Overslaan en naar hoofdcontent gaan

OSO-dossier klaarzetten en opvragen

Gerke
Bijgewerkt

In dit artikel lees je met welke stappen je een OSO-dossier klaarzet en ophaalt en wat er nog meer bij komt kijken.

Hoe zet ik een OSO-dossier klaar?

Om een overstapdossier voor de vervolgschool van een leerling klaar te zetten, moet je de  vervolgschool selecteren. Het is niet nodig de leerling al uit te schrijven. Vervolgens kun je de juiste  gegevens voor deze leerling in het dossier verzamelen en kun je het dossier klaarzetten voor  verzenden. De vervolgschool kan hierna het dossier bij jullie school ophalen met het BSN of onderwijsnummer van de leerling en het BRIN-nummer van jullie school.

  1. Ga naar Leerling > [selecteer leerling] > Onderwijs > Overstapdossier klaarzetten of School > OSO > Overstapdossiers klaarzetten > [selecteer leerling]
  2. Je ziet hier de huidige status van het dossier. Als er nog geen informatie is verzameld, begin je door te klikken op Overstapdossier aanmaken.

    mceclip0.png
  3. Vul de gevraagde informatie in en klik op Overstapdossier aanmaken.
    mceclip1.png
  4. Kies welke informatie je in het dossier wilt opnemen door links in de lijst onderdelen te markeren. De bovenste onderdelen zonder selectie vak zijn verplicht en worden standaard in het OSO-dossier opgenomen.

    LET OP! controleer ook bij de Toets resultaten of je daar alle toetsen hebt geselecteerd die je mee wil sturen.



    Als je de selectie hebt gemaakt, klik je op Volgende om verder te gaan.

    Wil je later de informatie aanpassen, klik dan op de naam van het onderdeel om wijzigingen te
    doen. Wil je later het onderdeel toch uitzetten, verwijder dan het vinkje. Na dit soort
    aanpassingen moet je het dossier wel weer opnieuw verzamelen.
    Voor meer informatie over wat er wordt meegestuurd, zie het hoofdstuk Gegevensblokken in dit
    artikel.
  5. Bepaal of contactgegevens van je school meegestuurd worden en vul de uitschrijfgegevens aan.
    mceclip3.png

    LET OP!
    Bij een schoolverlater POVO (groep 8) moet je hier het Advies VO ook invullen, Voer éérst de datum advies VO. En dáárna pas het Advies VO.

  6. Klik op Volgende om naar de stap over de inzage te gaan.
  7. Je kunt hier een pdf-bestand downloaden van het dossier om aan de ouders te laten zien. Als de ouders zijn geïnformeerd, registreer je de inzage. Ouders hoeven geen toestemming te geven, maar als ze niet akkoord zijn moet je wel hun bezwaren noteren.
    mceclip4.png

  8. Klik op Dossier klaarzetten om het dossier aan te bieden aan de vervolgschool. ParnasSys laat hiervan de bevestiging zien.
    mceclip5.png

    De vinkjes in de statusbalk (rechtsboven) laten zien dat alle stappen zijn voltooid.
  9. Notificatie:
    In sommige gevallen kun je bij het klaarzetten een notificatie naar de vervolgschool sturen dat het
    OSO-dossier (opnieuw) is klaargezet. Dit kan alleen als er voor deze leerling al een keer een
    aanvraag is gedaan door de PO vervolgschool.

    Een vervolgschool ontvangt hierna in MijnParnasSys een notificatie. Door op deze notificatie te
    klikken, kom je direct op de pagina om het dossier voor deze leerling op te vragen.

Tussendoor opslaan

Je kunt tijdens de stappen klikken op Opslaan en sluiten om het klaarzetten van het dossier te onderbreken. Op een later moment kun je dan verder gaan waar je gebleven was. De statusbalk laat zien bij welke stap je gebleven bent.

 

Hoe vraag ik een OSO-dossier op?

Hieronder lees je hoe je een OSO-dossier opvraagt van een leerling die nog niet is ingevoerd in je administratie en van een leerling die al handmatig is ingevoerd in je administratie.

Leerling is nog niet ingevoerd in jouw administratie

  1. Ga naar Leerling
  2. Klik op Leerling importeren (OSO) (links onder). 
  3. Vul de School van herkomst in.
  4. Geef aan of het PGN een BSN of Onderwijsnummer is.
  5. Vul het BSN of Onderwijsnummer in
  6. Klik op Dossier opvragen (links onder).
  7. Doorloop de import-wizard.
  8. Klik op Opslaan.

Leerling is al handmatig ingevoerd

  1. Ga naar Leerling > [leerling selecteren] > Onderwijs > Voorgeschiedenis
  2. Klik onder School van herkomst op het bewerken-potlood.
  3. Vul de School van herkomst in.
  4. Klik op Opslaan.
  5. Klik vervolgens bij de leerling op Onderwijs> Overstapdossier opvragen.
  6. Klik op Dossier opvragen.
    Het dossier wordt nu opgevraagd. Als het dossier succesvol is ontvangen krijg je dit te zien.
  7. Klik op Dossier importeren.
  8. Doorloop de import-wizard en controleer de gegevens.
  9. Klik op Opslaan.

 

Waarvoor gebruik ik een binnen-brinuitwisseling?

De binnen-brinuitwisseling gebruik je voor het versturen van een overstapdossier naar:

  • Een nevenvestiging: alleen als het gaat om een nevenvestiging binnen de brin-reeks. Je wilt bijvoorbeeld een OSO-dossier versturen van de locatie met BRIN 99DE00 naar de locatie met BRIN 99DE01.
  • Een regionaal platform: bijvoorbeeld Onderwijs Transparant, LDOS of Elk

Voor een binnen-brinuitwisseling is inzage van de ouders niet verplicht. Verder is het niet nodig om een vervolgschool op te geven bij het verzamelen van het dossier.

 

Hoe zet ik een OSO binnen brin klaar?

Het klaarzetten van een dossier voor binnen-brinuitwisseling kan op voor meerdere leerlingen tegelijk klaarzetten of voor een individuele leerling.

Meerdere leerlingen tegelijk klaarzetten

Standaard worden hiermee alle gegevensblokken verzameld voor de binnen-brin uitwisseling.
Zijn er nieuwe toetsen ingevoerd? Dan kun je deze toetsen met bovenstaande stappen gemakkelijk toevoegen aan het klaargezette OSO-dossier.

Bestanden die je als bijlage wilt meesturen komen via deze werkwijze niet mee. Als je bij een binnen-brinuitwisseling bestanden wilt meesturen, moet je de leerling individueel klaarzetten.

  1. Ga naar School > OSO > Overstapdossiers klaarzetten.
  2. Zoek naar de leerlingen die je wilt klaarzetten. Selecteer bijvoorbeeld bij Leerjaren als leerjaar '8'.
  3. Selecteer de leerlingen in de lijst.
  4. Klik op Zet geselecteerde leerlingen klaar voor binnen-brin uitwisseling (links onder).
  5. Bovenaan de pagina wordt vermeld of de dossiers succesvol zijn klaargezet. 

Individuele leerling klaarzetten

In tegenstelling tot het klaarzetten van meerdere leerlingen voor binnen-brinuitwisseling worden nu niet alle gegevensblokken verzonden. Bij deze werkwijze stuur je alleen de gegevensblokken die je zelf selecteert, aangevuld met toets resultaten en plannen.

  1. Ga naar Leerling > Onderwijs > Overstapdossier klaarzetten
  2. Klik op Overstapdossier aanmaken.
  3. Kies bij Binnen instellingscode? voor Ja.
  4. Klik op Overstapdossier aanmaken.
  5. Selecteer de gegevens die je in het dossier wilt opnemen.
    Klik links in de lijst op een onderdeel om te zien welke gegevens daarbij worden meegestuurd. Zet een vinkje om dat onderdeel in het dossier op te nemen.
  6. Klik op Volgende. 
  7. Vul eventueel de gegevens over het contact en vervolgonderwijs aan en klik op Volgende.
  8. Klik op Dossier klaarzetten. ParnasSys laat een bevestiging zien dat het dossier klaarstaat voor overdracht binnen de instellingscode.
    mceclip0.png

 

Hoe zit het met inzage van ouders?

Je bent als school verplicht om de verzorgers van de leerling op de hoogte te brengen van de uitwisseling van het onderwijskundig rapport via OSO. Doe dit bij voorkeur tijdig en vooraf, in het kader van transparantie.

De verzorgers hebben recht op inzage in het dossier dat verstuurd zal worden. Wanneer zij onjuistheden vinden, kun je die corrigeren in het dossier. Wanneer de verzorgers het niet eens zijn met de inhoud van het dossier op punten waar die inhoud wel correct is, kan je als school de opmerkingen van de verzorgers toevoegen aan het dossier (in de derde stap bij ‘inzage’).

Vanwege de wettelijke verplichting om een OKR uit te wisselen, is er geen toestemming of akkoord van de verzorgers nodig voor de uitwisseling. Dit geldt voor zowel overdracht naar een andere basisschool als voor overdracht naar het voortgezet onderwijs.

Nuttige links

Informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens over leerlingdossiers en het OKR:

Uitleg van Kennisnet over inzage van verzorgers in het overstapdossier:

 

Hoe voeg ik de Doorstroomtoets toe aan een OSO-dossier?

ParnasSys voegt de gegevens van de Doorstroomtoets toe aan het OSO-dossier als je deze (opnieuw) verzamelt en het gegevensblok 'Doorstroomtoets' selecteert bij het verzamelen van de gegevens. Als je het OSO-dossier al had verzameld voordat de resultaten van de Doorstroomtoets in ParnasSys stonden, staan er nog geen gegevens van de Doorstroomtoets in het dossier.

Hieronder lees je:

Reguliere OSO-overdracht

Verzamel het OSO-dossier opnieuw om alsnog gegevens van de Doorstroomtoets toe te voegen. Bij stap 1 (het verzamelen van de gegevens) vink je het gegevensblok 'Doorstroomtoets' aan om de resultaten van de Doorstroomtoets aan het OSO-dossier toe te voegen.

Als via de koppeling met je Doorstroomtoetsleverancier ook een Doorstroomtoetsrapport in ParnasSys is gekomen, wordt dat ook automatisch toegevoegd aan het OSO-dossier bij een POVO-overdracht. Bij een POPO-overdracht moet je de bijlage handmatig toevoegen.

Vervolg nu de stappen om het dossier weer klaar te zetten voor de vervolgschool. Je kunt na het klaarzetten van het dossier de pdf-weergave van het dossier openen om de inhoud te controleren.

OSO-dossier met Doorstroomtoets ontvangen als PO-school

Bij het importeren van een PO OSO-dossier op de ontvangende school, voegen we de Doorstroomtoets niet toe aan het dossier van de leerling. Dan zou het lijken alsof de leerling de Doorstroomtoets op die school maakte en de score wordt dan ook uitgewisseld met ROD. Dit is niet wenselijk. Open het pdf-bestand van het OSO-dossier om de gegevens van de Doorstroomtoets in te zien. 

Binnen-brin-overdracht

Wanneer je via School > OSO > Overstapdossiers klaarzetten een dossier klaarzet voor binnen-brin, voegt ParnasSys ook de gegevens van de Doorstroomtoets toe, als deze bij de leerling aanwezig zijn. Maar alleen als je eerder het binnen-brindossier ook via School > OSO > Overstapdossiers klaarzetten verzamelde of het dossier nog niet eerder verzameld werd.

Ook bij alle andere geselecteerde leerlingen werkt dit door bij het bulk klaarzetten van het OSO dossier. Zorg dat je die betreffende leerling dan ook niet geselecteerd hebt.
Wanneer je een keer bij de leerling zelf via Onderwijs > Overstapdossier klaarzetten een binnen-brindossier verzamelde, moet je nu de Doorstroomtoets ook via die route toevoegen. Dan is de werkwijze vergelijkbaar als die voor een regulier OSO-dossier en zal het verzamelen via School > OSO > Overstapdossiers klaarzetten de Doorstroomtoets niet aan het dossier toevoegen.

 

Wanneer je via de leerling zelf een binnen-brindossier klaarzet, controleer dan of het gegevensblok 'Doorstroomtoets' is geselecteerd.

 

 

 

Hoe voeg ik het Ontwikkelingsperspectief toe aan een OSO-dossier?

Tijdens het verzamelen van het OSO-dossier, is het mogelijk om het ontwikkelingsperspectief zelf toe te voegen. Wanneer er meerdere ontwikkelingsperspectieven aanwezig zijn, kun je aangeven welke in het dossier opgenomen mag worden.

Hieronder lees je:

Ontwikkelingsperspectief in overstapdossier

Waar
Leerling > Onderwijs > Overstapdossier klaarzetten > dossier verzamelen

Hoe

  1. Klik op de knop Overstap dossier aanmaken en vul de velden in.
  2. Klik op Overstapdossier aanmaken.
  3. Zet een vinkje bij het onderdeel Onderwijsondersteuning.
  4. Kies in het keuzemenu bij Ontwikkelingsperspectief de juiste versie. Je ziet de naam van de auteur en de datum van het ontwikkelingsperspectief.
    mceclip0.png
  5. Voeg eventueel andere categorieën toe en klik op Volgende om door te gaan met het klaarzetten van het dossier.

Ontwikkelingsperspectief in zorgvraag

Als er voor een leerling een OSO zorgvraag wordt klaargezet wordt het ontwikkelingsperspectief meegenomen in het dossier. Als er meerdere ontwikkelingsperspectieven voor deze leerling zijn, wordt het meest recente ontwikkelingsperspectief toegevoegd.

Ontwikkelingsperspectieven verwijderen

Het kan zijn dat er eerder een of meerdere ontwikkelingsperspectieven in het OSO-dossier zijn opgenomen. Deze ontwikkelingsperspectieven zijn nu nog als bijlage toegevoegd aan het dossier.
Deze bijlages kun je verwijderen uit het OSO-dossier als je deze opnieuw verzamelt.

  1. Ga naar Leerling > Onderwijs > Overstapdossier klaarzetten > Overstapdossier bekijken of Overstapdossier openen
  2. Ga naar stap 1 ‘Gegevens verzamelen en toevoegen aan het overstapdossier’.
  3. Klik op de categorie Onderwijsondersteuning.
  4. Maak het veld Ontwikkelingsperspectief leeg door op de blanco regel te klikken.
    mceclip1.png
  5. Klik op Volgende om door te gaan met het klaarzetten van het dossier.

 

Hoe zet ik een Zorgvraag (OSO) naar het samenwerkingsverband?

Met de OSO Zorgvraag kun je in ParnasSys een ondersteuningsaanvraag voor een leerling versturen naar een Samenwerkingsverband Passend Onderwijs.

Eerst moet er voor dit samenwerkingsverband een aanleverpunt aangemaakt worden. Hierna kun je in ParnasSys een zorgvraag aanmaken.
In het overzicht zorgvragen kun je eerder verstuurde aanvragen terugzien.

Aanleverpunt

Voordat je een zorgvraag naar een samenwerkingsverband kunt versturen, moet je voor dit samenwerkingsverband een aanleverpunt bij OSO aanmaken. Hoe dit in zijn werk gaat, kun je lezen op de website van OSO.

Hierna zie je dit aanleverpunt terug als je in ParnasSys een Zorgvraag aanmaakt.

mceclip0.png

Zorgvraag aanmaken

  1. Ga naar Leerling > [leerling selecteren] > Begeleiding > Zorgvraag (OSO)
  2. Klik op Nieuwe zorgvraag (links onder) om een Zorgvraag aan te maken.
  3. Vul een korte omschrijving van de zorgvraag in en eventuele aandachtspunten.
  4. Selecteer onder Routeringskenmerkselectie het samenwerkingsverband waar de zorgvraag naar toe wordt verstuurd.
  5. Geef onder Gegevensblokken aan welke leerlinggegevens je wil meesturen.
  6. Voeg een bestand toe als Toelichting onderwijsbehoeften. Deze bijlage is verplicht en benodigd om de aanvraag te kunnen verzenden. 
  7. Bij Toegevoegde bijlages is het mogelijk om andere bijlages toe te voegen.
  8. Klik op Opslaan en verzenden (links onder).

Let op
Vanaf dat moment kun je geen wijzigingen op de betreffende zorgvraag meer doen. Zijn er wijzigingen, dan moet je een nieuwe zorgvraag aanmaken. 

Overzicht Zorgvragen

Waar
Leerling > [leerling selecteren] > Begeleiding > Zorgvraag (OSO)

In het overzicht van Zorgvragen van de leerling zie je verstuurde zorgvragen van deze leerling. Je kan de zorgvraag inzien en bekijken of er een terugkoppeling door het samenwerkingsverband op de aanvraag gegeven is.

Je verwijdert een zorgvraag door op het prullenbakje te klikken. 

 2018-08-06_14_54_43-ParnasSys_-_Leerling_-_Zorgvraag__OSO_.png

In het overzicht kun je ook op de zorgvraag klikken om te kijken of er al een terugkoppeling door het samenwerkingsverband op de aanvraag gegeven is.

 

Wat moet ik doen als ik het verkeerde type OSO-dossieroverdacht gekozen heb?

Bij het klaarzetten van een OSO-dossier is het verkeerde type overdracht gekozen. Dus in plaats van binnen brin, een gewone uitwisseling. Of in plaats van POPO een POVO uitwisseling of andersom.

 

In deze situatie zul je het betreffende OSO-dossier eerst volledig klaar moeten zetten (in de verkeerde vorm). Moet je een vervolgschool invullen en heb je deze niet?

Vul dan als vervolgschool 99DE (onze DEMO-school) in bij een POPO OSO dossier.

Of 98SO (Gouwe SO demoschool) bij een POVO OSO dossier.

 

Vul ook de overige verplichte velden in. Bijvoorbeeld het Advies VO in geval van een POVO OSO dossier., het maakt niet uit wat je hier invult, dit kan later weer verwijderd, of overschreven worden.

 

Vervolgens druk je op Dossier opnieuw verzamelen. Nu kom je weer bij de eerste stap, waarbij je kunt kiezen voor een reguliere overdracht of een binnen instellingscode uitwisseling. Klik vervolgens op Opnieuw verzamelen en volg de stappen om het dossier nog een keer klaar te zetten.

mceclip0.png

En dan kan je onderaan klikken op Dossier opnieuw verzamelen

mceclip1.png

 

Let er dan op dat je in dit scherm de juiste keuzes maakt.

mceclip2.png

 

Gegevensblokken

Vanuit OSO is er bepaald welke gegevens in een OSO-dossier meegestuurd worden. Deze gegevens
zijn onderverdeeld in verschillende gegevensblokken. Sommige van deze gegevensblokken zijn
verplicht bij een overdracht. Andere gegevensblokken kun je optioneel meesturen. Je kunt deze
zelf aan- of uitvinken. Ook zijn er gegevens die je bij een bepaalde overdracht niet kunt meesturen.
In onderstaande afbeelding zie je een overzicht van de gegevensblokken per soort OSO-dossier. Per
overdracht kun je zien welke gegevens verplicht, optioneel of verboden zijn.

Tijdens het verzamelen van het OSO-dossier zie je de verschillende gegevensblokken onder elkaar
staan. Door op een categorie te klikken, kun je zien welke gegevens er onder deze categorie vallen.
Voor meer informatie over welke gegevens er in het OSO-dossier meegaan, zie de website van
OSO3.

 

Ik ben een (V)SO school en voer een binnen brin uitwisseling uit, waar moet ik op letten?

Als via het binnen brin OSO dossier de TLV wordt meegestuurd (via het blok Onderwijsondersteuning). Dan hoef je de TLV niet handmatig in te voeren. 
Vink bij onderstaand scherm 'Is de toelaatbaarheidsverklaring bekend?' uit. De TLV vanuit het OSO dossier wordt dan overgenomen. 

mceclip0.png

LET OP. Dit kan alleen als de leerling binnen brin wordt overgezet!

 

Hoe kan ik een BSN Excel-lijst maken voor, onder andere, Onderwijs Transparant?

  1. Ga naar Leerling > Dynamisch overzicht
  2. Kies onder Leerjaren voor 8
  3. Klik op de knop Kolommen kiezer (rechts boven de kolommen)
  4. Voeg de kolom BSN toe door deze naar de rechterkolom te slepen of door op het plusje te klikken
  5. Klik op Opslaan (rechts onder)
  6. Klik op de Exporteren naar Excel­-knop (naast de knop Kolommen kiezer) om een export van je selectie te maken

 

Hoe zet ik een OSO klaar voor OT, LDOS en andere samenwerkingsverbanden?

Daarvoor gebruik je de binnen brin uitwisseling.