In dit artikel lees je hoe je schoolaccounts naar de bovenschoolse omgeving verplaatst en wat je verder in kan stellen met betrekking tot de plaatsing van het account.
Met ParnasSys is het mogelijk om gebruikersaccounts van schoolmedewerkers in jouw bovenschoolse omgeving te beheren. Zo kun je met hetzelfde gebruikersaccount toegang krijgen tot verschillende schoolomgevingen. In het artikel Medewerkers beheren in een bovenschoolse omgeving lees je hier meer over.
- Schoolaccounts verplaatsen
- Taakhistorie
- Schakel accounts aanmaken voor scholen uit
- Waar moet ik op letten als we Parro gebruiken?
Schoolaccounts verplaatsen
Het is ook mogelijk om bestaande ParnasSys-schoolaccounts bovenschools te gaan beheren. Als monitor-organisatiebeheerder kun je daarvoor accounts van een ParnasSys-schoolomgeving verplaatsen naar jouw bovenschoolse omgeving. Hierbij behoudt de schoolmedewerker zijn aanstelling, documenten en groepskoppeling op de school, waardoor er voor deze gebruiker niets verandert.
- Log als monitor-organisatiebeheerder in de bovenschoolse ParnasSys-omgeving van jouw organisatie in.
- Ga naar Medewerker > Schoolaccounts verplaatsen (links onder).
- Selecteer de school waarvan je een medewerker of medewerkers wil verplaatsen.
- Selecteer met een vinkje links in de tabel de betreffende medewerkers. Ook is het mogelijk om in één keer alle medewerkers van de school te selecteren.
- Voer de actie Account verplaatsen. Deze taak wordt gestart.
Let op: het is alleen mogelijk om medewerkers te verplaatsen van wie het mailadres nog niet in gebruik is onder accounts in jouw bovenschoolse omgeving. Eenmaal verplaatste medewerkeraccounts kun je niet meer terugzetten naar de schoolomgeving.
Heb je voor dezelfde gebruiker meerdere accounts op verschillende scholen? Je kunt nu één account verplaatsen en vervolgens nieuwe aanstellingen voor de overige locaties onder dit account toevoegen. De overige accounts van deze gebruiker kun je vervolgens deactiveren.
- LET OP! Gebruiken jullie Parro? Dan heeft het deactiveren of verwijderen van de oude accounts daar gevolgen. Medewerkers moeten eerst belangrijke inhoud van gesprekken veilig stellen vóórdat je dit gaat doen. Parro-accounts die zijn aangemaakt met oude ID's zijn na deactivering/verwijdering niet meer te benaderen. Hier vind je de nodige tips.
Taakhistorie
Tijdens het verplaatsen van accounts kun je onder het tabblad Taakhistorie zien welke accountverplaatsingen eerder voor jouw organisatie zijn uitgevoerd. Door op een uitgevoerde taak te klikken, zie je de details hiervan. Zo kun je zien welke accounts zijn verplaatst en van welke school onder jouw organisatie deze accounts afkomstig zijn.
Schakel accounts aanmaken voor scholen uit
Als monitororganisatie applicatiebeheerder kun je de optie om nieuwe medewerker accounts aan te maken uitschakelen voor onderliggende scholen. Dit kan handig zijn als je er als organisatie voor kiest om medewerker accounts bovenschools te beheren en je controle wil over wie er toegang krijgt tot ParnasSys.
Als je organisatie Privacybasis afneemt, dan is deze functionaliteit opgenomen in Privacybasis en heb je op bovenschools niveau ook de rol 'Privacybasis' nodig. Dit wordt toegelicht in de twee volgende paragrafen.
Stel je de optie Medewerkers toevoegen in op Actief, dan is het vanuit de schoolomgeving wel mogelijk om nieuwe medewerker accounts op schoolniveau aan te maken en bestaande accounts te bewerken. Stel je de optie Medewerkers toevoegen niet in, dan is het vanuit de school niet mogelijk om nieuwe medewerker accounts aan te maken en bestaande accounts te bewerken.
Je kunt nu enkel medewerkers toevoegen vanuit de schoolomgeving door een schoolaanstelling toe te voegen aan een bestaande bestuursmedewerker. Als je ervoor kiest om het niet mogelijk te maken om nieuwe medewerkers toe te voegen op schoolniveau, dan kun je wél apart toestemming geven om aanstellingen te bewerken vanuit de schoolomgeving, zodat men op schoolniveau bijvoorbeeld een extra rol kan toevoegen aan de aanstelling van een medewerker van de school.
Accounts en aanstellingen beheren als je Privacybasis niet afneemt
Ga naar Beheer > Medewerkeraccounts en aanstellingen. Je komt dan in onderstaand beheermenu.
Accounts en aanstellingen beheren als je Privacybasis wel afneemt
Ga naar Beheer > Privacybasis > Medewerkersaccounts en aanstellingen
Je komt dan in onderstaand beheermenu.
Waar moet ik op letten als we Parro gebruiken?
Eén account op schoolniveau
Als medewerkers slechts één account voor ParnasSys hebben, dan hoef je nergens rekening mee te houden; Parro zal dit account na het verplaatsen van het account naar de bovenschoolse omgeving zonder problemen herkennen.
Meerdere accounts op schoolniveau
Hebben medewerkers meerdere accounts, dan is er wél aanvullende actie noodzakelijk. In dit voorbeeld heeft de medewerker 2 accounts op 2 verschillende scholen.
- 1 van de accounts wordt bovenschools getild en krijgt een aanstelling voor de tweede school (vanaf nu school B)
- Laat beide accounts van deze medewerker nu op actief staan.
- De medewerker logt nu in ParnasSys in met de account die oorspronkelijk voor school A was, en gaat op een nieuw tabblad naar talk.parro.com. Bij het inloggen wordt gevraagd met welke school je verder wilt gaan. Kies school B, selecteer de gewenste groepen via beheer, en log uit bij Parro en ParnasSys.
- Log in met de oude account van school B op Parro.
- Zoek alle kindgesprekken en groepsgesprekken op die je wilt behouden en voeg jezelf (de account van school A) toe via de instellingen van deze gesprekken. Verlaat daarna het betreffende gesprek om verwarring bij de ouders te voorkomen.
Privégesprekken kunnen niet omgezet worden, maak hiervan eventueel schermafbeeldingen en sla die voor jezelf op. (bijvoorbeeld in Word) - Als alle gesprekken zijn overgezet of opgeslagen, kan de bovenschoolsebeheerder de oude account voor school B deactiveren.
- De medewerker kan nu via de account op School A inloggen in Parro en daarmee kijken bij school A en B en heeft in ieder geval alle kind en groepsgesprekken die zijn omgezet.
Als er nog meer scholen in het spel zijn, dan moeten bovenstaande stappen worden herhaald, totdat alles is overgezet.