Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Persoonsgegevens van een leerling wijzigen

Frank
Bijgewerkt

In dit artikel leggen we uit hoe je het geslacht, de geboortedatum, het BSN en andere persoonsgegevens kunt wijzigen in ParnasSys én kunt delen met ROD

 

Het volgende komt aan bod:

 

Wat zijn identificerende persoonsgegevens?

Identificerende persoonsgegevens zijn díe gegevens die ROD gebruikt om een leerling te identificeren.

Dat zijn:

  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • BSN
  • Onderwijsnummer
  • Overige persoonsgegevens, zoals de naam of het adres

 

Met welke rol kan ik wijzigingen van de identificerende gegevens van een leerling met ROD delen?

Alleen medewerkers met de rollen Inschrijven/OSO/Uitschrijven/ROD en/of applicatiebeheerder hebben toegang tot de functionaliteit ROD identificerende gegevens wijzigen. Deze knop wordt niet getoond aan een medewerker die niet één van de bovenstaande rollen heeft.

 

Hoe kan ik de persoonsgegevens wijzigen van leerling die succesvol door ROD is geïdentificeerd?

In sommige gevallen kan ROD tóch een leerling succesvol identificeren, terwijl je niet de volledig juiste persoonsgegevens hebt aangeleverd. In dat geval wil je alsnog de juiste persoonsgegevens in ParnasSys registreren. Dit doe je door de betreffende persoonsgegevens over te nemen uit de spontane bericht Persoonsgegevens PO verstrekken die ROD stuurt na een succesvolle identificatie.


Hoe kan ik persoonsgegevens wijzigen van een leerling die op basis van onjuiste persoonsgegevens verkeerd is geïdentificeerd?

Vaak gaat het dan om een verkeerde BSN, een verkeerd geslacht en/of een verkeerde geboortedatum. Dat is enkel te corrigeren met behulp van een nieuwe identificatie. Een nieuwe identificatie is alleen mogelijk als je alle uitgewisselde items bij ROD hebt verwijderd. Volg de onderstaande stappen om een leerling opnieuw te identificeren:

  1. Leerling > Open gewenste leerlingdossier
  2. Personalia > ROD > Handmatige berichten ROD
  3. Verstuur verwijderberichten voor alle items die bekend zijn bij ROD, bijvoorbeeld een bericht Inschrijving verwijderen.
  4. Terug
  5. Controleer of ROD alle verwijderingen heeft goedgekeurd. Klik (enkele malen) op Zoeken als er nog geen nieuwe terugkoppelingen worden getoond.

Zodra ROD alle uitgewisselde verwijderingen heeft goedgekeurd, kan je de leerling opnieuw identificeren:

  1. Personalia > ROD > ROD identificerende gegevens wijzigen
  2. Selecteer links de optie Nieuwe identificatie door op het bolletje te klikken
    mceclip0.png
  3. Wijzig of vul de beschikbare velden.
  4. Verwijder het onderwijsnummer als je de leerling met BSN wilt identificeren.
  5. Opslaan en versturen
  6. Controleer of de nieuwe identificatie is goedgekeurd. Klik (enkele malen) op Zoeken als er nog geen nieuw bericht van het berichttype Identificeren persoon PO wordt getoond.
  7. Controleer onder Personalia > Personalia of de wijziging(en) ook in ParnasSys is/zijn opgenomen

Als de heridentificatie is goedgekeurd en de wijziging(en) in ParnasSys is/zijn opgenomen, dan worden alle geregistreerde items, zoals inschrijving en VVE-programma, automatisch opnieuw uitgewisseld met ROD. Controleer deze uitwisselingen via Personalia > ROD. Klik (enkele malen) op Zoeken als er nog geen nieuwe terugkoppelingen worden getoond.

 

Hoe registreer ik een BSN bij een leerling die bekend is met onderwijsnummer?

Als je een BSN hebt achterhaald voor een leerling die met een onderwijsnummer bekend is in ParnasSys en bij ROD, dan wil je dit BSN opnemen in ParnasSys en delen met ROD. Volg de onderstaande stappen om dit te realiseren:

  1. Leerling > Open het gewenste leerlingdossier
  2. Personalia > ROD > ROD identificerende gegevens wijzigen
  3. Selecteer rechts de optie BSN achterhaald bij leerling met onderwijsnummer door op het bolletje te klikken
  4. Voer het BSN in
  5. Opslaan en heridentificatie uitvoeren
  6. Controleer of de heridentificatie is goedgekeurd. Klik (enkele malen) op Zoeken als er nog geen nieuw bericht van het berichttype Identificeren persoon PO wordt getoond.
  7. Controleer onder Personalia > Personalia of het BSN ook in ParnasSys is opgenomen

 

Hoe deel ik wijzigingen van de overige personalia van een leerling met onderwijsnummer met ROD?

Je hebt geconstateerd dat de naam en/of het adres van een leerling met onderwijsnummer anders is dan je in eerste instantie hebt geregistreerd, óf in de tussentijd is gewijzigd. Je hebt deze gegevens al aangepast in ParnasSys. Het is dan echter zeer relevant om deze wijziging(en) ook met ROD te delen. Wellicht kan ROD dan tóch een match maken met een persoon in de BRP.

Volg de onderstaande stappen om een wijziging van de overige personalia met ROD te delen:

  1. Leerling > Open gewenste leerlingdossier
  2. Personalia > ROD > ROD identificerende gegevens wijzigen
  3. Selecteer rechts de optie Overige personalia aanpassen bij leerling met onderwijsnummer door op het bolletje te klikken
  4. Heridentificatie versturen
  5. Controleer of de heridentificatie is goedgekeurd. Klik (enkele malen) op Zoeken als er nog geen nieuw bericht van het berichttype Identificeren persoon PO wordt getoond.

Als gevolg van de wijziging(en) is het mogelijk dat ROD een ander onderwijsnummer of een BSN vindt voor de leerling. In dat geval worden in ROD de inschrijving(en) en andere geregistreerde items gekoppeld aan het nieuw gevonden BSN of onderwijsnummer. Dit nieuwe BSN of onderwijsnummer zal automatisch in ParnasSys worden overgenomen.