In dit artikel lees je hoe je een account voor een medewerker maakt
Wat moet de nieuwe medewerker doen?
Situatie 1: De nieuwe medewerker is nog niet bekend binnen de stichting/het bestuur Wat doe je als beheerder?
Ga naar Medewerker > Knop: Medewerker toevoegen > Knop: Nieuwe medewerker,
Hier registreer je het e-mailadres van de nieuwe medewerker. In veel gevallen zal dit een organisatie e-mailadres zijn van de school of van een stichting dat voor de nieuwe medewerker is aangemaakt. Voer liever geen persoonlijk e-mailadres in.
Ook voer je hier een gebruikersnaam in die uniek moet zijn binnen de landelijke database van ParnasSys.
Ook voer je de naam van de medewerker in, en eventueel een telefoonnummer.
Na het invoeren van de Personalia en het Account klik je op de knop: Volgende. Je komt in het scherm waar je de aanstelling en de rol(len) invoert. Onderaan deze pagina kun je de gegevens opslaan en de inloggegevens versturen.
Let op: Wanneer het organisatie-e-mailadres van de nieuwe medewerker nog niet is aangemaakt of geactiveerd kun je hier beter eerst alleen opslaan en de inloggegevens later versturen om te voorkomen dat de activatie e-mail niet aankomt.
Wat moet de nieuwe medewerker doen?
De nieuwe medewerker krijgt nu een activatie e-mail vanuit ParnasSys, waarmee een account kan worden aangemaakt. De activatielink in deze e-mail is 30 dagen geldig.
Er zijn twee situaties mogelijk:
- Het e-mailadres van de nieuwe medewerker is onbekend binnen ParnasSys en de nieuwe medewerker wordt uitgenodigd een nieuw account aan te maken met dat e-mailadres.
- De nieuwe medewerker heeft al een ParnasSys account op een andere school met hetzelfde e-mailadres en het nieuwe account wordt hieraan toegevoegd, zodat er één set aan inloggegevens ontstaat voor twee accounts. Het heeft echter de voorkeur om dan Schoolaccounts naar bovenschoolse omgeving te volgen.
Als de nieuwe medewerker klikt op de knop: Maak account, start er een proces waarin de medewerker een aantal schermen doorloopt om het account aan te maken of toe te voegen. Hierna kan de medewerker inloggen.
De accountbeheerder van de school kan het account inzien en de status van het account volgen bij: Medewerker > [selecteer medewerker] > Medewerker > Account.
De accountpagina van de medewerker ziet er als volgt uit:
Goed om te weten
Alleen de medewerker zelf kan het e-mailadres en de gebruikersnaam aanpassen door op het bewerken-potlood te klikken. Wijzigingen van het e-mailadres en/of het wachtwoord zijn ook mogelijk in het Accountportaal op: https://account.parnassys.net/
Op het Accountportaal kan een medewerker ook een account met een ander e-mailadres dat hij/zij heeft toevoegen, zodat er één set inloggegevens ontstaat, waarmee ingelogd kan worden op meerdere accounts.
LET op! koppel geen verzorgers account en medewerkers account aan elkaar!
Meer informatie over het beheren van je eigen account en het koppelen van accounts vind je in dit artikel.
Situatie 2: De medewerker is al bekend binnen de stichting/het bestuur maar nieuw op deze school/ Wat doe je als beheerder?
Vraag de bovenschoolse beheerder om de bestaande account van de medewerker in de bovenschoolse omgeving te zetten, en daar de aanstelling voor de nieuwe school toe te voegen.
Dit wordt uitgelegd in deze artikelen:
Schoolaccounts naar bovenschoolse omgeving
Medewerkers beheren in de bovenschoolse omgeving
Als een medewerker via de bovenschoolse omgeving meerdere aanstellingen heeft, dan kan er rechts onderin gekozen worden voor Wijzig organisatie. Hier kan je alle scholen kiezen, waar je een aanstelling voor hebt.