Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Dubbel dossier leerling verwijderen

Frank
Bijgewerkt

Als een leerling een dubbel dossier in ParnasSys heeft, kun je doorgaans één van beide dossiers verwijderen uit ParnasSys. Controleer wel altijd dat je geen belangrijke informatie weggooit. 

Let op: Als je de inschrijving bij ROD verwijderd, en daarna niet meer opnieuw aanlevert kan dat gevolgen hebben voor de bekostiging. Controleer altijd bij de leerling die overblijft of de inschrijving goed is aangeleverd nadat je klaar bent met verwijderen.
ROD registreert leerlingen op basis van een BSN/onderwijsnummer. Een leerling is dus niet dubbel geregistreerd bij ROD, enkel in ParnasSys.

Hier kun je lezen hoe je een leerling verwijdert die niet bekend is bij ROD.

 

In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen: 

 

Tips vooraf

  • Download eventueel bestanden uit het te verwijderen dossier. Dit doe je onder Leerling > [Leerling] > Map staan. Upload deze weer in het leerlingdossier dat je wilt bewaren.
  • Kopieer de inhoud van notities naar nieuwe notities in het leerlingdossier dat je wilt bewaren.
  • Voer indien nodig de toetsresultaten in in het leerlingdossier dat je wilt bewaren. 
  • Controleer of de personalia van de leerling en het gezin correct zijn geregistreerd in het te bewaren leerlingdossier. Neem desgewenst nog gegevens over uit het te verwijderen dossier.

 

Hoe verwijder ik het dubbele leerlingdossier?

Het is niet mogelijk om een leerlingdossier te verwijderen als er nog gegevens van dit dossier bekend zijn bij ROD. In het leerlingdossier dat je wilt gaan verwijderen, controleer je allereerst of er geen uitwisseling met ROD heeft plaatsgevonden:

  1. Ga naar Leerling > Personalia > ROD
  2. Controleer of hier een bericht wordt getoond van het type 'Inschrijving aanleveren' of dat er een ander item, zoals een voorschools programma, is aangeleverd. Enkel een bericht 'Identificeren persoon' vormt geen belemmering voor het verwijderen van het dossier.

    1. Als er bij deze leerling geen inschrijving (of andere berichten) aan ROD zijn geleverd, dan doe je het volgende:
      1. Verwijder het dubbele leerlingdossier volgens deze stappen. Je hoeft bij het resterende leerlingdossier geen aanvullende acties te ondernemen.

    2. Als er in het te verwijderen dossier wél items aan ROD zijn geleverd, dan doe je het volgende:
      1. Verwijder deze uitgewisselde items bij ROD. Klik op de knop 'Handmatige berichten ROD' en geef aan welk item je wilt verwijderen. Voor het verwijderen van de inschrijving verstuur je bijvoorbeeld het bericht 'Inschrijving verwijderen'. Als er meerdere items bekend zijn bij ROD, dan verwijder je ook deze overige items.
      2. Als de verwijdering van de items door ROD is goedgekeurd, dan verwijder je de leerling volgens deze stappen uit ParnasSys.
      3. Ga naar het overgebleven leerlingdossier en wissel handmatig de gegevens, die je zojuist hebt verwijderd in het dubbele dossier, weer uit met ROD (zie toelichting). Dit doe je wederom via de knop 'Handmatige berichten ROD'. Voor de inschrijving kies je bijvoorbeeld het bericht 'Inschrijving aanleveren'. Controleer onder Personalia > ROD vervolgens of de uitwisseling door ROD is goedgekeurd.