Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Privacy-voorkeuren registreren en inzien

Frank
Bijgewerkt

In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen:

 

Hoe kan ik de privacy-voorkeuren vastleggen in ParnasSys?

  1. Ga bij een leerling naar Personalia > Privacy-voorkeuren
  2. Klik op het bewerken-potlood
  3. Kies de gewenste privacy-voorkeuren
  4. Klik op Opslaan

Je kunt standaard de onderstaande zes voorkeuren invullen:

  • Beeldmateriaal schoolgids
  • Beeldmateriaal website
  • Beeldmateriaal nieuwsbrief
  • Beeldmateriaal social media
  • Beeldmateriaal Parro
  • Deelname aan onderzoeken

Hieronder lees je hoe je eigen voorkeuren kunt maken.

 

Hoe kan ik zelf privacy-voorkeuren aanmaken?

  1. Ga naar Beheer > Privacy: Privacy-voorkeuren
  2. Klik op Toevoegen
  3. Vul Naam en eventueel Toelichting in. Als je ouders voorkeuren laat invullen via Parro, kunnen ze daar de toelichting lezen.
  4. Klik op Opslaan


Let op:

  • Houd de naam kort (maximaal drie woorden). Voorkom in de naam ontkennende woorden (bijvoorbeeld niet, geen, niemand).
  • Als je de stappen volgt om de voorkeuren bij een leerling in te voeren, vind je jouw nieuw aangemaakte voorkeur terug in de lijst.
  • Gebruikt je school ook Parro? Synchroniseer Parro dan met ParnasSys. Verzorgers zien daarna de nieuwe privacy-voorkeur en kunnen hun voorkeur via Parro doorgeven. Als medewerker op school zie je de nieuwe privacy-voorkeur pas in Parro nadat een ouder een voorkeur heeft doorgegeven.

 

Hoe kan ik een privacy-voorkeur verwijderen?

Het is niet mogelijk een privacy-voorkeur volledig uit ParnasSys te verwijderen. Je kunt deze echter wel deactiveren:

  1. Ga naar Beheer > Privacy: Privacy-voorkeuren
  2. Klik achter de betreffende privacy-voorkeur onder Deactiveren op het kruisje

Je ziet de voorkeur dan niet meer terug bij de leerling.

Als voor een leerling een voorkeur was ingevuld bij een gedeactiveerde privacy-voorkeur, dan is die na het deactiveren niet meer te zien; de privacy-voorkeur staat immers niet meer in de lijst. Wanneer je de voorkeur weer activeert, dan keert de voorkeur weer terug in de lijst inclusief de eerder opgeslagen invoer, als die er was.

 

Hoe werkt de privacy-voorkeur Deelname aan onderzoeken?

ParnasSys kent een koppeling met NRO-NCO. In deze koppeling komen de gegevens van leerlingen mee waar bij de privacy-voorkeur Deelname aan onderzoeken leeg is, of Ja is ingevuld. In principe hoef je dus alleen iets aan te passen als ouders bezwaar hebben. Voor die leerlingen vul je een ‘nee’ in. De leerling komt dan niet mee in de koppeling met NRO-NCO.


Hoe kunnen ouders privacy-voorkeuren doorgeven?

Als je school gebruikmaakt van Parro, dan kunnen ouders via Parro hun voorkeuren doorgeven. Dit komt dan direct bij de leerling in ParnasSys te staan. Ook in Parro kun je de voorkeuren meteen inzien.

ParnasSys biedt eventueel ook een formulier aan dat je aan verzorgers kunt verstrekken, zodat zij op papier hun privacy-voorkeuren kunnen delen met de school. Dit formulier vraag je als volgt op:

  1. Ga naar Overzichten > Leerlingadministratie > Overig
  2. Klik op het PDF-icoon voor Privacy-voorkeuren
  3. Selecteer de gewenste leerling(en)
  4. Klik op Volgende
  5. Geef de overige instellingen op en klik op Overzicht ophalen

ParnasSys genereert dan per leerling een lijst van de actieve privacy-voorkeuren. Hierop kunnen ouders invullen wat hun voorkeuren zijn. Deze formulieren moet je vervolgens handmatig in ParnasSys verwerken.


Hoe maak ik in ParnasSys een overzicht van de privacy-voorkeuren?

Een overzicht van de in ParnasSys geregistreerde privacy-voorkeuren is te maken via het dynamisch overzicht.

  1. Ga naar de tab Leerling
  2. Maak eventueel een selectie van leerlingen met behulp van de zoekfilters
  3. Klik op Dynamisch overzicht (onderin) 
  4. Kies bij Voorgedefinieerde selectie voor Privacy-voorkeuren om per leerling de standaard privacy-voorkeuren van ParnasSys te tonen:




    Je kunt hier zelf nog kolommen aan toevoegen (of juist verwijderen), als je bijvoorbeeld ook je zelfgemaakte privacy-voorkeuren wilt tonen. Met de kolommenkiezer kun je aangeven welke velden uit ParnasSys je in de lijst wil zien. Filter op Privacy om snel andere privacy-voorkeuren te vinden en voeg deze toe door op het plusteken te klikken.

  5. Klik op Opslaan.

Eventueel filter je vervolgens de lijst om bijvoorbeeld de leerlingen per groep in beeld te krijgen. 

Meer uitleg over over de werking van de kolommenkiezer en het dynamisch overzicht vind je in de Handleiding Dynamisch overzicht.