In Privacybasis heb je als bestuur de functionaliteit 'goedgekeurde koppelpartijen' tot je beschikking. Deze gebruik je om af te dwingen dat koppelpartijen eerst op bestuursniveau worden beoordeeld, voordat een school een koppeling kan afnemen.
In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen:
- Hoe activeer ik de functionaliteit 'goedgekeurde koppelpartijen'?
- Hoe gebruik ik de functionaliteit 'goedgekeurde koppelpartijen'?
- Video met toelichting op de functionaliteit 'goedgekeurde koppelpartijen'
Hoe activeer ik de functionaliteit 'goedgekeurde koppelpartijen'?
Als je wilt afdwingen dat koppelpartijen worden beoordeeld, vóórdat de koppelingen van deze partijen kunnen worden afgenomen, dan kun je in Privacybasis de functionaliteit 'goedgekeurde koppelpartijen' activeren. Dit doe je als volgt:
- Navigeer naar de bovenschoolse module
- Open Privacybasis door op het kleine kleine tabblad Privacybasis te klikken
- Ga naar Beheer
- Bewerk het onderdeel Goedgekeurde koppelpartijen
- Klik op Zet instelling aan
Hoe gebruik je de functionaliteit 'goedgekeurde koppelpartijen'?
Zodra je de functionaliteit hebt ingeschakeld, zullen alle koppelpartijen waarmee momenteel al wordt gekoppeld worden toegevoegd aan de lijst met goedgekeurde koppelpartijen. Privacybasis gaat er namelijk van uit dat dit betekent dat er al onderzoek naar deze partijen is gedaan.
Als een nieuwe externe partij vervolgens een koppelverzoek indient bij één of meerdere scholen van je stichting, dan krijg je zowel in de bovenschoolse omgeving van ParnasSys als in Privacybasis een melding te zien.
Een school kan de koppeling dan nog niet afnemen, omdat de koppeling met deze koppelpartij eerst op bestuursniveau moet worden goedgekeurd. Het koppelverzoek is op schoolniveau wel zichtbaar, maar de koppeling is uitgegrijsd en heeft de status 'In afwachting van goedkeuring'.
Nu is de bovenschoolse IBP'er aan zet; hij/zij moet de koppelpartij beoordelen:
- is een koppeling met deze partij gewenst?
- is er een verwerkersovereenkomst?
- worden de juiste gegevens gedeeld?
Op het moment dat deze vragen allemaal met ‘ja’ kunnen worden beantwoord, kun je de partij toevoegen aan de lijst met goedgekeurde koppelpartijen. Zodra je dit hebt gedaan, zal de betreffende koppelpartij worden verplaatst naar de lijst met goedgekeurde koppelpartijen.
Vanaf dat moment kan het koppelverzoek door de verantwoordelijke op de school worden geaccepteerd. Als de partij in de toekomst met meer scholen van je bestuur wil koppelen, dan worden deze koppelverzoeken niet meer tegengehouden.
Kies je ervoor om een koppeling met een koppelpartij niet toe te staan? Dan wordt de koppelpartij verwijderd uit de lijst met te beoordelen koppelpartijen en worden de reeds openstaande koppelverzoeken op schoolniveau verwijderd.
Video met toelichting op de functionaliteit 'goedgekeurde koppelpartijen'
Bekijk deze video voor toelichting op deze functionaliteit.