunnen meerdere lijsten worden getoond. Zo zie je onder meer een lijst met leerlingen per rubriek, per rubriek-groep-rubriekswaarde en per rubriek-groep-leerling.


Wil je meer weten over de sortering van rubrieken, lees dan ons artikel Rubriek op alfabetische volgorde weergeven