Hoe kan ik verzuim melden bij DUO?

In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen:

• Welke aandachtspunten zijn er bij het digitaal melden van verzuim bij DUO?
• Hoe kan ik een verzuimmelding aanmaken?
• Wat moet ik invullen bij de velden van de verzuimmelding?
• Hoe weet ik wat er met de melding gebeurt nadat ik het doorgeef?
• Kan ik een melding verwijderen?
• Wat betekenen de statussen van een verzuimmelding?
• Hoe kan ik signaal 01174 na een melding langdurig relatief verzuim verhelpen? 

Welke aandachtspunten zijn er bij het digitaal melden van verzuim bij DUO?

Verzuim melden via ParnasSys kan voor een leerling tijdens de inschrijving op deze school. Wanneer een leerling wordt uitgeschreven moet het verzuim afgesloten worden.

Je kunt enkel verzuim melden voor een leerling als de inschrijving van deze leerling bekend is bij ROD. De leerplichtambtenaar van de gemeente waar de leerling woont kan deze verzuimmelding vervolgens inzien.
Voor de volledigheid: het is dus niet mogelijk om verzuim te melden voor leerlingen met een onbekostigde inschrijving.

Naast het digitaal melden van verzuim, blijft direct contact met de gemeente en/of leerplichtambtenaar uiteraard mogelijk. Je kan hierbij denken aan overleg of er melding gedaan moet worden, overleg over de afhandeling van de verzuimmelding of overleg over de nieuwe werkwijze rondom verzuim melden. 

Hoe kan ik een verzuimmelding aanmaken?

Je kunt vanaf verschillende plekken in ParnasSys een nieuwe verzuimmelding aanmaken door op de knop Verzuimmelding aanmaken te klikken:

• Via School > Verzuimregister > Verzuimregister.
• Via School > Verzuimregister > Absentie.
• Via een groep door bij de groep te gaan naar Absentie > Overzicht.
• Via een leerling door bij de leerling te gaan naar Onderwijs > Absentie. 
  Je kan hier eerst een of meerdere absenties aanvinken en vervolgens klikken op Verzuimmelding aanmaken om een verzuimmelding aan te maken. De absenties zijn dan direct gekoppeld aan de verzuimmelding.
  Als je geen gebruikmaakt van ParnasSys om absenties te registreren, kun je eerst de relevante absenties invoeren bij de leerling en vervolgens vanaf het absentieoverzicht een verzuimmelding aanmaken.

Let op:

alleen medewerkers met de rol applicatiebeheerder, administratie en/of verzuimcoördinator kunnen in het Verzuimregister.

Wat moet ik invullen bij de velden van de verzuimmelding?

Afhankelijk van de route die je kiest om de verzuimmelding te maken, moet je eerst klikken op de leerling waar je de melding voor maakt. Hierna zie je het formulier waarmee je de melding doorgeeft. Volg onderstaande stappen om het in te vullen. De gekleurde velden zijn verplicht.

1. Kies bij Verzuimsoort de juiste soort om te melden. Welk verzuim door de school gemeld moet worden is te lezen op de site van DUO. Voor hulp bij welk verzuim gemeld moet worden, kun je de beslisboom van DUO raadplegen.
   
   Let op:
   Langdurig Relatief Verzuim (LRV) kun je alleen melden nadat verzuim is gemeld voor deze leerling met 16 uur in 4 weken. Bij een melding van het type LRV voer je geen einddatum in.
   
   
2. Bij Vermoedelijke reden vul je zelf de tekst in.
3. De begindatum van de verzuimmelding moet op of vóór de datum van de (eerste) absentie komen te staan. De begindatum van de verzuimmelding moet echter wel ná de inschrijfdatum van de leerling vallen.
4. Markeer de optie Verzuimdag gespecificeerd als je in ParnasSys absenties hebt aangemaakt en deze wil meesturen met de verzuimmelding. 
5. Bij Contactpersoon vult ParnasSys automatisch de gegevens in van de persoon die de  verzuimmelding aanmaakt. Deze gegevens kun je eventueel wijzigen.
6. Vink de optie Actie gewenst aan als je wil dat de gemeente/leerplichtambtenaar actie onderneemt naar aanleiding van jouw verzuimmelding. Vervolgens kun je in het onderstaande veld jouw toelichting noteren. Als er géén actie gewenst is, moet je deze keuze ook toelichten in het onderstaande veld.
7. Bij Ondernomen actie kies je uit een lijst de stappen die de school zelf al genomen heeft.
8. Het is mogelijk om de contactgegevens van verzorgers mee te sturen met de verzuimmelding. Onder Verzorgers kun je de gewenste verzorger koppelen door een vinkje te zetten bij Koppelen. Daarbij kan je het gewenste telefoonnummer selecteren die meegestuurd mag worden.
   
   Let op:
   je deelt contactgegevens van deze personen met een andere instantie. Als school ben je zelf verantwoordelijk hier toestemming voor te vragen.
   
   
   
9. Klik op Volgende (links onder).
10. Als je in de vorige stap Verzuimdag gespecificeerd hebt aangevinkt, kun je in deze stap absentiemeldingen koppelen. Vink de absentiemelding(en) aan, die deze verzuimmelding specificeert.
    
    Let op:
     - In ParnasSys kun je absenties invoeren met een specifieke begin- en eindtijd óf per dagdeel (ochtend en middag). ParnasSys berekent automatisch de tijd die een leerling absent was in klokuren, mits de groep een lesrooster heeft. 
    Deze berekening kun je gebruiken om te bepalen of je verzuim van een leerling moet melden. Dit is te bekijken in verschillende overzichten.
     - Absenties kun je meesturen met de verzuimmelding als er een absentietijd is van minimaal een dagdeel. Een dagdeel (middag of ochtend) staat gelijk aan drie aaneengesloten uren:
    Een absentie van 0 tot 3 klokuren uur is 0 dagdelen.
    Een absentie van 3 tot 6 uur is 1 dagdeel.
    Een absentie van 6 uur en meer is 2 dagdelen (maximaal 2 dagdelen per kalenderdag)
     - Als een leerling 5 of meer dagdelen ongeoorloofd afwezig is geweest, voldoet de leerling aan het criterium voor het verzuimtype 16 uur afwezig in 4 weken.
    
    
11. Klik op Volgende (links onder).
12. Je ziet een overzicht van de verzuimmelding met de gekoppelde absentiemelding. Klik op Opslaan en verzenden of klik op Opslaan en naar overzicht om de melding later te versturen.
    
13. Je krijgt een overzicht te zien van de verzuimmeldingen. 
    • Als je eerder had gekozen om de melding niet direct te verzenden, kun je in dit overzicht één of meerdere leerlingen selecteren en onderaan klikken op de knop Selectie verzenden.
    • Klik een melding aan om de details te bekijken.
    • Op deze pagina kun je de statussen van de verzuimmeldingen actualiseren door een terugkoppeling aan DUO te vragen. 

Hoe weet ik wat er met de melding gebeurt nadat ik het doorgeef?

1. Onderaan het overzicht met verzuimmeldingen (School > Verzuimregister > Verzuimregister) kun je klikken op de knop Verzuimmeldingen actualiseren. Je vraagt daarmee om terugkoppeling van het verzuimregister.
2. Als jouw verzuimmelding goed is geregistreerd bij DUO, krijgt de verzuimmelding een meldingscode en de status Geregistreerd.
3. Als er volgens DUO iets niet klopt aan jouw verzuimmelding, dan krijg je een afkeuring. Als je met de muis naar het i-tje gaat, zie je waarom de verzuimmelding is afgekeurd.
   
4. Als je een melding aanklikt om de details te bekijken, wordt de melding automatisch geactualiseerd met de meest recente gegevens van DUO. Als dat niet lukt, worden de gegevens getoond zoals die in ParnasSys bekend zijn. Het veld Laatst geactualiseerd op toont de datum en tijd waarop de gegevens voor het laatst bij DUO zijn opgehaald.
5. Je kan de melding achteraf nog bewerken.

6.  In de melding kun je de terugkoppeling van de leerplichtambtenaar lezen door de verzuimmelding te actualiseren. 

Kan ik een melding verwijderen?

Als er iets is misgegaan bij het aanmaken van een melding en deze is nog niet verzonden, dan kun je deze verwijderen.

1. Ga naar School > Verzuimregister > Verzuimregister.
2. Klik op de prullenbak achter de gewenste melding.

Als de melding al is verstuurd naar DUO, dan kun je de melding intrekken. De melding krijgt dan status Ingetrokken bij DUO en wordt dan niet meer meegeteld bij het verzuim van de leerling. 

1. Klik op de melding die je wil intrekken.
2. Klik op Melding intrekken (links onder).
3. Kies een reden voor het intrekken en vul eventueel een toelichting in. Bij reden Anders is de toelichting verplicht. Onder de invulvelden zie je de details van de verzuimmelding.
4. Klik op Opslaan en verzenden (links onder) om de melding in te trekken bij DUO.

LRV melding afsluiten 

Een melding Langdurig relatief verzuim mag worden afgesloten als de leerling weer terug op school komt of als de leerling op de school wordt uitgeschreven.

1. Klik op de melding die je wil afsluiten.
2. Klik op Bewerken (links onder).
3. Vul de einddatum van het verzuim. 
4. Klik op Opslaan en verzenden (links onder) om de melding af te sluiten DUO.

Wat betekenen de statussen van een verzuimmelding?

Een verzuimmelding kan een aantal verschillende statussen doorlopen. We lichten deze kort toe.

Status	Toelichting
Niet verzonden	De melding is aangemaakt in ParnasSys, maar nog niet verzonden naar DUO, of is verzonden maar afgekeurd door DUO.
Geregistreerd	De melding is succesvol verzonden naar DUO.
In behandeling	De melding is in behandeling genomen door de gemeente/leerplichtambtenaar.
Overgedragen aan derden	De gemeente heeft het afhandelen van de melding overgedragen aan een andere instantie (bijvoorbeeld een RMC).
Afgesloten	De gemeente heeft de melding afgesloten, de behandeling is afgerond. Wanneer een melding was 'overgedragen aan derden' en de school vult een einddatum, dan wordt de melding automatisch ook afgesloten.
Ter kennisgeving aangenomen	De gemeente heeft de melding ter kennisgeving aangenomen. Dit is een eindstatus, net als afgesloten.
Ingetrokken	De school heeft de melding ingetrokken, omdat de melding onjuist of onterecht was.
Afgekeurd	Er klopt iets niet bij de verzuimmelding. Wanneer je met de muis naar het i-tje gaat, zie je waarom de verzuimmelding is afgekeurd.

Hoe kan ik signaal 01174 na een melding langdurig relatief verzuim verhelpen?

Heb je een LRV-melding ingevoerd en krijg je vervolgens een 01174 signaal terug? Voorafgaand aan die LRV-melding heb je waarschijnlijk geen verzuimmelding van het soort '16 uur in 4 weken' verstuurd. Dit dien je dan alsnog te doen. Daarna kun je de LRV sturen. 

De LRV-melding moet aansluiten op de laatste herhaalmelding van 16 uur per weken. De einddatum registreer je pas als de leerling weer naar school gaat.