Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Rubrieken

Bas
Bijgewerkt

Rubrieken bieden de mogelijkheid om eigen velden met specifieke waarden toe te voegen aan de personalia van de leerling. In dit artikel worden de volgende onderdelen behandeld:

 

Wat zijn rubrieken?

Rubrieken zijn extra velden met waarden die je zelf in ParnasSys maakt. Bijvoorbeeld als je iets wil registreren waar ParnasSys geen veld voor heeft. 

De velden komen bij de personalia van de leerlingen te staan onder het kopje Rubrieken. Hier kun je de rubrieken ook invullen. 

De waarden van de ingevulde rubrieken zijn inzichtelijk voor iedere rol met toegang tot de personalia van de leerling.


Hoe maak ik rubrieken aan?

Om in ParnasSys rubrieken te kunnen gebruiken, moet je eerst rubrieken aanmaken. Vervolgens voeg je de waarden toe die je bij de rubriek moet kunnen kiezen. Hierna kun je de rubriek gebruiken. Dit onderdeel is enkel zichtbaar als je één of meerdere van de volgende rollen hebt:

  • Applicatiebeheerder
  • Intern begeleider
  • Administratief medewerker
  • Beheer Ouderportaal

Je voegt voegt als volgt nieuwe rubrieken toe, die je vervolgens in ParnasSys kunt gebruiken bij de leerlingen:

  1. Beheer > Algemeen: Rubrieken
  2. Klik op Toevoegen (linksonder)
  3. Vul de (verplichte) velden in
    Rubrieken toevoegen.png
    Per rubriek kun je de volgende gegevens opnemen:
    • Naam: bijvoorbeeld Schoolmelk. Dit is een verplicht veld.
    • Afkorting: bijvoorbeeld Smk.
    • Verplicht: Ja / Nee. Een verplichte rubriek moet worden ingevuld bij het invoeren van de rubrieken 
    • Afdrukken op leerlingstamkaart: Ja / Nee. Hiermee geef je aan of rubrieken ook moeten worden getoond op de leerlingstamkaart.
    • Volgnummer: bepaalt de volgorde van de rubrieken bij de leerling. Je kunt alleen cijfers opslaan.
  4. Klik op Opslaan (linksonder)
  5. Nadat een rubriek is aangemaakt, moet je waarden aan de rubriek koppelen. Deze waarden zijn de opties waaruit je kan kiezen bij een rubriek. Klik op Waarde toevoegen (linksonder).
  6. Vul de waarde in. Je kunt de volgende gegevens vastleggen:
    • Naam: bijvoorbeeld Ja. Dit is een verplicht veld.
    • Afkorting: Bijvoorbeeld J.
    • Volgnummer: Bepaalt de volgorde van de waarden in de keuzelijst bij de rubriek. Je kunt alleen cijfers opslaan.
  7. Klik op Opslaan.
  8. Herhaal stap 4 tot en met 5 om meer waarden toe te voegen.
  9. Vink aan wat de standaardwaarde van de rubriek moet zijn bij een leerling:

 

Hoe beheer ik bestaande rubrieken?

Het kan voorkomen dat je een bestaande rubriek of waarde van een rubriek wilt wijzigen of een waarde aan een bestaande rubriek wilt toevoegen. Dit doe je via:

  • Beheer > Rubrieken (onder kopje Algemeen)

Ook dit is enkel weer mogelijk met de onderstaande rollen:

  • Applicatiebeheerder
  • Intern begeleider
  • Administratief medewerker
  • Beheer Ouderportaal

Standaard zie je onder Beheer > Rubrieken enkel de lijst met actieve rubrieken. Desgewenst kun je met het filter Status ook de gedeactiveerde rubrieken tonen. Als je het filter leegmaakt, dan worden zowel de actieve als inactieve rubrieken getoond.

Een aangemaakte rubriek kun je nooit verwijderen, omdat je daarmee ook eventueel ingevoerde waarden zou verwijderen. Je kunt ze echter wel deactiveren, zodat ze niet meer zichtbaar zijn. Klik achter een actieve rubriek op het kruis in de kolom Deactiveren om een rubriek te deactiveren.

Een gedeactiveerde rubriek kun je uiteraard ook weer actief maken door achter een gedeactiveerde rubriek te klikken op het vinkje in de kolom Activeren.

Je kunt een bestaande rubriek aanpassen door achter een rubriek op het bewerken-potlood te klikken. Als je in de bewerken-modus zit, kun je ook één of meerdere waarden wijzigen of toevoegen.


Let op: als je een bestaande rubriek of waarde wijzigt, dan wordt deze wijziging met terugwerkende kracht toegepast bij alle leerlingen.

 

Hoe kan ik rubrieken registreren bij een leerling?

In de personalia van een leerling kun je met de onderstaande rollen het onderdeel Rubrieken bewerken:

  • Applicatiebeheerder
  • Administratief medewerker
  • Inschrijven/OSO/Uitschrijven/ROD
  • Inschrijven/Uitschrijven/OSO
  • Inschrijven/Uitschrijven/ROD

Je kunt bij een leerling als volgt waarden invoeren voor de beschikbare rubrieken:

  1. Leerling > klik op een leerling om het leerlingdossier te openen
  2. Personalia (Meer...) of via Personalia > Personalia
  3. Klik op het bewerken-potlood van het onderdeel Rubrieken 
  4. Selecteer voor elke rubriek een waarde uit de keuzelijst
  5. Klik op Opslaan (linksonder)

Hoe maak ik een overzicht van de gevulde rubrieken van leerlingen?

Om een duidelijk beeld te krijgen van de geregistreerde waarden per leerling, per rubriek kun je het overzicht Rubrieksoverzicht op peildatum opvragen. Dit overzicht kun je enkel opvragen als je één of meerdere van de volgende rollen hebt:

  • Intern begeleider
  • Administratief medewerker
  • Applicatiebeheerder

Het overzicht Rubrieksoverzicht op peildatum vraag je op via:

  • Overzichten > Leerlingadministratie > Overig

Daarnaast kunnen rubrieken ook worden getoond en worden geëxporteerd met behulp van het dynamisch overzicht.