Dit artikel gaat over de verwijderplicht en bewaartermijnen in het onderwijs.
Je vindt het antwoord op de volgende vragen:
- Wat zijn de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen?
- Hoe kan ik met ParnasSys voldoen aan de verwijderplicht?
- Hoe kan ik groepsgegevens verwijderen van een uitgeschreven leerling?
Wat zijn de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen?
- Twee jaar nadat de leerling is uitgeschreven, moet je een deel van het leerlingdossier verwijderen. Je moet alle gegevens verwijderen uit het leerlingdossier, behalve de volgende:
- NAW-gegevens
- gegevens over verzuim/afwezigheid
- gegevens over de in- en uitschrijving.
- let op: het ondertekende inschrijfformulier kan momenteel geen vijf jaar in ParnasSys worden bewaard. Dit zal vooralsnog dan ook buiten ParnasSys moeten plaatsvinden. We gaan het naar verwachting echter mogelijk maken om bepaalde bestandscategorieën uit te sluiten van opschoning, zodat je o.a. inschrijfformulieren vijf jaar in ParnasSys kunt bewaren.
- een eventueel eindtoetsresultaat
- het OSO-dossier dat je hebt klaargezet
- de PDF van het OSO_dossier in de map van de leerling, aangezien het OSO-dossier zelf slechts beperkte tijd inzichtelijk blijft als gevolg van nieuwe OSO-versies
Alle overige gegevens, zoals toetsresultaten, vragenlijsten en documenten moeten verwijderd worden. Lees hier hoe je twee jaar na uitschrijving van de leerling met ParnasSys kunt voldoen aan de verwijderplicht.
- Na vijf jaar moeten scholen ook de resterende gegevens, zoals gegevens over verzuim/afwezigheid en gegevens over de in- en uitschrijving verwijderen. In ParnasSys komt dit overeen met de volledige verwijdering van het leerlingdossier.
NAW-gegevens mogen eventueel bewaard worden ten behoeve van een reünie. Hier biedt ParnasSys echter geen specifieke functionaliteit voor aan.
Lees hier hoe je vijf jaar na uitschrijving van de leerling met ParnasSys kunt voldoen aan de verwijderplicht.
Het bovenstaande is onder andere gebaseerd op de beschrijving van de bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Op deze pagina kun je onder het kopje 'Hoe lang mag ik als school het leerlingdossier bewaren?' meer lezen over de wettelijke bewaartermijnen in het onderwijs.
Hoe kan ik met ParnasSys voldoen aan de verwijderplicht?
Na uitschrijving van een leerling moet je in twee fases gegevens verwijderen, namelijk twee jaar na uitschrijving van de leerling en vijf jaar na uitschrijving. Hiervoor is een specifieke functionaliteit beschikbaar in ParnasSys.
Geef daarnaast aan hoe lang de bestanden van een bepaalde bestandscategorie moeten worden bewaard in de map van de leerling (twee jaar of vijf jaar). Met deze keuze zal rekening worden gehouden bij het opschonen van een leerlingdossier.
Leerlinggegevens verwijderen als leerlingen langer dan twee jaar zijn uitgeschreven
Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, moet je twee jaar na uitschrijving van leerling al veel gegevens verwijderen. Dit doe je als volgt:
- Ga naar Beheer > Privacy: Leerlinggegevens verwijderen.
- Met het filter Wettelijke bewaartermijn kun je filteren op de leerlingen die voldoen aan de gefilterde termijn. Als je filtert op > 2 jaar uitgeschreven (regulier onderwijs), krijg je alleen de leerlingen te zien die twee jaar of langer dan twee jaar geleden uitgeschreven zijn. In dit scherm zie je dus alleen leerlingen die een uitschrijfdatum hebben.
- Vink de leerlingen aan die je wil verwijderen.
- Klik linksonder op de knop Verwijder geselecteerde leerlingen.
- Vul het aantal geselecteerde leerlingen in om te bevestigen en klik op Definitief verwijderen.
- Klik op OK om het verwijderen te bevestigen.
Als je gebruikmaakt van deze functionaliteit, dan zullen enkel de volgende gegevens in het leerlingdossier worden bewaard:
- de gegevens onder Personalia > Personalia
- de gegevens onder Personalia > Gezin
- de gegevens onder Onderwijs > Voorgeschiedenis (behalve Vroegschoolse programma's)
- de gegevens onder Onderwijs > Deze school
- de gegevens onder Onderwijs > Vervolgonderwijs
- de gegevens onder Onderwijs > Absentie
- de gegevens onder Onderwijs > Overstapdossier klaarzetten (ook beschikbaar onder School > OSO > Overstapdossiers klaarzetten)
- de gegevens onder Onderwijs > Passend onderwijs
- de gegevens onder Toetsen > Doorstroomtoetsen
- de PDF van het OSO-dossier is Map > Documenten
Voor deze functionaliteit heb je applicatiebeheer- of administratierechten nodig.
Leerlinggegevens verwijderen als leerlingen langer dan vijf jaar zijn uitgeschreven
Om leerlingdossiers te verwijderen van leerlingen die langer dan vijf jaar geleden zijn uitgeschreven, doe je het volgende:
- Ga naar Beheer > Privacy: Leerlinggegevens verwijderen
- Kies in de filter Wettelijke bewaartermijn de optie > 5 jaar uitgeschreven. Er zullen geen gegevens van de leerling bewaard blijven en het volledige leerlingdossier zal worden verwijderd.
- Vink de leerling(en) aan die je definitief wilt verwijderen.
- Klik linksonder op de knop Verwijder geselecteerde leerlingen.
- Vul het aantal geselecteerde leerlingen in om te bevestigen en klik op Definitief verwijderen.
- Klik op OK om het verwijderen te bevestigen.
Voor deze functionaliteit heb je applicatiebeheer- of administratierechten nodig.
Let op:
Weg is weg. Als je een leerlingdossier hebt verwijderd, dan kun je deze verwijderactie niet meer ongedaan maken. Er is geen mogelijkheid om een back-up terug te plaatsen.
Bewaartermijn voor bestandscategorieën instellen
In ParnasSys kun je per bestandscategorie aangeven of de bewaartermijn twee jaar of vijf jaar moet zijn (vanaf de release van 7 augustus 2024). Standaard is de bewaartermijn twee jaar. Als je bestanden van een bepaalde bestandscategorie vijf jaar wilt bewaren in leerlingdossiers in ParnasSys, dan doe je het volgende:
- Beheer > Bestandscategorieën leerling (onder kopje Map)
- Bewerk een bestandscategorie met behulp van het bewerken-potlood
- Vink Bewaartermijn van 5 jaar aan
- Opslaan
- Merk op dat de kolom Bewaartermijn nu 5 jaar toont voor deze categorie
Deze functionaliteit is toegankelijk met de rollen applicatiebeheerder, intern begeleider en/of map.
Hoe kan ik groepsgegevens verwijderen van een uitgeschreven leerling?
Als je een leerlingdossier verwijdert, worden de onderstaande groepsgegevens, van de groepen waarin deze leerling onderwijs heeft gevolgd, niet verwijderd:
- Groepsplannen
- Bestanden en notities
- Sociogrammen
Deze groepsgegevens kun je alsnog via de onderstaande stappen verwijderen:
- Ga naar Beheer > Privacy: Groepsgegevens verwijderen.
- Selecteer de gewenste groep(en).
- Klik op de knop Verwijder geselecteerde groepen.
- Vul het aantal geselecteerde groepen in om het verwijderen te bevestigen.
- Klik op Definitief verwijderen om de groepsgegevens daadwerkelijk te verwijderen.
Let op:
controleer altijd of het wenselijk is om alle groepsgegevens van een groep te verwijderen.
Als een leerling bijvoorbeeld in leerjaar 4 is uitgeschreven, dan verwijder je twee jaar later normaal gesproken een groot deel van het leerlingdossier. Dit betekent vervolgens dat je ook de groepsgegevens kunt verwijderen van de groepen waarin deze leerling onderwijs heeft gevolgd. Dit kan onwenselijk zijn, omdat de overige leerlingen van zijn/haar klas naar alle waarschijnlijkheid nog wel onderwijs volgen op je school.
In een dergelijk geval kan het bijvoorbeeld wenselijker zijn om in die betreffende groepen te controleren of de verwijderde leerling überhaupt in de groepsgegevens van deze groepen is opgenomen. Zo ja, dan kun je ervoor kiezen om handmatig enkel die specifieke gegevens uit de groep te verwijderen en de groepsgegevens van deze groep nog niet te verwijderen via Beheer > Groepsgegevens verwijderen.