In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen:
- Voor welke scholen is deze handleiding geschikt?
- Moet ik de jaarovergang uitvoeren als een leerling op mijn school overgaat van SO naar VSO?
- Wanneer moet ik de jaarovergang uitvoeren?
- Hoe voer ik de jaarovergang uit?
- Wat moet ik doen als ik tijdens de jaarovergang een fout maak?
- Hoe kan ik een overzicht maken van de groepen van volgend schooljaar?
Voor welke scholen is deze handleiding geschikt?
De stappen in dit artikel zijn voor scholen in het speciaal onderwijs; cluster 1-2 en cluster 3-4.
Scholen voor (speciaal) basisonderwijs volgen de stappen van het artikel Jaarovergang uitvoeren (handleiding voor reguliere en SBO-scholen).
Moet ik de jaarovergang uitvoeren als een leerling op mijn school overgaat van SO naar VSO?
Nee, voor leerlingen die overgaan van SO naar VSO binnen dezelfde school voer je geen jaarovergang uit. Deze leerlingen schrijf je uit op SO en geef je een herinschrijving op VSO. Zie hiervoor ook het artikel Overgang van SO naar VSO.
Wanneer moet ik de jaarovergang uitvoeren?
Je kunt de jaarovergang op ieder gewenst moment uitvoeren. Voer je de jaarovergang bijvoorbeeld enkele maanden voor de zomervakantie uit, dan blijven alle leerlingen gewoon in het huidige schooljaar beschikbaar en kunnen er op dezelfde manier gegevens aan toegevoegd worden.
Wel heb je bepaalde gegevens nodig om de jaarovergang te doen. Zo moet bekend zijn wat de nieuwe groepsindeling is en aan welke opleiding je de leerling voor volgend schooljaar moet koppelen.
Hoe voer ik de jaarovergang uit?
Het uitvoeren van de jaarovergang bestaat uit vier stappen:
1. Groepen kopiëren
Eerst maak je de groepen aan die je volgend schooljaar nodig hebt. Hiervoor kun je de groepen uit dit schooljaar kopiëren.
- Ga naar Groep en klik op Groep kopiëren (links onderin)
- Selecteer onder Groepen kopiëren van welk schooljaar en naar welk schooljaar je de groepen wilt kopiëren.
- Vink onder Groepen en Sublesgroepen de groepen aan die je wilt kopiëren.
Als je bepaalde groepen niet in de lijst kunt vinden, betekent dit dat de betreffende groepsnaam al bestaat in het nieuwe schooljaar. Als je deze groepen toch naar het betreffende schooljaar wilt kopiëren, moet je eerst de bestaande groepen in het nieuwe schooljaar verwijderen. - Klik op Opslaan (links onder).
Je hebt nu alleen de groepsnamen, de lesroosters en de gekoppelde medewerkers gekopieerd. Er zitten nog geen leerlingen in de groepen. Je kunt dit controleren door op het tabblad Groep het juiste schooljaar te selecteren en op Zoeken te klikken:
Een eventueel leerkrachtrooster moet je bij de nieuwe groep opnieuw invoeren. Zie hiervoor het artikel Medewerker en rooster koppelen aan groep.
2. Leerlingen overzetten
De volgende stappen moet je voor elke groep doen waaruit je de leerlingen wil laten overgaan naar een volgend schooljaar.
- Ga naar Groep en kies bij Schooljaar het schooljaar waaruit de leerlingen overgezet worden.
- Klik op de groep waarvan je de jaarovergang gaat uitvoeren.
- Ga naar Leerlingen > Jaarovergang.
ParnasSys filtert de leerling op basis van SO, VSO, of overige inschrijvingen. Je voert de jaarovergang apart uit voor leerlingen op SO, VSO of met een overige inschrijving (bijvoorbeeld Extern begeleid of Onbekostigd). Als alle leerlingen in de groep dezelfde schoolsoort of type inschrijving hebben, zie je alle leerlingen in de groep in de lijst. - Selecteer de leerlingen waarvoor je de jaarovergang wilt uitvoeren. Leerlingen die al eerder zijn uitgestroomd kunnen in deze lijst niet geselecteerd worden. Ter verduidelijking wordt via een pop-up met informatie een toelichting gegeven.
- Onder de lijst staan twee velden met keuzelijsten. Geef bij deze velden aan welke actie van toepassing is op de geselecteerde leerlingen.
- In het speciaal onderwijs tellen leerjaren door. Kies daarom bij Geselecteerde leerlingen voor Gaan over.
- Bij het veld Naar groep kies je de groep waarin de leerlingen in het volgend schooljaar worden geplaatst. Dit zijn de groepen die je in stap 1 hebt aangemaakt of gekopieerd. Staan er geen groepen in het selectievenster Naar groep? Dan is stap 1 niet goed uitgevoerd. Er staan dan namelijk nog geen groepen in het komende schooljaar. Voer dan stap 1 (opnieuw) uit volgens de beschrijving.
Let op:
Bij leerlingen op VSO staat hier ook het veld VO leerjaar voor ROD. Dit veld laat je leeg voor leerlingen op dagbesteding of arbeidsmarkt. Alleen bij leerlingen op vervolgonderwijs vul je het leerjaar in. Je kunt één VO leerjaar voor ROD instellen. Als leerlingen volgend schooljaar een VO leerjaar voor ROD hebben dat van elkaar verschilt, voer je de jaarovergang per leerjaar uit. Leerlingen op vervolgonderwijs moeten een leerjaar hebben om met ROD uit te kunnen wisselen.
- Zorg dat je bij de leerlingen die je selecteerde, de juiste opleiding kiest in het veld Volgende opleiding.
Wanneer de huidige opleiding al gevuld is, dan wordt het veld 'volgende opleiding' standaard gevuld met diezelfde opleiding.
Wanneer de huidige opleiding leeg is, en er komt maar 1 opleiding voor in de administratieve omgeving, dan wordt dit veld standaard gevuld met die ene opleiding.
Wanneer de huidige opleiding leeg is, en er komen meerdere opleidingen voor, dan staat het veld niet standaard gevuld en zul je een opleiding moeten kiezen. - Voer vervolgens voor VSO-leerlingen de Erkende opleidingscode in. De keuzes die je hier kunt maken, zijn afhankelijk van de opleiding die je hiervoor koos. Als er maar één optie is, wordt deze automatisch ingevuld. Staan hier niet de juiste opties? Controleer dan de inrichting van de opleidingen in RIO. ParnasSys haalt hier de informatie uit om de opties te bepalen.
Voor SO-leerlingen vul je dit veld niet in. - Voor VSO-leerlingen op dagbesteding of arbeidsmarkt vul je ook de Opleidingsrichting in. Dit veld wordt niet met ROD uitgewisseld en is voor je eigen administratie.
- Klik op Volgende (links onderaan) om door te gaan naar stap 2 van de jaarovergang.
- Vul Doelgroeponderwijs in. Ook hiervoor geldt dat de beschikbare opties worden afgeleid van de eerder gekozen opleiding. Vink eventueel Afwijkende doelgroep kiezen aan en kijk dan opnieuw in het veld Doelgroeponderwijs om meer opties te krijgen waaruit je kan kiezen.
Voor scholen in cluster 1-2 wordt dit veld met ROD uitgewisseld. Bij cluster 3-4 niet, daar is het alleen voor eigen administratie. - Voer ten slotte Soort verblijf en Leerroutefase in wanneer dat van toepassing is.
- Klik op Opslaan (links onderaan) om de jaarovergang uit te voeren voor de geselecteerde leerlingen.
- Herhaal de stappen totdat voor alle leerlingen de jaarovergang voltooid is.
3. Leerlingen uitschrijven
Leerlingen die aan het einde van het schooljaar de school verlaten, schrijf je uit. Dit kun je ook groepsgewijs doen. Wanneer je al eerder een uitschrijving voor een leerling invoerde, hoeft dat nu niet meer.
- Ga naar Groep en kies bij Schooljaar het schooljaar waarvan je de leerlingen uitschrijft.
- Klik op de groep waar de leerlingen nu in zitten.
- Selecteer de leerlingen die je met dezelfde instellingen (reden uitschrijving, VO-school) uit wil schrijven door het selectievakje voor de leerling te markeren.
- Geef de datum en reden van uitschrijving op. De vervolgschool kun je opzoeken door achter Vervolgschool op het vergrootglas te klikken. Je kunt ook direct in het veld typen (op brinnummer of naam). ParnasSys laat de scholen zien die met jouw invoer overeenkomen. Klik op een optie om een keuze te maken.
- Klik op Opslaan (links onderaan).
Nadat de leerlingen op de bovenstaande manier zijn uitgeschreven, kun je de uitschrijfgegevens op individueel niveau aanvullen. Je moet in elk geval nog het veld Toelichting uitschrijving individueel invullen.
4. Controleer uitwisseling ROD
De handelingen van de jaarovergang en uitschrijvingen leiden automatisch tot een uitwisseling met ROD. Controleer na het uitvoeren hiervan of ROD deze berichten goedkeurde.
- Ga naar School > ROD > Afkeuringen ROD.
- Kijk of er tegels zijn waar staat dat er één of meer afkeuringen zijn.
- Klik op een tegel om te zien welke signalen en leerlingen het betreft.
- Wijzig de gegevens die onjuist zijn bij de leerling in ParnasSys en controleer of de uitwisseling daarna wel is goedgekeurd.
- Controleer hierna via het analyseren van een registratieoverzicht of hier nog meldingen uit komen die een verschil tussen ParnasSys en ROD aangeven.
Let op:
Pas bij het aanvragen van het registratieoverzicht het schooljaar aan naar 2023/2024 zodat je de gegevens van dat schooljaar kunt analyseren.
Wat moet ik doen als ik tijdens de jaarovergang een fout maak?
Een fout tijdens de jaarovergang is eenvoudig te herstellen.
Maak je een fout bij het kopiëren van groepen? Dan kun je de verkeerd gekopieerde groepen in het nieuwe schooljaar verwijderen of de naam aanpassen.
- Ga naar Groep en kies bij Schooljaar het schooljaar met groepen die je wilt aanpassen.
- Klik op de betreffende groep.
- Klik onder Groepsgegevens op het bewerken-potlood.
- Pas de naam aan en klik op Opslaan (rechts onder).
of - Klik op Groep verwijderen (rechts onder).
- Om de groep te verwijderen vul je ook de naam van de groep in (bijvoorbeeld 7).
- Klik op Groep verwijderen.
Maak je een fout bij het overzetten of uitschrijven van leerlingen? Dan kun je de handeling gewoon herhalen. Het uitvoeren van de jaarovergang zelf kun je altijd opnieuw doen met de juiste gegevens. De verkeerde gegevens worden dan overschreven.
Hoe kan ik een overzicht maken van de groepen van volgend schooljaar?
Wil je groepsoverzichten van het toekomstige schooljaar opvragen of afdrukken, gebruik dan het overzicht Groepsoverzicht op peildatum via Overzichten > Leerlingadministratie > Leerlingenlijsten groep.
Vul als peildatum een datum van het nieuwe schooljaar in en klik op Toon overzicht om de gegevens op te roepen.