In dit artikel wordt uitgelegd wat een dubbele inschrijving is, hoe deze ontstaat, onder andere aan de hand van enkele uitgewerkte voorbeelden/scenario's, en hoe je een dubbele inschrijving oplost.
Het volgende komt aan bod:
- Wat is een dubbele inschrijving?
- Hoe merk ik dat er sprake is van een dubbele inschrijving?
- Waar kan ik berichten Kennisgeving in- en uitschrijving inzien?
- Hoe los ik een dubbele inschrijving op?
-
Enkele scenario's
- Scenario 1 - In de kennisgeving van in- en uitschrijving wordt geen uitschrijfdatum getoond bij de inschrijving op jouw school, terwijl de leerling in jouw ParnasSys-omgeving wel is uitgeschreven
- Scenario 2 - In de kennisgeving van in- en uitschrijving wordt wel een uitschrijfdatum getoond bij de inschrijving op jouw school, maar deze overlapt met de inschrijfdatum op de vervolgschool
- Scenario 3 - In de kennisgeving van in- en uitschrijving wordt geen uitschrijfdatum getoond bij de inschrijving op de school van herkomst, terwijl de leerling reeds is ingeschreven op jouw school
- Scenario 4 - In de kennisgeving van in- en uitschrijving wordt wel een uitschrijfdatum getoond bij de inschrijving op de school van herkomst, maar deze overlapt met de inschrijfdatum op mijn school
- Scenario 5 - Een leerling heeft geen onderwijs gevolgd op jouw school, de school van herkomst of op de vervolgschool, terwijl op de betreffende school wel een inschrijving is geregistreerd en is uitgewisseld met ROD.
Wat is een dubbele inschrijving?
Met een dubbele inschrijving bedoelt ROD/DUO dat een leerling op enig moment op twee scholen tegelijk is ingeschreven. Dit wil zeggen dat deze inschrijvingen van de leerling elkaar overlappen, wat niet is toegestaan.
Hoe merk ik dat er sprake is van een dubbele inschrijving?
Als ROD een dubbele inschrijving vaststelt, dan zal DUO dit met een signaal 223 in het wekelijkse Kwaliteitscontrolebestand melden.
Als een dubbele inschrijving minder dan een half jaar oud is, dan zal ParnasSys normaliter ook een notificatie van de dubbele inschrijving tonen onder:
- School > ROD > ROD notificaties > Dubbele inschrijvingen.
Deze notificaties zijn gebaseerd op de kennisgevingen van in- en uitschrijving die ROD verstrekt. Als je hier op een regel klikt, dan wordt de kennisgeving van in- en uitschrijving getoond op basis waarvan ParnasSys de dubbele inschrijving heeft vastgesteld. In deze kennisgeving kun je nagaan welke inschrijvingen elkaar overlappen.
Deze notificaties worden een half jaar lang in ParnasSys getoond, waarna ze verdwijnen uit dit overzicht. ROD genereert namelijk tot maximaal zes maanden na uitschrijving nieuwe kennisgevingen van in- en uitschrijving genereert voor deze inschrijving. Ná dat halve jaar jaar kan ParnasSys dus geen actuele status meer vaststellen. Het is dus zaak dat je regelmatig controleert op dubbel inschrijvingen, zodat je tijd hebt om te handelen.
Waar kan ik berichten Kennisgeving in- en uitschrijving inzien?
Een bericht Kennisgevingen in- en uitschrijving komt standaard binnen in het leerlingdossier, onder Personalia > ROD. Klik op de kennisgeving om deze te openen en de in- en uitschrijfdata van de betrokken scholen in te zien.
Als voor een leerling geen kennisgeving van in- en uitschrijving wordt getoond, terwijl de inschrijving van de leerling wel is uitgewisseld met ROD, dan heeft ROD deze kennisgeving mogelijk reeds in het BRON-tijdperk met de school gedeeld. Je kunt de kennisgeving dan vinden onder:
- School > ROD > Historische BRON terugkoppelingen.
Als er sprake is van een dubbele inschrijving, dan kun je onder School > ROD > ROD notificaties > Dubbele inschrijvingen de kennisgeving van in- en uitschrijving inzien op basis waarvan ParnasSys de dubbele inschrijving heeft vastgesteld.
Hoe los ik een dubbele inschrijving op?
Als je aan de hand van de kennisgeving van in- en uitschrijving hebt vastgesteld welke inschrijvingen overlappen, zal je actie moeten ondernemen om deze dubbele inschrijving op te lossen; de overlapping moet worden verholpen, aangezien ROD dit niet toestaat.
Inschrijving aanpassen
Afhankelijk van de daadwerkelijke in- en uitschrijfdata zal jouw school, de school van herkomst of de vervolgschool hun inschrijving moeten aanpassen. Zodra jouw school, de school van herkomst of de vervolgschool een correcte, succesvolle aanpassing aan een inschrijving heeft gedaan om de dubbele inschrijving op te lossen, zal ROD een nieuwe kennisgeving van in- en uitschrijving versturen. Deze nieuwe kennisgeving zorgt er vervolgens voor dat de notificatie van de dubbele inschrijving in ParnasSys automatisch zal verdwijnen. Daarnaast zal de dubbele inschrijving niet meer worden gemeld in het volgende Kwaliteitscontrolebestand.
Handmatig de notificatie van de dubbele inschrijving verwerken in ParnasSys
Als de dubbele inschrijving is opgelost door middel van een verwijdering van een onterechte inschrijving, dan zal ROD geen nieuwe kennisgeving van in- en uitschrijving sturen. ROD stuurt namelijk enkel kennisgevingen op basis van wijzigingen aan een inschrijving. In dat geval kun je de notificatie van de dubbele inschrijving handmatig uit het overzicht van dubbele inschrijvingen verwijderen. Dit doe je door de regel te verwerken via het vinkje achter de regel.
Let op: het verwerken van een notificatie van een dubbele inschrijving is geen manier om een dubbele inschrijving zelf op te lossen.
Enkele scenario's
Scenario 1 - In de kennisgeving van in- en uitschrijving wordt geen uitschrijfdatum getoond bij de inschrijving op jouw school, terwijl de leerling in jouw ParnasSys-omgeving wel is uitgeschreven
Als jouw de school de uitschrijvende school is en de leerling in ParnasSys heeft uitgeschreven, terwijl er toch geen uitschrijfdatum in de kennisgeving is opgenomen, dan raden we je aan om de inschrijving (en daarmee ook automatisch de uitschrijfdatum) handmatig met ROD uit te wisselen:
- [Leerling] > Personalia > ROD > Handmatige berichten ROD > Berichttype: Inschrijving aanleveren > Verstuur ROD bericht
Als de administratie in ParnasSys volledig is, zal de uitschrijfdatum op die manier alsnog met ROD worden gedeeld.
Als er gegevens missen die relevant zijn voor ROD, dan zal dit worden vermeld. Er mist dan vaak een leerjaar, groep of opleiding in de schoolloopbaan van de leerling. Je dient de gegevens dan aan te vullen, waarna de inschrijving, en dus ook de uitschrijfdatum, alsnog met ROD wordt uitgewisseld. Dit kun je in het leerlingdossier controleren onder Personalia > ROD.
Deze actie zal ervoor zorgen dat signaal 223 niet meer voorkomt in het volgende kwaliteitscontrolebestand van DUO. Als de dubbele inschrijving ook in ParnasSys werd getoond (School > ROD > ROD notificaties > Dubbele inschrijvingen), zal deze hier ook verdwijnen als gevolg van een nieuwe kennisgeving van in- en uitschrijving van ROD.
Scenario 2 - In de kennisgeving van in- en uitschrijving wordt wel een uitschrijfdatum getoond bij de inschrijving op jouw school, maar deze overlapt met de inschrijfdatum op de vervolgschool
Als jouw school de uitschrijvende school is en de uitschrijfdatum overlapt de inschrijfdatum op de vervolgschool, dan zijn er twee opties:
- Jij zorgt ervoor dat de uitschrijfdatum aansluit op de inschrijfdatum van de vervolgschool als deze inschrijfdatum van de vervolgschool correct is.
- De vervolgschool moet de inschrijfdatum laten aansluiten op jouw uitschrijfdatum als de uitschrijfdatum van jouw school correct is.
Een correcte aanpassing aan de inschrijving door één van beide scholen zal ervoor zorgen dat signaal 223 niet meer voorkomt in het volgende kwaliteitscontrolebestand van DUO. Als de dubbele inschrijving ook in ParnasSys werd getoond (School > ROD > ROD notificaties > Klik op de tegel Dubbele inschrijvingen), zal deze hier ook verdwijnen als gevolg van een nieuwe kennisgeving van in- en uitschrijving van ROD.
Scenario 3 - In de kennisgeving van in- en uitschrijving wordt geen uitschrijfdatum getoond bij de inschrijving op de school van herkomst, terwijl de leerling reeds is ingeschreven op jouw school
Neem contact op met de school van herkomst om te vragen of zij alsnog een uitschrijfdatum voor de leerling willen registreren en/of met ROD willen uitwisselen (zie eerste scenario).
Het kan ook voorkomen dat een leerling op meerdere scholen tegelijk is aangemeld en dat de leerling helemaal geen onderwijs heeft gevolgd op de 'school van herkomst'. Dit is dan ook geen school van herkomst, aangezien de leerling er nooit onderwijs heeft gevolgd. Deze school zal de inschrijving van de leerling moeten verwijderen.
De bovenstaande acties van de school van herkomst/ogenschijnlijke school van herkomst zullen ervoor zorgen dat signaal 223 niet meer voorkomt in het volgende kwaliteitscontrolebestand van DUO. Als de dubbele inschrijving ook in ParnasSys werd getoond (School > ROD > ROD notificaties > Klik op de tegel Dubbele inschrijvingen), zal deze hier ook verdwijnen als gevolg van een nieuwe kennisgeving van in- en uitschrijving van ROD.
Scenario 4 - In de kennisgeving van in- en uitschrijving wordt wel een uitschrijfdatum getoond bij de inschrijving op de school van herkomst, maar deze overlapt met de inschrijfdatum op mijn school
Als de inschrijfdatum op jouw school niet correct is, zal je deze moeten aanpassen, zodat deze aansluit op de uitschrijfdatum van de school van herkomst. Deze wijziging zal vervolgens worden uitgewisseld met ROD.
Jouw actie zal ervoor zorgen dat signaal 223 verdwijnt uit het kwaliteitscontrolebestand van DUO. Als de dubbele inschrijving ook in ParnasSys werd getoond (School > ROD > ROD notificaties > Klik op de tegel Dubbele inschrijvingen), zal deze hier ook verdwijnen als gevolg van een nieuwe kennisgeving van in- en uitschrijving van ROD.
Als de inschrijfdatum op jouw school wel correct is, dan zal de school van herkomst de uitschrijfdatum moeten aanpassen. Neem contact op met de school van herkomst om te vragen of zij de uitschrijfdatum van de leerling willen laten aansluiten op jouw inschrijfdatum en dit met ROD willen uitwisselen.
Deze actie van de school van herkomst zal ervoor zorgen dat signaal 223 niet meer voorkomt in het volgende kwaliteitscontrolebestand van DUO. Als de dubbele inschrijving ook in ParnasSys werd getoond (School > ROD > ROD notificaties > Klik op de tegel Dubbele inschrijvingen), zal deze hier ook verdwijnen als gevolg van een nieuwe kennisgeving van in- en uitschrijving van ROD.
Scenario 5 - Een leerling heeft geen onderwijs gevolgd op jouw school, de school van herkomst of op de vervolgschool, terwijl op de betreffende school wel een inschrijving is geregistreerd en is uitgewisseld met ROD.
Deze onterechte inschrijving zorgt nu voor een overlapping, oftewel een dubbele inschrijving. Aangezien de leerling nooit onderwijs heeft gevolgd op de betreffende school, zal deze school de inschrijving moeten verwijderen en ervoor moeten zorgen dat deze verwijdering van de inschrijving succesvol met ROD wordt uitgewisseld.
In het uitzonderlijke geval dat de leerling niet meer is geregistreerd in ParnasSys, terwijl er nog wel een inschrijving bekend is bij ROD, volg je deze stappen om de inschrijving te verwijderen.
Het verwijderen van de onterechte inschrijving zal ervoor zorgen dat signaal 223 niet meer voorkomt in het volgende kwaliteitscontrolebestand van DUO.
ROD genereert in het geval van een verwijdering van een inschrijving overigens geen nieuwe kennisgeving van in- en uitschrijving. Dit betekent dat ParnasSys niet 'weet' dat de dubbele inschrijving is opgelost, waardoor ParnasSys melding zal blijven maken van deze dubbele inschrijving onder School > ROD > ROD notificaties > Dubbele inschrijvingen. Deze notificatie kun je in een dergelijk geval handmatig uit de lijst verwijderen door de regel te verwerken middels het vinkje achter de regel.