Het kan soms gebeuren dat mail, verstuurd vanuit ParnasSys, niet wordt ontvangen door de geadresseerde/ontvanger. Dit kan diverse oorzaken hebben. In dit artikel lees je over mogelijke oorzaken en de bijbehorende oplossingen.
- Mail komt terecht in reclame of ongewenste e-mail.
- Gmail
- Verzenden van mail vanuit ParnasSys duurt langer
- Mail wordt aangemerkt als spam
- Tijdelijke blokkade op het e-mailadres
- Inbox tijdelijk niet beschikbaar
- Bijlage bij de mail
- Mailadres niet correct
- Ontvanger heeft aangegeven geen mails te willen ontvangen
- Mail wordt niet afgeleverd door de provider (bijvoorbeeld Hotmail)
- Wachtwoordmail wordt naar het e-mailadres gestuurd dat in ParnasSys bekend is bij: Account
Mail komt terecht in reclame of ongewenste e-mail.
Zoek eerst in je inbox op het woord ParnasSys. Waarschijnlijk vind je de e-mail dan wel. Je kan dan ook aangegeven dat je berichten van dit e-mailadres graag in je algemene inbox wilt ontvangen.
Gmail
We merken dat momenteel de activatiemail niet door Gmail wordt doorgezet.
Wat dan kan helpen is om mailservice@email.parnassys.net toe te voegen als contactpersoon. Dat wordt hier uitgelegd: Veilige afzender mail.
Verstuur daarna de activatiemail opnieuw.
Verzenden van mail vanuit ParnasSys duurt langer
Je bent waarschijnlijk gewend dat mail die je buiten ParnasSys om verstuurt bijna direct bij de ontvanger aankomt. Echter, omdat vanuit ParnasSys grote hoeveelheden mail verstuurd worden, kan het langer duren voordat deze afgeleverd wordt. Dit is zeker van toepassing op drukke momenten, zoals voor het weekend of op een feestdag. Dan kan het meerdere uren duren voordat de mail afgeleverd wordt.
Mail wordt aangemerkt als spam
Ondanks dat we diverse (technische) maatregelen nemen om te voorkomen dat mail vanuit ParnasSys als spam wordt aangemerkt, is dit helaas niet helemaal te voorkomen. Als een provider een mail als spam aanmerkt, blokkeert hij deze zonder dit terug te koppelen aan ParnasSys. Je kunt zelf ook acties ondernemen om te voorkomen dat een mail als spam wordt gemarkeerd. Als je bijvoorbeeld een bericht in één keer naar de hele school stuurt, kun je overwegen in plaats hiervan het bericht, met tussenpozen, per groep te versturen. Dit verlaagt het risico dat deze als spam wordt aangemerkt.
Vraag ook altijd aan de ontvanger om de spam-folder te controleren en om eventueel het mailadres mailservice@email.parnassys.net als vertrouwd te registreren. Dit verkleint de kans dat de mail uit ParnasSys als spam gemarkeerd wordt). Hoe een ontvanger dat doet, lees je hier.
Tijdelijke blokkade op het e-mailadres
Het mailadres kan tijdelijk geblokkeerd zijn. Een blokkade kan bijvoorbeeld ontstaan omdat een mailadres van een medewerker nog niet is geconfigureerd als het ParnasSys-account wordt aangemaakt. Of als een ontvanger of zijn mailprovider de mail aanmerkt als spam/ongewenste e-mail. Ook kan de mailbox van de ontvanger vol zitten waardoor de mail terugkaatst. Gelukkig is deze blokkade makkelijk ongedaan te maken. Je leest er meer over in dit artikel.
Inbox tijdelijk niet beschikbaar
Het gebeurt regelmatig dat mail niet afgeleverd kan worden, omdat de inbox van de ontvanger niet beschikbaar is. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat deze vol zit.
Bijlage bij de mail
Veel scholen versturen met enige regelmaat een PDF-nieuwsbrief naar alle verzorgers. Vaak is de inhoud van de mail kort (bijvoorbeeld 'Zie bijlage voor de nieuwsbrief van deze week'). Deze korte inhoud, gecombineerd met één of meer bijlages, vergroot de kans dat een mail gemarkeerd wordt als spam. Daarnaast verhoogt de bijlage het risico van niet kunnen afleveren; de bijlage kan te groot zijn (sommige providers/ontvangers hanteren nog steeds een bijlage-limiet van 2 MB) en er is meer kans dat de inbox al te vol zit en daardoor de mail niet afgeleverd kan worden.
Mailadres niet correct
Het klinkt wellicht voor de hand liggend, maar controleer het mailadres dat in ParnasSys staat. Wellicht staat er een typfout in of is het adres niet volledig (mist bijvoorbeeld het deel .nl of .com). Ook kan een verzorger vergeten zijn een mailadreswijziging door te geven. Dus vraag nogmaals om het correcte mailadres.
Ontvanger heeft aangegeven geen mails te willen ontvangen
De wetgeving verplicht ons om ontvangers van de mails een zogenaamde opt-out-mogelijkheid te geven. Daarom staat er onderaan elk mailtje dat vanuit ParnasSys door een medewerker verstuurd wordt:
Als u deze e-mail als ongewenst ervaart en geen e-mails van deze school meer wilt ontvangen, kunt u zich via deze pagina afmelden. U ontvangt dan geen e-mails meer van deze school.
Op het moment dat de ontvanger op de link klikt, krijgt hij een pagina te zien waar hij kan aangeven geen mails te willen ontvangen. Dit registreert ParnasSys.
Deze optie staat niet bij activatie e-mails of een wachtwoord reset e-mail, dat zijn serviceberichten en die mogen verstuurd worden.
Om te controleren of een verzorger dit heeft aangegeven, kun je het volgende doen:
Ga in ParnasSys naar Leerling > [selecteer leerling] > Personalia > Gezin > [selecteer verzorger] > Account Op dit scherm staat onder: Communicatie de eigenschap E-mail uit ParnasSys ontvangen. Staat deze waarde op Nee, dan heeft de ontvanger van de mail aangegeven geen mails te willen ontvangen. Is dit het geval, verifieer dan altijd nogmaals of het goede mailadres geregistreerd is. Er is een grote kans dat als hier het verkeerde adres staat, de ontvanger zich bewust heeft uitgeschreven.
Klopt het mailadres en schreef de verzorger zich per ongeluk uit of heeft hij zich bedacht? Dan kun je deze waarde wijzigen en op Ja zetten.
Let op:
Ten onrechte en/of zonder controle van het adres deze waarde op Ja zetten, vergroot de kans dat in de toekomst de mail die je verstuurt door providers als spam wordt aangemerkt en dus niet worden afgeleverd.
Overigens kunnen niet alleen verzorgers zich via deze weg uitschrijven, maar ook relaties. Ook dit is te controleren in ParnasSys.
Mail wordt niet afgeleverd door de provider (bijvoorbeeld Hotmail)
Wij kunnen de mail slechts volgen tot aan de deur van de provider. Het kan voorkomen dat de mail wel bij de provider afgeleverd is, maar dat de provider de mail (nog) niet heeft doorgestuurd naar de inbox van de ontvanger. Dit kun je het beste bij de mailprovider (bijvoorbeeld Hotmail) navragen. Wij kunnen hier helaas niets aan wijzigen.
Het kan echter ook zijn dat de provider de e-mail vanuit ParnasSys of Parro niet als veilig ziet. Om ervoor te zorgen dat deze e-mail aankomt in de mailbox, kan je de volgende handleiding volgen: Veilige afzender mail.
Wachtwoord e-mail wordt naar het e-mailadres gestuurd dat in ParnasSys bekend is bij: Account
Ga naar: Leerling > [selecteer leerling] > Personalia > Gezin > [selecteer verzorger] > Account
Als het account actief is wordt de wachtwoordherstel e- mail altijd naar dát e-mailadres gestuurd. Het is mogelijk om bij het contact e-mailadres bij: Communicatie een ander e-mailadres te hebben staan dan bij Account. Zeker bij verzorgers gebeurt dit regelmatig. Controleer bij het niet ontvangen van de een wachtwoord e-mail dus altijd of het account e-mailadres klopt.
Controle
Heb je bovenstaande gecontroleerd, maar nog geen oplossing? Kijk dan of een bericht naar het mailadres van de geadresseerde dat buiten ParnasSys wordt verzonden wel aankomt.