In dit artikel lees je hoe je schoolaccounts naar de bovenschoolse omgeving verplaatst en wat je verder in kan stellen met betrekking tot de plaatsing van het account.
Met ParnasSys is het mogelijk om gebruikersaccounts van schoolmedewerkers in jouw bovenschoolse omgeving te beheren. Zo kun je met hetzelfde gebruikersaccount toegang krijgen tot verschillende schoolomgevingen. In het artikel Medewerkers beheren in een bovenschoolse omgeving lees je hier meer over.
Schakel accounts aanmaken voor scholen uit
Waar moet ik op letten als we Parro gebruiken?
Schoolaccounts verplaatsen
Het is ook mogelijk om bestaande ParnasSys-schoolaccounts bovenschools te gaan beheren. Als monitor-organisatiebeheerder kun je daarvoor accounts onder een ParnasSys-schoolomgeving verplaatsen naar jouw bovenschoolse omgeving. Hierbij behoudt de schoolmedewerker zijn aanstelling, documenten en groepskoppeling op de school, waardoor er voor deze gebruiker niets verandert.
Waar
Log als monitor-organisatiebeheerder in de bovenschoolse ParnasSys-omgeving van jouw organisatie in. Ga naar Medewerker > Schoolaccounts verplaatsen (links onder).
Hoe
- Selecteer de school waarvan je een medewerker of medewerkers wil verplaatsen.
- Selecteer met een vinkje links in de tabel de betreffende medewerkers. Ook is het mogelijk om in één keer alle medewerkers van de school te selecteren.
- Voer de actie Account verplaatsen. Deze taak wordt gestart.
Let op: het is alleen mogelijk om medewerkers te verplaatsen van wie het mailadres nog niet in gebruik is onder accounts in jouw bovenschoolse omgeving. Eenmaal verplaatste medewerkeraccounts kun je niet meer terugzetten naar de schoolomgeving.
Heb je voor dezelfde gebruiker meerdere accounts op verschillende scholen? Je kunt nu één account verplaatsen en vervolgens nieuwe aanstellingen voor de overige locaties onder dit account toevoegen. De overige accounts van deze gebruiker kun je vervolgens deactiveren.
- LET OP! Gebruiken jullie Parro? Dan heeft het deactiveren of verwijderen van de oude accounts daar gevolgen. Medewerkers moeten eerst belangrijke inhoud van gesprekken veilig stellen vóórdat je dit gaat doen. Parro accounts die zijn aangemaakt met oude ID's zijn na deactivering/verwijdering niet meer te benaderen. Hier vind je de nodige tips.
Taakhistorie
Tijdens het verplaatsen van accounts kun je onder het tabblad Taakhistorie zien welke accountverplaatsingen eerder voor jouw organisatie zijn uitgevoerd. Door op een uitgevoerde taak te klikken, zie je de details hiervan. Zo kun je zien welke accounts verplaatst zijn en bij welke school onder jouw organisatie deze accounts vandaan komen.
Schakel accounts aanmaken voor scholen uit
Als monitor-organisatiebeheerder kun je de optie om nieuwe medewerkeraccounts aan te maken uitschakelen voor onderliggende scholen. Dit kan handig zijn als je er als organisatie voor kiest om medewerkeraccounts bovenschools te beheren en je controle wil over wie er toegang krijgt tot ParnasSys.
Waar
Beheer > Medewerkeraccounts en aanstellingen. Je komt dan in onderstaand beheermenu.
Hoe
Stel je de optie Medewerkers toevoegen in op Actief, dan is het vanuit de schoolomgeving wel mogelijk om nieuwe medewerkeraccounts op schoolniveau aan te maken. Stel je de optie Medewerkers toevoegen op schoolniveau niet in, dan is het vanuit de school niet mogelijk om nieuwe medewerkeraccounts aan te maken. De enige optie om nu medewerkers toe te voegen vanuit de schoolomgeving is door een schoolaanstelling toe te voegen voor een bestaande bestuursmedewerker. Als je ervoor kiest om geen nieuwe medewerkers toe te laten voegen op schoolniveau, dan kun je er nog wel voor kiezen om aanstellingen te laten bewerken vanuit de schoolomgeving.
Waar moet ik op letten als we Parro gebruiken?
Meerdere accounts op schoolniveau
1 account op schoolniveau
Als medewerkers maar 1 account voor ParnasSys hebben is er niets aan de hand. Parro zal deze accounts na het bovenschools tillen van de account gewoon herkennen.
Meerdere accounts op schoolniveau
Hebben medewerkers meerdere accounts dan moet er iets meer gebeuren. In dit voorbeeld heeft de medewerker 2 accounts op 2 verschillende scholen.
- 1 van de accounts wordt bovenschools getild en krijgt een aanstelling voor de tweede school (vanaf nu school B)
- Laat beide accounts van deze medewerker nu op actief staan.
- De medewerker logt nu in ParnasSys in met de account die oorspronkelijk voor school A was, en gaat op een nieuw tabblad naar talk.parro.com. Bij het inloggen wordt gevraagd met welke school je verder wilt gaan. Kies school B, selecteer de gewenste groepen via beheer, en log uit bij Parro en ParnasSys.
- Log in met de oude account van school B op Parro.
- Zoek alle kindgesprekken en groepsgesprekken op die je wilt behouden en voeg jezelf (de account van school A) toe via de instellingen van deze gesprekken. Verlaat daarna het betreffende gesprek om verwarring bij de ouders te voorkomen.
Privégesprekken kunnen niet omgezet worden, maak hiervan eventueel schermafbeeldingen en sla die voor jezelf op. (bijvoorbeeld in Word) - Als alle gesprekken zijn overgezet of opgeslagen, kan de bovenschoolsebeheerder de oude account voor school B deactiveren.
- De medewerker kan nu via de account op School A inloggen in Parro en daarmee kijken bij school A en B en heeft in ieder geval alle kind en groepsgesprekken die zijn omgezet.
Als er nog meer scholen in het spel zijn, dan moeten bovenstaande stappen herhaald worden totdat alles is overgezet.