Medewerkers beheren in de bovenschoolse omgeving

In dit artikel leggen we uit hoe je medewerkers in de bovenschoolse omgeving beheert.

Ben je applicatiebeheerder of accountbeheerder op een school en wil je je medewerkers beheren? Bekijk dan het artikel Medewerkers beheren in een schoolomgeving.

In dit artikel vind je informatie over:

• Het bovenschoolse medewerker-model
• Een medewerker toevoegen
• Medewerkergegevens bewerken
• Een monitoraanstelling toevoegen
• Een medewerker deactiveren
• Schoolaccounts verplaatsen
• Aangeven of scholen aanstellingen mogen bewerken en medewerkers mogen toevoegen

Het bovenschoolse medewerker-model

Ja kan ervoor kiezen om ParnasSys-accounts van medewerkers bovenschools te beheren. Dit geldt als alternatief voor het aanmaken van accounts binnen de schoolomgeving.

De voordelen

• Bovenschools beheerde medewerkers kunnen met één account toegang krijgen tot meerdere scholen binnen het bestuur. De medewerker kan hierbij gemakkelijk wisselen tussen organisaties.
• Door accounts van medewerkers centraal te beheren, heb je beter in de hand wie er toegang krijgen tot de gegevens van jouw scholen in ParnasSys.

Uitleg van het model
De illustratie hieronder geeft een uitleg van het bovenschoolse medewerker-model.

Aan een account van een medewerker in jouw bovenschoolse module kun je één of meerdere aanstellingen toekennen. Met een aanstelling verleen je de medewerker toegang tot een specifieke school binnen jouw bestuur. Doordat de rollen en rechten van de gebruiker in de aanstelling zijn vastgelegd, is het mogelijk om deze per school te beheren. Je kunt dus kiezen tot welke scholen een medewerker toegang krijgt en welke rollen en rechten hij per school krijgt.

Een medewerker toevoegen

Zorg ervoor dat rechts onderin het bestuur is geselecteerd. Als hier de naam van een school staat, wordt de medewerker alleen bij die school toegevoegd. Klik in dat geval op Wijzig organisatie om dit aan te passen. Volg vervolgens de onderstaande stappen, die enkel met de rol monitororganisatie applicatiebeheerder kunnen worden uitgevoerd:

1. Medewerker > Medewerker toevoegen
2. Stap 1 is het invullen van de gegevens van de medewerker. De gekleurde velden zijn verplicht en moeten dus altijd ingevuld worden. 
   Let op: een gebruikersnaam voor ParnasSys moet uniek zijn. Het kan dus voorkomen dat je een gebruikersnaam wil aanmaken die al in gebruik is. Je krijgt hiervan dan een melding bij het opslaan van de gegevens.
   
3. Klik op Volgende
4. Klik linksonder in het scherm op Aanstelling toevoegen
5. Selecteer de organisatie waarvoor je een aanstelling wil toevoegen. Dit kan een school zijn of jouw eigen bovenschoolse omgeving
6. Selecteer de rollen die de medewerker op deze locatie heeft
7. Klik op Opslaan
8. Voeg eventueel meer aanstellingen toe en klik nogmaals op Opslaan

Je kunt er ook voor kiezen om het account aan te maken zonder een aanstelling voor een onderliggende school toe te voegen. Een applicatiebeheerder op school heeft zelf ook de mogelijkheid om een aanstelling voor een bestaande bovenschoolse medewerker aan te maken. Zie hiervoor het artikel Medewerkers beheren in een schoolomgeving.

Na aanmaken van het account ontvangt de nieuwe medewerker op het ingestelde mailadres bericht om een wachtwoord mee in te stellen. 

Medewerkergegevens bewerken

Als monitor-organisatiebeheerder kun je de gegevens van medewerkers bewerken. Op het tabblad Medewerker kun je op een medewerker klikken, waardoor je op het overzicht van de medewerker belandt. Hier staat een samenvatting van belangrijke medewerkersgegevens.

Medewerkersgegevens
Onder Medewerker > [medewerker selecteren] > Medewerker > Persoonsgegevens kun je de personalia en/of foto van een medewerker aanpassen. Klik hiervoor het bewerken-potlood in het informatiepaneel. Naast de accountbeheerder heeft ook de medewerker zelf de mogelijkheid om deze gegevens te bewerken.

Onder Medewerker > [medewerker selecteren] > Medewerker > Account kun je wijzigingen maken aan de accountinstellingen van een medewerker. Als accountbeheerder kun je ook een account activeren, deactiveren of afdwingen dat de gebruiker zijn of haar wachtwoord opnieuw instelt. De ParnasSys ID kun je niet aanpassen. Dit kan enkel door de medewerker zelf worden gewijzigd. Wel kun je twee-staps-verificatie (2FA) uitschakelen voor een account. Dit kan soms nodig zijn als een medewerker een nieuwe mobiel heeft en de 2FA niet goed heeft overgezet.

Aanstellingen bewerken
Op het tabblad Aanstellingen kun je aanpassingen doen aan de rollen die een medewerker heeft binnen zijn of haar ParnasSys-omgeving. 

Activeren / deactiveren
Door te deactiveren, ontzeg je de gebruiker toegang tot een specifieke school in ParnasSys. De gebruiker wordt dan ook niet langer gezien als actieve medewerker op deze locatie. Het bovenschoolse account van deze gebruiker blijft nog wel actief en hij behoudt dus ook toegang tot andere scholen.

Bewerken
Door op het bewerken-potlood te klikken, kun je aanpassingen doen aan de rollen die aan de gebruiker zijn toegekend. Zowel beheerders op school als bovenschoolse beheerders kunnen deze rollen aanpassen. 

Als je voor een bovenschools account een aanstelling aanmaakt op een school, dan wordt de betreffende gebruiker gezien als medewerker van deze school. Hij wordt getoond in de medewerkerlijst van de school, kan vanuit de school e-mail ontvangen en wordt meegenomen in de schoolmedewerker-overzichten van ParnasSys.

Een monitoraanstelling toevoegen

Als je een gebruiker alleen voor toezichtsdoeleinden aan de school wil koppelen, dan kun je ervoor kiezen een schoolaanstelling als monitor toe te voegen. Hierbij wordt de gebruiker niet meegenomen in schoolprocessen en medewerkerlijsten, maar heeft hij wel toegang tot de ParnasSys-omgeving van de betreffende school.

Om een gebruiker aan te stellen als monitor medewerker, moet je bij het aanmaken of bewerken van een aanstelling de optie Monitor instellen op Ja.

Hoewel een gebruiker met een monitoraanstelling niet wordt gezien als medewerker van een school, is hij wel zichtbaar voor account- en applicatiebeheerders in de schoolomgeving. Zo is voor de school ook duidelijk dat zij toegang hebben tot ParnasSys gegevens.

Een medewerker deactiveren

Als een medewerker uit dienst gaat, kun je zijn gebruikersaccount voor ParnasSys deactiveren. De gebruiker wordt nu niet meer getoond onder de actieve medewerkers van jouw organisatie en is het niet meer mogelijk om met dit account in te loggen in jou ParnasSys-schoolomgevingen.
Dit kan via Medewerker > [medewerker selecteren] > Medewerker > Account > bewerken-potlood onder Account.

Wisselt een medewerker binnen je organisatie van school, dan kun je de schoolaanstelling voor een specifieke locatie deactiveren. Hierdoor kan de gebruiker niet meer inloggen op de ParnasSys-omgeving van deze school, maar blijven zijn account en eventuele andere aanstellingen wel actief.
Dit doe je via Medewerker > [medewerker selecteren] > Aanstellingen > kruisje onder Deactiveren.


Schoolaccounts verplaatsen

Als je je bestaande ParnasSys-schoolaccounts bovenschools wil gaan beheren, dan moet je deze eerst onderbrengen in jouw bovenschoolse ParnasSys-omgeving. Hiervoor biedt ParnasSys de optie tot het verplaatsen van medewerkeraccounts naar de bovenschoolse omgeving.

Aangeven of scholen aanstellingen mogen bewerken en medewerkers mogen toevoegen

In de monitoromgeving kun je aangeven of scholen aanstellingen mogen bewerken en medewerkers mogen toevoegen. Deze optie kun je vinden via Beheer > (Algemeen >) Medewerkeraccounts en aanstellingen.

Je kunt kiezen uit twee opties:

• Aanstellingen bewerken:
  • de school kan van zowel bestaande schoolaccounts als van bestaande bovenschoolse accounts de aanstelling voor de betreffende school bewerken.
  • de school kan bestaande bovenschoolse accounts toegang geven tot de school.
• Medewerkers toevoegen:
  • de school kan van zowel bestaande schoolaccounts als van bestaande bovenschoolse accounts de aanstelling voor de betreffende school bewerken.
  • de school kan bestaande bovenschoolse accounts toegang geven tot de school.
  • de school kan nieuwe schoolaccounts aanmaken, inclusief aanstelling op de betreffende school.
  • de school kan van schoolaccounts en bovenschools account de personalia en accountgegevens wijzigen.
  • De school kan schoolaccounts en bovenschoolse accounts verwijderen.

Als je kiest voor de laatste optie, dan is het automatisch ook mogelijk om aanstellingen te bewerken.

Voor het bewerken van de personalia en accountgegevens van een schoolaccount is geen van de twee bovenstaande autorisaties noodzakelijk.