Werken in Schoolkassa

In dit artikel leggen we uit hoe je werkt met betalingen in Schoolkassa.

• Hoe maak ik een betaalopdracht aan?
• Hoe kan ik betalen in termijnen instellen en hoe werkt dat voor de ouder/verzorger?
• Hoe kan ik een aangepaste prijs per kind in een gezin instellen?
• Hoe kan ik lopende betaalopdrachten bekijken en wijzigen?
• Hoe kan ik een bedrag terugstorten naar een ouder?
• Hoe rond ik een betaalopdracht af?
• Welke ouders ontvangen een betaalverzoek?
• Wat ziet een ouder bij het ontvangen van een betaalverzoek?
• Wat gebeurt er tijdens de schooljaarovergang in Schoolkassa?

Hoe maak ik een betaalopdracht aan?

In de onderstaande tien stappen leggen we uit hoe je in Schoolkassa een betaalopdracht aanmaakt:

1. Ga in Schoolkassa naar Betaalopdrachten.
2. Klik rechts bovenin op het plusje (+).
3. Vul de Betaalopdrachtgegevens in.
   • Omschrijving: geef de betaalopdracht een naam van maximaal 44 tekens.
   • Categorie: kies uit de verschillende categorieën.
   • Rekening: kies het rekeningnummer waarop je de betaling wilt ontvangen.
   • Beheerders: geef aan welke collega’s met een Schoolkassa-account inzage mogen hebben in deze betaalopdracht. Collega’s die via ParnasSys inloggen in Schoolkassa hebben altijd inzage in alle betaalopdrachten.
4. Stel de Betalingsinstellingen in door te klikken op Instellen onder Betaling en herinneringen.
   • Betalingstype: kies voor Vaste prijs, Prijs per kind of Ouders zelf laten invullen.
   • Betalen in termijnen: geef aan of ouders mogen betalen in termijnen en geef het aantal termijnen aan.
   • Donaties: geef aan of ouders bovenop het gevraagde bedrag een donatie mogen doen.
   • Ouder mag afwijzen: geef aan of ouders de betaling mogen afwijzen. Wanneer deze optie op Ja staat, dan kun je een optioneel bericht maken dat ouders zien als ze op Niet betalen klikken in het betaalscherm.
5. Vul de gegevens onder Ontvangers in.
   • Instromende leerlingen: geef aan of leerlingen die later dit jaar gaan starten, maar al wel in een groep zijn geplaatst, het betaalverzoek mogen ontvangen.
   • Verzenden naar: kies voor Groepen als het betaalverzoek voor (een) complete groep(en) is. Kies voor Individueel als het betaalverzoek voor één of meerdere leerlingen is. Selecteer daarna de groep(en) of leerling(en).
6. Onder Betaalverzoek geef je het betaalverzoek een onderwerp en typ je de tekst die ouders/verzorgers ontvangen bij het betaalverzoek. In het veld Ondertekening kun je eventueel de standaardtekst wijzigen.
7. Bekijk eventueel een Voorbeeld van het bericht en het betaalverzoek.
8. Klik op Inplannen na het invullen van alle gegevens.
9. Op het volgende scherm kun je het verzendschema instellen.
   • Eerste verzenddatum: als je de betaalopdracht direct wilt versturen, laat je hier de datum van die dag staan. Als je de betaalopdracht later wilt versturen, dan kies je hier voor een datum in de toekomst. 
   • Deadline betalingen: als er wordt gekozen om het betaalverzoek in termijnen te betalen, worden de termijnen tot deze datum berekend.
   • Herinneringsrondes: hier kun je het schema met verstuurde berichten aanpassen. Een verzorger ontvangt een herinnering als er nog niet is betaald. Kies per herinnering voor e-mail of Parro (als jouw school Parro gebruikt). Ook kun je aanpassen na hoeveel dagen of weken ouders de volgende herinnering krijgen.
10. Als alles goed staat ingesteld klik je op Versturen of Inplannen (als de eerste verzenddatum in de toekomst ligt).

Hoe kan ik betalen in termijnen instellen en hoe werkt dat voor de ouder/verzorger?

Bij het aanmaken van een betaalopdracht in Schoolkassa kun je aangeven of ouders in termijnen mogen betalen. De ouder krijgt dan in het betaalverzoek de mogelijkheid om in één keer of in termijnen te betalen.

Bij het aanmaken van een nieuwe betaalopdracht kies je bij de Betalingsinstellingen voor Betalen in termijnen. Je krijgt dan twee opties voor het aantal termijnen:

• Maandelijkse termijnen: de eerste termijn betaalt de ouder via iDeal. De overige termijnen worden maandelijks automatisch geïncasseerd tot de ingestelde deadline.
• 2 termijnen: de eerste termijn betaalt de ouder via iDeal. De tweede termijn wordt halverwege de eerste betaling en de ingestelde deadline automatisch geïncasseerd.

De ouder krijgt altijd voor de aankomende incasso een melding per e-mail.

Je kunt de periode voor de termijnbetaling bepalen door een deadline in te stellen (zie stap 9 onder Hoe maak ik een betaalopdracht aan?). Automatisch staat de deadline ingesteld op de laatste dag van het schooljaar.

De periode van de termijnbetaling begint als de ouder voor het eerst betaalt (eerste termijnbetaling). Deze periode loopt door tot de ingestelde deadline. Als er is gekozen voor maandelijkse termijnbetaling, wordt het aantal termijnen verdeeld over het aantal maanden tot de deadline.
De volgende incasso's zullen op de een na laatste dag van de maand gebeuren, dus niet op dezelfde datum als de eerste betaling.

Voorbeeld: de ouder betaalt de eerste termijn op 23 oktober en de ingestelde deadline is 31 januari. De ouder krijgt dan een automatische incasso in november, december en januari. Het totaalbedrag wordt dan dus in 4 termijnen betaald.

Bij elke betaling worden er kosten in rekening gebracht door Mollie. Je kan onder Beheer instellen dat ouders bij termijnbetalingen deze zelf moeten betalen. Dat wordt bij die keuze ook duidelijk aangegeven. Zo stimuleren we ouders/verzorgers om het bedrag toch in 1 keer te betalen.

Kiest de ouder/verzorger voor termijn betaling, dan wordt de eerste betaling via IDEAL gedaan, dit wordt direct afgeschreven, én deze IDEAL betaling is de toestemming voor de verdere automatische incasso's.

 

Hoe kan ik een aangepaste prijs per kind in een gezin instellen?

Bij het aanmaken van een betaalopdracht in Schoolkassa kun je een aangepaste prijs per kind in het gezin kiezen. Per kind in het gezin ontvangen ouders dan een betaalverzoek met het ingestelde bedrag.

Bij het aanmaken van een nieuwe betaalopdracht kies je bij de Betalingsinstellingen voor Prijs per kind. Je kunt daarna het bedrag voor het 1^e, 2^e en 3^e kind instellen. Als een gezin meer kinderen heeft, dan wordt voor die kinderen ook het bedrag van het 3^e kind gerekend.

Let op: Kinderen worden in Schoolkassa gezien als een gezin als zij precies dezelfde verzorgers in ParnasSys hebben staan. Wanneer er verschillende verzorgers zijn gekoppeld, worden ze in Schoolkassa niet als gezin herkend. Deze kinderen zullen dan beide als 1^e kind worden gezien en het betaalverzoek met dit bedrag ontvangen.

Door in het overzicht met betaalopdrachten met je muis over het i’tje te gaan bij Prijs, zie je hoeveel 1^e, 2^e en 3^e kinderen er zijn. In onderstaand voorbeeld is er één gezin met drie kinderen, één gezin met twee kinderen en één kind zonder broertjes/zusjes.

 

Hoe kan ik lopende betaalopdrachten bekijken en wijzigen?

Overzicht van alle lopende betaalopdrachten

Via Betaalopdrachten > Lopend kun je de uitgezette betaalopdrachten bekijken en beheren. In dit overzicht zie je per betaalopdracht welk percentage van het doelbedrag al is opgehaald, hoeveel geld er al is opgehaald, hoeveel betalingen er al binnen zijn en hoe veel herinneringen er verzonden zijn.

Overzicht van een enkele betaalopdracht

Door op een betaalopdracht in het overzicht Betaalopdrachten te klikken, zie je een overzicht van de leerlingen die in deze betaalopdracht zijn meegenomen. Bovenin kun je zoeken op de leerlingnaam of filteren op een groep.

Je kunt gemakkelijk zien voor welke kinderen er al betaald is:

• Links staan de kinderen waar (nog) niet voor betaald is. Er is nog niet gereageerd op het betaalverzoek of er is aangegeven dat de ouders niet betalen.
• Rechts staan kinderen waar voor betaald is. Het volledige bedrag is betaald of de ouders betalen het bedrag in termijnen.

Verder zie je op het overzicht onder andere:

• Wanneer het laatste bericht is verzonden.
• Via welk kanaal dit bericht is verzonden (e-mail/ Parro / SMS).
• Opmerkingen die bij de betaling zijn gemaakt door de ouder of beheerder in Schoolkassa.
• Bij een termijnbetaling: of er storneringen zijn geweest.

Voorbeeld (zie bovenstaande afbeelding):

• Je ziet dat de ouders van Sophie nog niet gereageerd hebben op het betaalverzoek. Als er nog niet betaald is blijven ouders herinneringen voor het betaalverzoek ontvangen volgens het ingestelde herinneringsschema.
•  De ouders van Arent hebben het volledige bedrag al betaald via het betaalverzoek. Zij ontvangen nu geen herinneringen meer.
• Voor Garon is ook al het volledige bedrag betaald. Zijn ouders hebben dit bedrag contant betaald, dit zie je aan de letters CB.
•  De ouders van Eduarda betalen in termijnen. Als er geld is teruggeboekt, wordt het aantal incasso's getoond waarvan geld gestorneerd is.
•  Bij Murat is aangegeven dat zijn ouders niet willen betalen. De ouders van Murat ontvangen nu geen herinneringen meer van het betaalverzoek.

Meer details leerling

Zoek in de betaalopdracht op een leerling en klik op de naam van deze leerling. Je vindt hier meer informatie over deze leerling in deze betaalopdracht.

• Contactmomenten
  Hier zie je welke berichten de ouders over dit betaalverzoek hebben ontvangen. Ook zie je welke berichten zij nog gaan ontvangen volgens het herinneringsschema als er nog niet betaald is.
  
  

  Wil je de ouders van deze leerling een nieuwe betaallink toesturen? Dat doe je via de knoppen Stuur Parro, Stuur E-mail of Stuur SMS onderaan de pagina. Dit bericht zie je vervolgens ook terug onder Contactmomenten.

• Acties
  Met de opties onder Acties kun je de betaling handmatig aanpassen voor deze leerling.
  
  
  • Kan niet betalen/wil niet betalen geeft aan dat ouders voor dit kind niet gaan betalen. Als de ouder in termijnen betaald, dan zorgt deze actie ervoor dat geplande termijnen niet meer geïnd worden. Het bedrag dat al is overgemaakt, blijft wel geregistreerd staan.
  • Heeft contant/per bank betaald geeft aan dat ouders buiten Schoolkassa om betalen voor deze betaalopdracht. Als nog niet het volledige bedrag is betaald, dan ontvangen de ouders nog wel herinneringen voor het resterende bedrag. Wil je niet dat de ouders herinnert worden om het resterende bedrag te betalen? Kies dan hierna voor Kan niet/wil niet betalen.

• Transacties
  Hier zie je welke betalingen er zijn gedaan. Wanneer een ouder in één keer betaalt zie je hier de directe (iDeal-)betaling terug. Wanneer een ouder kiest om in termijnen te betalen zie je een overzicht van de betaalde en geplande termijnbetalingen.
  

 

Hoe kan ik een bedrag terugstorten naar een ouder?

Je kunt een ouder die via Schoolkassa heeft betaald, terugbetalen via Schoolkassa. In de onderstaande stappen leggen we uit hoe je dit doet:

1. Open de betaalopdracht in Schoolkassa.
2. Selecteer de leerling.
3. Klik achter de transactie die je wilt terugstorten op de drie puntjes.
4. Klik op Bedrag terugstorten.
   
5. In het geopende venster zie je:
   
   
   • Bedrag dat wordt teruggestort.
   • Omschrijving: dit wordt op het bankafschrift van de ouder getoond.
   • Reden terugbetaling: vul hier een opmerking over de terugbetaling in.

6. Klik op Opslaan.

De terugbetaling in Schoolkassa wordt door Mollie uitgevoerd. Mollie verwerkt een terugstorting op de eerst volgende werkdag. Daarna staat het bedrag meestal binnen twee werkdagen op de bankrekening van de ouder.

Let op: Mollie rekent transactiekosten voor een terugbetaling.

Een terugstorting wordt gedaan vanuit het tegoed dat in je Mollie-account staat. Als je saldo onvoldoende is, dan kan de terugstorting niet worden uitgevoerd. Je leest hier meer over op de website van Mollie.

 

Hoe rond ik een betaalopdracht af?

Wanneer het volledige bedrag is geïnd, wordt een betaalopdracht automatisch afgerond. Je kunt een betaalopdracht ook vroegtijdig afronden. Je kunt één of meerdere betaalopdrachten in één keer afronden. Hieronder leggen we uit hoe je dit doet:

Eén betaalopdracht afronden:

1. Ga in Schoolkassa naar Betaalopdrachten.
2. Klik in het blok van de betreffende betaalopdracht op de drie puntjes aan de rechterkant.
3. Kies Betaalopdracht afronden.
   

Meerdere betaalopdrachten in één keer afronden:

1. Ga in Schoolkassa naar Betaalopdrachten.
2. Klik onderaan de pagina op Opdrachten selecteren om af te ronden.
3. Zet een vinkje voor de betaalopdrachten die je wilt afronden.
4. Klik op Betaalopdracht(en) afronden.
   

Welke ouders ontvangen een betaalverzoek?

Het betaalverzoek wordt standaard naar alle gekoppelde ouders/verzorgers van de geselecteerde leerlingen verzonden. Als één van de ouders heeft betaald, wordt het betaalverzoek afgerond. Er kan dus niet dubbel voor één betaalverzoek worden betaald. 

Als je het betaalverzoek via e-mail verstuurt, dan kun je aangeven dat bepaalde ouders/verzorgers geen betaalverzoek ontvangen. Dit doe je door via Beheer > Ouders & Kinderen bij de betreffende ouder/verzorger het vinkje bij E-mail ontvangen te verwijderen.  

Wat ziet een ouder bij het ontvangen van een betaalverzoek?

Betaalverzoeken verzend je naar ouders via de mail, Parro of SMS.

Je kunt tijdens het aanmaken van de betaalopdracht een voorbeeld bekijken van het betaalverzoek dat je wilt verzenden. Klik hiervoor op het gewenste voorbeeld zoals in de onderstaande afbeelding:

De link van het voorbeeld betaalverzoek kun je eventueel delen met een collega voordat je het betaalverzoek verstuurt.

Hieronder zie je voorbeelden van hoe een bericht eruit kan zien via e-mail of via Parro en hoe het betaalverzoek en betaalscherm eruit zien. Het bericht dat je verstuurt en het scherm waarin de ouder het betaalverzoek te zien krijgt, kan er wat anders uitzien afhankelijk van het soort bericht dat je hebt gekozen.

Voorbeeld bericht via e-mail:                                      Voorbeeld bericht via Parro:

                     

Voorbeeld betaalverzoek:                                             Voorbeeld betaalscherm:

                 

Als er al is betaald voor het betaalverzoek, of als de betaling handmatig op Betaald of Ontvangt geen herinnering is gezet, dan krijgt de ouder de onderstaande melding te zien als de ouder op betalen klikt:

 

Wat gebeurt er tijdens de schooljaarovergang in Schoolkassa?

Op 1 augustus gaat in ParnasSys het nieuwe schooljaar in. Vanaf dat moment worden de nieuwe groepen in Schoolkassa ingeladen. De groepen uit het vorige schooljaar kun je nu niet meer selecteren bij het aanmaken van een nieuwe betaalopdracht.

Lopende betaalopdrachten uit vorig schooljaar

Na de schooljaarovergang blijven de betaalopdrachten uit vorig schooljaar in Schoolkassa lopende opdrachten.

• Geplande herinneringen worden nog steeds verzonden.
• Het betaalverzoek blijft geldig voor ouders voor betaling via iDeal.
• Via het betaalverzoek kiezen voor betalen in termijnen is niet meer mogelijk, omdat de deadline voor termijnbetalingen uiterlijk 31 juli van dat schooljaar is.

Wil je de betaalopdrachten uit het vorige schooljaar niet door laten lopen? Dan kun je deze handmatig op afgerond zetten.

• Alle leerlingen die in het blok nog niet gereageerd stonden, worden door deze actie in het blok Ontvangt geen herinneringen gezet.
• Geplande herinneringen worden niet meer verzonden
• Het betaalverzoek is nu niet meer geldig.

Openstaande bedragen innen

Bij het aanmaken van betaalopdrachten stel je een deadline in, hierdoor lopen de termijnen altijd binnen het schooljaar af. Een mislukte incasso of een stornering wordt doorberekend in de volgende termijnen. Hierdoor wordt in de meeste gevallen het totale bedrag geïnd vóór het schooljaar (of de gekozen deadline) afloopt.

Is er toch een restant bedrag dat nog openstaat? Dan kun je voor het resterende bedrag een nieuw betaalverzoek versturen. Hierin zijn ook eventuele stornerings- en incassokosten opgenomen. Met de betaallink voor het restantbedrag kan alleen via iDeal (in één keer) betaald worden.  

Een betaalverzoek aanmaken voor een restantbedrag doe je als volgt:

1. Ga in Schoolkassa naar Betaalopdrachten.
2. Klik de betreffende betaalopdracht aan.
3. Klik de leerling aan in het blok Lopend.
4. Kies onder Acties > Stuur betaalverzoek voor het restantbedrag.
5. Kies of je het betaalverzoek via Parro, e-mail of SMS wilt versturen.

Na het versturen zal je dit betaalverzoek ook terugzien bij de Contactmomenten.

Uitgeschreven leerling/schoolverlater

Een uitgeschreven leerling wordt in de betaalopdracht getoond met een U (uitgeschreven).

Wanneer een leerling is uitgeschreven loopt de betaling door zoals boven beschreven.

Voor deze leerling zullen geplande herinneringen worden verstuurd en de betaallink blijft geldig, zolang de betaalopdracht niet is afgerond. Wil je dit niet, dan kun je de betaalopdracht afronden of voor een individuele leerling via acties voor Wil/Kan niet betalen kiezen.