In dit artikel leggen we in vijf stappen uit hoe je kunt starten met Schoolkassa. Na het volgen van deze stappen kun je je eerste betaalopdracht uitzetten.
Stap 1: Toegang tot Schoolkassa
De basismodule van Schoolkassa staat al klaar. Je hoeft hier niets voor aan te vragen.
Met jouw ParnasSys-account kun je rechtstreeks in Schoolkassa inloggen. Voeg hiervoor in jouw account de rol Schoolkassa toe via Mijn ParnasSys > Aanstellingen. Of vraag een applicatiebeheerder om dit voor jouw account in te stellen.
Zodra je de rol Schoolkassa hebt, zie je op de pagina Mijn ParnasSys het tabblad Schoolkassa staan. Wanneer je Schoolkassa wilt openen, klik je op Schoolkassa > Ga naar Schoolkassa. Je komt dan direct in Schoolkassa, je hoeft niet opnieuw in te loggen.
Je kunt eerst vrijblijvend rondkijken in Schoolkassa voordat je doorgaat naar de volgende stap.
Stap 2: Account aanmaken bij betaalservice Mollie
Om betaalverzoeken uit te zetten via Schoolkassa moet er een rekeningnummer geregistreerd worden bij betaalservice Mollie. Als jouw school al een Mollie-account heeft, ga dan direct door naar stap 3.
Mollie-account aanmaken
Wat heb je hiervoor nodig?
- Een kopie van het identiteitsbewijs van een bestuurder die geregistreerd staat bij de KVK;
- Het rekeningnummer (IBAN) van de stichting;
- Toegang tot deze rekening.
Om het Mollie-account aan te maken volg je de onderstaande stappen of bekijk je de uitleg op de website van Mollie.
- Ga in Schoolkassa naar de pagina Beheer > Onboarding en klik op de knop Mollie Payments. Of ga direct naar de website van Mollie.
- Vul de gegevens in en klik op Account aanmaken.
- Je komt nu in jouw Mollie Dashboard. Klik op Activeer account.
- Vul de bedrijfsgegevens in zoals vermeld in het Handelsregister.
Let op: voor een stichting is een BTW-nummer niet nodig. - Vul bij belanghebbenden de gegevens in van de bestuurder van de stichting (schoolbestuur, ouderraad, TSO) die bij de KVK staat geregistreerd.
- Bij het websiteprofiel kun je het volgende invullen:
- Bij Website vul je de URL van je website in (zie websiteprofiel instellen).
- Selecteer Overig bij de producten/diensten die je aanbiedt.
- Bij Vertel meer vul je in 'Wij halen geld op bij ouders voor de bijdragen op school'.
- Vul bij contactgegevens de stichtingsnaam en contactgegevens in. Deze gegevens zijn terug te vinden voor consumenten wanneer zij een transactie op de website van Mollie terugzoeken.
- Bij de betaalmethodes kies je voor iDeal en/of SEPA incasso. De overige betaalmethodes kun je niet via Schoolkassa gebruiken. Je ontvangt bericht van Mollie zodra je gekozen betaalmethode is geactiveerd. iDeal zal direct actief zijn. Het activeren van SEPA incasso kan langer duren.
- iDeal is nodig voor betalen in één keer, of voor de eerste termijnbetaling.
-
SEPA incasso is nodig voor de betaling in termijnen.
Let op: bij de optie SEPA incasso krijg je een waarschuwing over een Recurring betaaldienst. Dit is in Schoolkassa verwerkt.
- Upload een kopie van je legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart).
- Koppel de bankrekening door het rekeningnummer (IBAN) van de school/stichting in te vullen. Let erop dat je een zakelijke bankrekening hebt die op naam van het bedrijf staat zoals die in het Handelsregister staat geregistreerd.
Let op: een privérekening kan niet in Mollie worden geregistreerd. - Je kunt op twee manieren je bankrekening verifiëren:
- iDeal: met deze optie kun je direct verifiëren. Er wordt gevraagd om €0,01 over te maken met het rekeningnummer om te verifiëren dat het opgegeven rekeningnummer overeenkomt. Als dat gelukt is, ontvang je een mail om aan te geven dat de aanmelding gelukt is. Het kan één dag duren voordat je deze mail ontvangt.
- Handmatige overboeking: de verwerkingstijd hiervan is 2-3 dagen.
Meerdere rekeningen toevoegen in Schoolkassa
Het is mogelijk om meerdere rekeningen toe te voegen in Schoolkassa. Voeg bijvoorbeeld ook een rekeningnummer van de Ouderraad of TSO toe.
Mollie kan per account maar op één rekeningnummer uitbetalen. Om te voorkomen dat er per school/rekeningnummer een apart account aangemaakt hoeft te worden, kun je in het Mollie-account meerdere organisatie toevoegen.
Stap 3: Registreer je API-key vanuit Mollie in Schoolkassa
Als het Mollie-account volledig geactiveerd* is, kun je de API-key registreren in Schoolkassa. Hieronder leggen we uit hoe je dat doet:
- In jouw Mollie Dashboard klik je op Developers > API-keys.
- Kopieer hier de Live API-key.
Let op: controleer of je de Live API-key hebt overgenomen voordat je betaalverzoeken naar ouders uitzet. - Ga in Schoolkassa naar Beheer > Rekeningen en klik op het plusje (+) rechts bovenin.
- Plak hier de API-key in.
- Vul het rekeningnummer (IBAN) in en geef een duidelijke naam aan dit rekeningnummer.
- Geef akkoord voor het afnemen van de licentie Schoolkassa en klik op Opslaan.
Op het moment dat je hier het rekeningnummer van de school hebt ingevuld en op Opslaan hebt geklikt, wordt de licentie voor Schoolkassa aangevraagd. Het kan enkele werkdagen duren voordat die actief is.
*Let op: het is pas mogelijk om de API-key in te voeren als het Mollie-account volledig is. De betaalmogelijkheden iDeal (en SEPA incasso, als je termijnbetalingen wilt toestaan) moeten actief zijn. Je ontvangt van Mollie bericht wanneer de betaalmethodes geactiveerd zijn, dit kan enkele dagen duren.
Stap 4: Instellingen in Schoolkassa
Onder het tabblad Beheer in Schoolkassa vind je de instellingen. Controleer hier de onderstaande punten:
- Algemeen: controleer de gegevens van de school en vul deze zo nodig aan.
- Incassokosten: de incassokosten (voor betalen in termijnen) zijn terug te vinden op de website van Mollie. Je kunt kiezen om deze kosten aan de verzorgers door te berekenen, vul hier dan het bedrag in van de incassokosten. Als je deze kosten als school op je neemt, vul je hier 0 in.
Stap 5: Gebruikers zonder ParnasSys-account toevoegen in Schoolkassa
Wanneer je iemand wilt toevoegen aan Schoolkassa die geen ParnasSys-account heeft, dan moet er een Schoolkassa-account aangemaakt worden voor die persoon. Hiermee kun je bijvoorbeeld een penningmeester of iemand van de ouderraad of TSO toegang geven tot Schoolkassa.
Schoolkassa-account aanmaken
Je maakt dit account aan via de volgende stappen:
- Ga in Schoolkassa naar Beheer > Beheerders > klik op het plusje (+).
- Vul de gegevens in van de persoon voor wie je het account aanmaakt.
- Kies ook een inlognaam en wachtwoord.
Let op: er wordt geen mail gestuurd met de inloggegevens. De gegevens moet je daarom zelf doorgeven aan de persoon voor wie je het account hebt aangemaakt.
Daarna kan er via https://app.schoolkassa.com worden ingelogd met het Schoolkassa-account.
Deze mensen kunnen ook op het kennisportaal bij de instructies zoals Werken in Schoolkassa. Vragen aan de servicedesk kunnen via een schoolmedewerker gesteld worden die ook toegang heeft tot Schoolkassa.
2FA Schoolkassa-account
Het Schoolkassa-account kun je beter beveiligen door 2FA (tweefactorauthenticatie) in te stellen. Hiervoor klik je in jouw Schoolkassa-account rechts bovenin op de schoolnaam en kies je voor 2FA.
Let op: log je in Schoolkassa in met een ParnasSys-account? Dan kun je alleen de 2FA instellen bij jouw account in ParnasSys.
Om de 2FA in te schakelen klik je op de knop Schakel tweefactorauthenticatie in. Daarna kun je een authenticator naar keuze gebruiken om de 2FA in te stellen.
Er wordt elke 8 uur opnieuw om verificatie gevraagd.
Om de 2FA uit te schakelen, omdat je bijvoorbeeld een nieuwe telefoon hebt, klik je op de knop Schakel tweefactorauthenticatie uit. Daarna kun je eventueel de 2FA opnieuw instellen op je nieuwe telefoon.
Rechten van het Schoolkassa-account
Met een Schoolkassa-account kan een gebruiker zelf betaalopdrachten uitzetten. Verder heeft dit account beperkte rechten: met dit account kun je niet bij de instellingen via Beheer en je kunt alleen betaalopdrachten inzien waar je als beheerder aan wordt gekoppeld.
Op het moment dat een betaalopdracht wordt aangemaakt kun je bij Beheerders de gebruikers toevoegen die inzicht mogen hebben in de betaalopdracht. Als de betaalopdracht al is aangemaakt, kun je de beheerders ook nog wijzigen door de betaalopdracht aan te klikken en onder Beheerders op het bewerken-potlood te klikken.
Inloggegevens Schoolkassa-account wijzigen
Het instellen van een nieuw wachtwoord voor je Schoolkassa-account kan op de inlogpagina van Schoolkassa. Klik op Wachtwoord vergeten of wijzigen. Nadat je je e-mailadres hebt ingevoerd wordt er een e-mail verzonden waarmee je je wachtwoord opnieuw kunt instellen.
De accountgegevens van het Schoolkassa-account kunnen worden gewijzigd door een medewerker van de school. Hiervoor gaat de medewerker via ParnasSys naar Schoolkassa. En vervolgens naar Beheer > Beheerders > drie puntjes onder Acties:
- Gegevens bewerken: hier kunnen de gegevens van het account, zoals naam, e-mail en wachtwoord worden aangepast.
- Verwijderen: met deze optie wordt het account verwijderd en kan er niet meer met het account worden ingelogd.
Na het doorlopen van bovenstaande stappen ben je klaar om je eerste betaalopdracht uit te zetten.
Goed om te weten: Schoolkassa heeft een nachtelijke synchronisatie met ParnasSys. Nieuwe leerlingen zie je dus pas de volgende dag in Schoolkassa terug.