Als de groepsautorisatie aanstaat, ziet de medewerker op het tabblad Groep alleen die groep(en) of sublesgroep(en) waaraan hij/zij is gekoppeld in het huidige schooljaar of het eerstvolgende toekomstige schooljaar. De medewerker heeft geen toegang tot groepen in andere schooljaren.
In dit artikel leggen we uit hoe je dit instelt.
Groepsautorisatie aanzetten
- Ga naar Medewerker > [selecteer medewerker] > Aanstellingen
- Klik achter de gewenste aanstelling op het bewerken-potlood
- Kies bij Groepsautorisatie voor Aan
- Klik op Opslaan (links onder)
Hiermee geef je aan dat deze medewerker alleen toegang heeft tot de groepen en leerlingen waaraan hij/zij is gekoppeld. Heeft de medewerker een bovenschools account met meerdere aanstellingen? Dan stel je dit per aanstelling in. De optie is met name bedoeld voor de rollen Leerkracht en Leerkracht beperkt.
Groepsautorisatie tijdelijk opheffen
Er kunnen zich situaties voordoen waarbij een leerkracht toegang wil tot een groep waarvoor hij niet geautoriseerd is. De leerkracht moet bijvoorbeeld invallen voor een andere groep en wil absenties en cijfers toevoegen.
Een applicatiebeheerder kan leerkrachten de mogelijkheid geven hun groepsautorisatie op te heffen, zodat zij tijdelijk toegang hebben tot alle groepen in ParnasSys.
- Ga naar Medewerker > [selecteer medewerker] > Aanstellingen
- Klik achter de gewenste aanstelling op het bewerken-potlood
- Kies bij Groepsautorisatie tijdelijk opheffen voor Aan
- Klik op Opslaan (links onder)
De leerkracht bij wie Groepsautorisatie tijdelijk opheffen aan staat, kan vervolgens als volgt de groepsautorisatie tijdelijk opheffen:
- Ga naar Groepen. De leerkracht ziet nu bovenin het scherm, onder Groepen, de groepen waarvoor hij groepsautorisatie heeft. Daaronder ziet de leerkracht de overige groepen.
- Klik op één van de overige groepen. Nu kan de leerkracht een reden opgeven waarom de groepsautorisatie tijdelijk opgeheven moet worden en tevens een duur aangeven.
- Klik op Verkrijg toegang voor toegang tot de desbetreffende groep.
De leerkracht kan zichzelf tot maximaal een week toegang geven tot een groep. Daarna loopt de opheffing automatisch ten einde. Het vinkje bij de medewerker verdwijnt niet automatisch. De medewerker kan na de opheffing weer opnieuw een opheffing aanvragen.
De reden die de medewerker opgeeft, de duur van de opheffing en de groep waartoe de groepsautorisatie wordt opgeheven, worden gelogd bij Beheer > Privacy: Gegevenstoegang.
Toelichting
Als groepsautorisatie actief is, toont het tabblad Leerling alleen de leerlingen die in de groep zitten waaraan de medewerker is gekoppeld. Het zoeken naar andere leerlingen of groepen levert geen resultaat op. Aangemelde leerlingen ziet de leerkracht pas als die leerlingen een groepsindeling in de groep van de leerkracht hebben.
Er verandert verder niets aan de werking van ParnasSys bij de toegankelijke groepen en leerlingen. De functies werken hetzelfde. Een leerkracht kan bijvoorbeeld van een leerling in zijn groep ook de toetsresultaten uit eerdere schooljaren zien.
Het koppelen van een medewerker aan een groep kan met de rol intern begeleider, administratie of applicatiebeheerder.
Let op:
Als jullie gebruik maken van de leerlijnen is het aan te raden om de mogelijkheid 'Groepsautorisatie tijdelijk opheffen' altijd aan te laten staan. Op die manier heeft iedereen de mogelijkheid om de sublesgroepen die voor de leerlijnen aangemaakt worden in te zien. Als je dat liever niet doet, of de medewerker heeft langer toegang nodig dan 1 week, dan kan de applicatiebeheerder, intern begeleider of administratie de leerkrachten koppelen aan de groepen.