In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen:
- Voor welke scholen is deze handleiding geschikt?
- Wanneer moet ik de jaarovergang uitvoeren?
- Hoe voer ik de jaarovergang uit?
- Wat moet ik doen als ik tijdens de jaarovergang een fout maak?
- Hoe kan ik een overzicht maken van de groepen van volgend schooljaar?
- Hoe maak ik een leerkrachtrooster bij de nieuwe groepen?
Voor welke scholen is deze handleiding geschikt?
De stappen in dit artikel zijn voor scholen in het reguliere basisonderwijs en scholen voor speciaal basisonderwijs.
Scholen voor speciaal onderwijs (cluster 1-2 en cluster 3-4) volgen de stappen van het artikel Jaarovergang uitvoeren (handleiding voor speciaal onderwijs).
Wanneer moet ik de jaarovergang uitvoeren?
Je kunt de jaarovergang op ieder gewenst moment uitvoeren. Voer je de jaarovergang bijvoorbeeld enkele maanden voor de zomervakantie uit, dan blijven alle leerlingen gewoon in het huidige schooljaar beschikbaar en kunnen er op dezelfde manier gegevens aan toegevoegd worden.
Wel heb je bepaalde gegevens nodig om de jaarovergang te doen. Zo moet bekend zijn wat de nieuwe groepsindeling is en aan welke opleiding je de leerling voor volgend schooljaar moet koppelen.
Hoe voer ik de jaarovergang uit?
Het uitvoeren van de jaarovergang bestaat uit vier stappen:
- Groepen kopiëren
- Leerlingen overzetten
- Leerlingen van groep 8 uitschrijven
- Controleer uitwisseling ROD
1. Groepen kopiëren
Eerst maak je de groepen aan die je volgend schooljaar nodig hebt. Hiervoor kun je de groepen uit dit schooljaar kopiëren.
- Ga naar Groep en klik op Groep kopiëren (links onderin).
- Selecteer onder Groepen kopiëren van welk schooljaar en naar welk schooljaar je de groepen wilt kopiëren.
- Vink onder Groepen en Sublesgroepen de groepen aan die je wilt kopiëren.
Als je bepaalde groepen niet in de lijst kunt vinden, betekent dit dat de betreffende groepsnaam al bestaat in het nieuwe schooljaar. Als je deze groepen toch naar het betreffende schooljaar wilt kopiëren, moet je eerst de bestaande groepen in het nieuwe schooljaar verwijderen. - Klik op Opslaan (links onder).
Je hebt nu alleen de groepsnamen, de lesroosters en de gekoppelde medewerkers gekopieerd. Je kunt dit controleren door op het tabblad Groep het juiste schooljaar te selecteren en op Zoeken te klikken:
Een eventueel leerkrachtrooster moet je bij de nieuwe groep opnieuw invoeren. Zie hiervoor Hoe maak ik een leerkrachtrooster bij de nieuwe groepen?
Combinatiegroepen
Een combinatiegroep in ParnasSys is één groep waarin leerlingen zitten uit verschillende leerjaren. Dat betekent dat je één groep aanmaakt, waar je vervolgens leerlingen uit verschillende leerjaren in plaatst. De naamgeving van de groep is dan bijvoorbeeld Groep 3/4.
Als je in het huidige schooljaar combinatiegroepen afzonderlijk (als losse groepen) in ParnasSys hebt staan, moet je dat volgend schooljaar anders inrichten. Je maakt dan bijvoorbeeld combinatiegroep 3/4 aan in plaats van een losse groep 3 en een losse groep 4. Het is dan mogelijk om bij de combinatiegroep per leerjaar een groepslesrooster aan te maken in dat schooljaar.
Het is dan bijvoorbeeld ook mogelijk om bij de toetsen de leerlingen op leerjaar te sorteren. Ook is het voor een combinatiegroep mogelijk een sociogram in te vullen met keuzes uit leerlingen van alle leerjaren uit de combinatiegroep, in plaats van uit alleen het leerjaar van de losse groep.
Daarnaast moet je aan ROD ook de groepsindeling aanleveren zoals de leerlingen in de klas zitten. Hiermee worden onder meer statistieken over de gemiddelde groepsgrootte in Nederland opgesteld.
Wil je bijvoorbeeld van de losse groepen 3 en 4 in het huidige schooljaar een combinatiegroep 3/4 in het komende schooljaar maken, dan kun je het volgende uitvoeren:
- Pas de groepsnaam van Groep 3 aan die naar het nieuwe schooljaar hebt gekopieerd. Dit doe je als volgt:
- Ga naar Groep en klik de gewenste groep aan.
- Klik op het bewerken-potlood onder Groepsgegevens.
- Pas de Naam aan (bijvoorbeeld van 3 naar 3/4).
- Klik op Opslaan (links onder).
- Verwijder Groep 4 die je naar het nieuwe schooljaar hebt gekopieerd. Dit doe je als volgt:
- Ga naar Groep en klik de gewenste groep aan.
- Ontkoppel eerst leerkrachten, indien nodig.
- Klik op het bewerken-potlood onder Groepsgegevens.
- Klik op Groep verwijderen (linksonder).
- Vul de naam van de groep in (bijvoorbeeld 4).
- Klik op Groep verwijderen (linksonder).
Je kunt de betreffende leerlingen in stap 2 in deze combinatiegroep 3/4 plaatsen. Op basis van het leerjaar kun je onderscheid tussen de leerlingen maken. In het bovenstaande voorbeeld staan dus leerlingen uit leerjaar 3 en 4 in de combinatiegroep 3/4.
Het is belangrijk de indeling van de (combinatie)groepen in het begin van het schooljaar juist in te richten. In de loop van het schooljaar kan je beter de indeling niet meer wijzigen om problemen met koppelingen met andere gegevens te voorkomen. Denk hierbij aan toetsen die op groepsniveau zijn ingevoerd.
2. Leerlingen overzetten
De volgende stappen moet je voor elke groep doen waaruit je de leerlingen wilt laten overgaan naar een volgend schooljaar.
- Ga naar Groep en kies bij Schooljaar het schooljaar waaruit de leerlingen overgezet worden.
- Klik op de groep waarvan je de jaarovergang gaat uitvoeren.
- Ga naar Leerlingen > Jaarovergang.
- Selecteer de leerlingen waarvoor je de jaarovergang wilt uitvoeren. Leerlingen die al eerder zijn uitgestroomd kunnen in deze lijst niet geselecteerd worden. Ter verduidelijking wordt via een pop-up met informatie een toelichting gegeven.
- Onder de lijst staan twee velden met keuzelijsten. Geef bij deze velden aan welke actie van toepassing is op de geselecteerde leerlingen.
- Bij de leerlingen die overgaan naar het volgende leerjaar is dat Gaan over. Bij de leerlingen die hetzelfde leerjaar opnieuw doen of doubleren, is dat Blijven zitten. Voor de leerlingen die het leerjaar opnieuw doen/doubleren moet je dus ook de jaarovergang uitvoeren. Zij gaan via Blijven zitten over naar een groep naar keuze in het volgende schooljaar. Dit geldt ook voor kleuters die pas kort op school zitten. Deze leerlingen hebben voor en na de zomervakantie leerjaar 1. Hiervoor is het nodig bij deze leerlingen te kiezen voor Blijven zitten.
- Bij het veld Naar groep kies je de groep waarin de leerlingen in het volgend schooljaar worden geplaatst. Dit zijn de groepen die je in stap 1 hebt aangemaakt of gekopieerd. Staan er geen groepen in het selectievenster Naar groep? Dan is stap 1 niet goed uitgevoerd. Er staan dan namelijk nog geen groepen in het komende schooljaar. Voer dan stap 1 (opnieuw) uit volgens de beschrijving.
- Zorg dat je voor de leerlingen die je geselecteerd hebt, de juiste opleiding kiest in het veld Volgende opleiding.
Wanneer je de jaarovergang wilt uitvoeren en de huidige opleiding leeg is, en er komt maar één opleiding voor in de administratieve omgeving, dan wordt dit veld standaard gevuld met die ene opleiding. Wanneer de huidige opleiding leeg is, en er komen meerdere opleidingen voor, dan staat het veld niet standaard gevuld en zul je een opleiding moeten kiezen.
Wanneer de huidige opleiding al gevuld is, dan wordt het veld 'volgende opleiding' standaard gevuld met diezelfde opleiding. - Scholen voor speciaal basisonderwijs koppelen hier ook een TLV aan de groep van volgende schooljaar. Als de leerling voor volgend schooljaar nog een geldige TLV heeft, vult ParnasSys deze automatisch in. Een TLV die ingaat op 1 augustus van het nieuwe schooljaar moet je zelf selecteren.
- Klik op Opslaan (linksonder).
Je komt nu weer in de leerlingenlijst van de groep. De leerlingen die je had geselecteerd, zijn nu overgeplaatst naar de gekozen groep of zijn gedoubleerd. Dit kan je controleren in de kolom Volgend leerjaar en Volgende groep.
De overgebleven leerlingen kun je nu ook overplaatsen naar een groep of laten doubleren.
Je kunt de jaarovergang controleren door in het tabblad Groep het juiste schooljaar te selecteren en op Zoeken te klikken. Vervolgens selecteer je de groep waar je de leerlingen naar over hebt laten gaan.
Op deze wijze zet je de leerlingen van groep 1 tot en met 7 over naar de juiste groep voor het volgend schooljaar. De leerlingen van groep 8 moeten nu worden uitgeschreven. Dit wordt beschreven in stap 3.
3. Leerlingen van groep 8 uitschrijven
Leerlingen die aan het einde van het schooljaar de school verlaten, schrijf je uit. Dit kun je ook groepsgewijs doen. Wanneer je al eerder een uitschrijving voor een leerling invoerde, hoeft dat nu niet meer.
- Ga naar Groep en kies bij Schooljaar het schooljaar waarvan je de leerlingen uitschrijft.
- Klik op de groep waar de leerlingen nu in zitten.
- Selecteer de leerlingen die je met dezelfde instellingen (reden uitschrijving, VO-school) uit wil schrijven door het selectievakje voor de leerling te markeren.
- Geef de datum en reden van uitschrijving op. De vervolgschool kun je opzoeken door achter Vervolgschool op het vergrootglas te klikken. Je kunt ook direct in het veld typen (op brinnummer of naam). ParnasSys laat de scholen zien die met jouw invoer overeenkomen. Klik op een optie om een keuze te maken.
- Klik op Opslaan (linksonder).
Nadat de leerlingen op de bovenstaande manier zijn uitgeschreven, kun je de uitschrijfgegevens op individueel niveau aanvullen.
4. Controleer uitwisseling ROD
De handelingen van de jaarovergang en uitschrijvingen leiden automatisch tot een uitwisseling met ROD. Controleer na het uitvoeren hiervan of ROD deze berichten goedkeurde.
- Ga naar School > ROD > Afkeuringen ROD.
- Controleer of er tegels zijn waar staat dat er één of meer afkeuringen zijn.
- Klik op een tegel om te zien welke signalen en leerlingen het betreft.
- Corrigeer de onjuiste gegevens bij de leerling in ParnasSys en controleer of de uitwisseling dan wel is goedgekeurd.
- Controleer hierna via het analyseren van een registratieoverzicht of hier nog meldingen uit komen die duiden op een verschil tussen ParnasSys en ROD.
Let op:
Pas bij het aanvragen van het registratieoverzicht het schooljaar aan naar het gewenste schooljaar, zodat je de gegevens van dát schooljaar kunt analyseren.
Wat moet ik doen als ik tijdens de jaarovergang een fout maak?
Een fout tijdens de jaarovergang is eenvoudig te herstellen.
Maak je een fout bij het kopiëren van groepen? Dan kun je de verkeerd gekopieerde groepen in het nieuwe schooljaar verwijderen of de naam aanpassen.
- Ga naar Groep en kies bij Schooljaar het schooljaar met groepen die je wilt aanpassen.
- Klik op de betreffende groep.
- Klik onder Groepsgegevens op het bewerken-potlood.
- Pas de naam aan en klik op Opslaan (rechts onder).
of - Klik op Groep verwijderen (rechts onder).
- Om de groep te verwijderen vul je ook de naam van de groep in (bijvoorbeeld 7).
- Klik op Groep verwijderen.
Maak je een fout bij het overzetten of het uitschrijven van leerlingen? Dan kun je de handeling gewoon herhalen. Het uitvoeren van de jaarovergang zelf kun je altijd opnieuw doen met de juiste gegevens. De verkeerde gegevens worden dan overschreven.
Hoe kan ik een overzicht maken van de groepen van volgend schooljaar?
Wil je groepsoverzichten van het toekomstige schooljaar opvragen of afdrukken, gebruik dan het overzicht Groepsoverzicht op peildatum via Overzichten > Leerlingadministratie > Leerlingenlijsten groep.
Vul als peildatum een datum van het nieuwe schooljaar in en klik op Toon overzicht om de gegevens op te roepen.
Hoe maak ik een leerkrachtrooster bij de nieuwe groepen?
De leerkrachten kunnen nu ook aan de nieuwe groepen gekoppeld worden. Dit kan via Groep > [groep selecteren] > Rooster > Leerkrachtrooster. Klik op Wijzigen (linksonder) om de gegevens aan te passen.
Bij het veld Leerkracht zie je de medewerkers die aan deze groep zijn gekoppeld. Markeer per dagdeel de medewerker die dan voor de groep staat en klik op Opslaan.
Het koppelen van een medewerker doe je vanuit het overzicht van een groep aan de hand van de volgende stappen:
- Ga naar Groep en klik op de groep waar je een medewerker aan wil koppelen.
- Klik onder Medewerkers op het bewerken-potlood.
- Klik op Medewerkers toevoegen (linksonder).
- Vink de betreffende medewerker(s) aan.
- Klik op Opslaan (linksonder).
De medewerker is nu aan de groep gekoppeld.