In dit artikel leggen we uit hoe je kunt werken met de TSO-module in Schoolkassa. De TSO-module is een aanvullende module in Schoolkassa. Deze gebruik je om de aanwezigheid bij de tussenschoolse opvang (TSO) bij te houden en hier een betaalverzoek voor te versturen.
- Hoe start ik met de TSO-module?
- Welke instellingen moet ik vooraf doen in de TSO-module?
- Hoe maak ik een betaalopdracht aan voor de TSO?
- TSO betaalopdracht aanpassen.
- Wat ziet een ouder bij het ontvangen van een betaalopdracht voor de TSO?
- Hoe kan ik de aanwezigheid voor de TSO bekijken?
Hoe start ik met de TSO-module?
Je vraagt de TSO-module aan via de ParnasSys-website. De basismodule van Schoolkassa inclusief de TSO-module neem je af voor €2,78 euro per leerling per jaar.
Welke instellingen moet ik vooraf doen in de TSO-module?
Voordat je een betaalverzoek verstuurt voor de TSO moet je de prijs en de beschikbare dagen instellen. Je gaat hiervoor in Schoolkassa naar Beheer > TSO > Instellingen. Je komt dan in onderstaand scherm:
Bij Prijs vul je het bedrag in dat ouders voor de TSO moeten betalen. Je kunt de prijs vaststellen voor drie periodes in het jaar:
- Blok 1 is van begin schooljaar t/m december.
- Blok 2 is van januari t/m maart.
- Blok 3 is van april t/m einde schooljaar.
Bij Dagen geef je aan op welke dagen er TSO wordt aangeboden op jouw school.
Let op: Er kan alleen rekening worden gehouden met de standaarddagen, bijvoorbeeld feestdagen kunnen niet geregistreerd worden. Wil je dat ouders per dag betalen, dan moet je zelf berekenen hoeveel dagen er daadwerkelijk binnen de periode vallen, en hoeveel geld er dan voor dat blok gerekend moet worden. Ook hier kan er geen rekening gehouden worden met bijvoorbeeld maandag 2e paasdag.
Een vast bedrag per periode is in dit geval makkelijker.
Hoe maak ik een betaalopdracht aan voor de TSO?
Je maakt in Schoolkassa een betaalopdracht aan om de aanwezigheid van kinderen bij de TSO op te vragen. De ouder kan daarna direct betalen.
Goed om te weten:
- Een TSO opdracht kan per blok en leerling maar 1 keer aangemaakt worden. Let dus goed op welke leerlingen je selecteert.
- Heb je instromende leerlingen die pas vanaf blok 2 of 3 meegenomen moeten worden, zorg er dan voor dat je die niet meeneemt bij de betaalopdracht waarin blok 1 (en of 2) ook wordt gekozen.
- Maak eventueel voor instromende leerlingen een apart TSO betaalverzoek aan.
Op deze manier maak je een betaalopdracht voor de TSO aan:
- Ga in Schoolkassa naar Betaalopdrachten en klik daarna op het plusje (+).
- Kies bij Categorie voor TSO.
- Kies bij TSO blokken voor welk blok je de betaalopdracht wilt aanmaken.
- Bekijk het artikel Werken in Schoolkassa voor uitleg van de andere velden in de betaalopdracht.
- Klik op Versturen als je alle gegevens hebt ingevuld.
TSO betaalopdracht aanpassen.
Als de TSO betaalopdracht nog toekomstig is of in concept staat. Dan is het mogelijk om leerlingen toe te voegen of te verwijderen.
Bij een concept:
- Zoek de betaalopdracht op en klik op de 3 puntjes
- Kies Concept aanpassen
- Voer de wijzigingen uit
- Klik op Concept opslaan of inplannen
Bij een ingeplande opdracht:
- Zoek de betaalopdracht op en klik op de 3 puntjes
- Kies Betaalopdracht aanpassen
- Voer de wijzingen uit
- Klik op Inplannen
Wat ziet een ouder bij het ontvangen van een betaalverzoek voor de TSO?
Nadat je een betaalopdracht voor de TSO hebt verzonden, ontvangen ouders deze via de mail, een Parro-bericht of SMS. Door te klikken op de betaallink komt de ouder in onderstaand scherm:
In het scherm geeft de ouder de volgende gegevens aan:
- Betalingsvoorkeur: in één keer of in termijnen.
- Aanwezigheid: de ouder geeft de dagen op dat zijn kind naar de TSO komt.
Hierna klikt de ouder op Betalen om door te gaan naar de iDeal-betaling. Hiermee wordt de aanwezigheid van het kind opgeslagen.
Hoe kan ik de aanwezigheid voor de TSO bekijken?
Je kunt de aanwezigheid voor de TSO bekijken via Beheer > TSO > Aanwezigheidslijsten. Je kunt deze lijst exporteren naar PDF of Excel met de knop Exporteren rechts bovenin.
Nadat een ouder de aanwezigheid van het kind heeft doorgegeven via de betaalopdracht, komt dit op de aanwezigheidslijst te staan.
Let op: In de aanwezigheidslijst kan je alleen aangeven op welke dagen in de week een kind standaard naar de TSO komt. Het registreren van incidentele aan- of afwezigheid is niet mogelijk.
In de onderstaande schermafbeelding zie je een voorbeeld van een aanwezigheidslijst. Het vinkje geeft aan dat het kind die dag aanwezig is. Als de naam van de leerling lichtgrijs is, dan is er nog niet gereageerd op de betaalopdracht.
Hoe voer ik een wijziging door bij een bestaande TSO betaling?
Heeft een verzorger de verkeerde TSO dagen gekozen?
Storneer het bedrag van de eerste betaling
- Open het betreffende betaalverzoek
- Zoek de leerling op
- Klik bij de transacties op de 3 puntjes
- Kies voor Bedrag terugstorten
Verstuur het verzoek opnieuw
- Zoek de leerling opnieuw op (deze staat nu onder 'Nog niet gereageerd'
- Klik onderaan op Stuur Parro of Stuur E-mail zodat de verzorgers meteen een nieuw betaalverzoek krijgen.
De leerling gaat een dag meer of minder naar de TSO.
Het is helaas momenteel niet mogelijk om binnen 1 TSO periode voor een leerling een tweede betaalopdracht te maken. Ook niet als de eerst is afgerond.
De wijziging in TSO dag kan via Schoolkassa pas vanaf het volgende Blok worden toegepast. Regel eventueel onderling de betaling of terugbetaling als dat van toepassing is.
Houdt er ook rekening mee dat de wijziging dus niet in het TSO rooster zichtbaar is.