Medewerkers beheren in de schoolomgeving

Als je de rol applicatiebeheerder of accountbeheerder hebt, dan kun je medewerkers en bijbehorende rollen beheren binnen de ParnasSys-omgeving van je school.

In dit artikel vind je antwoord op de volgende vragen:

• Welke bovenschoolse instellingen hebben effect op het beheren van medewerkers in de schoolomgeving?
• Wat kan ik zien in de medewerkerslijst van school?
• Hoe kan ik een medewerker toevoegen?
• Hoe kan ik een medewerker bewerken?
• Hoe kan ik een medewerker koppelen aan een groep/groepen?
• Wat is een Monitoraanstelling?
• Hoe kan ik een andere school-beheerder kiezen?
• Hoe kan ik een medewerker deactiveren?
• Hoe kan ik een medewerker verwijderen?
  
  

Welke bovenschoolse instellingen hebben effect op het beheren van medewerkers in de schoolomgeving?

Als je stichting gebruikmaakt van de bovenschoolse module (monitoromgeving), bepaalt je stichting of je op schoolniveau:

• aanstellingen mag bewerken van schoolaccounts en bovenschoolse accounts
• bovenschoolse medewerkers toegang mag geven tot je school
• medewerkers aan je school kunt toevoegen (schoolaccounts).
• personalia en accountgegevens van bovenschoolse accounts mag bewerken

Hierin zijn twee gradaties te onderscheiden:

• Aanstellingen bewerken:
  • de school kan van zowel schoolaccounts als bovenschoolse accounts de aanstelling voor de betreffende school bewerken.
  • de school kan bovenschoolse accounts toegang geven tot de school.
• Medewerkers toevoegen:
  
  • de school kan van zowel schoolaccounts als bovenschoolse accounts de aanstelling voor de betreffende school bewerken.
  • de school kan bovenschoolse accounts toegang geven tot de school.
  • de school kan schoolaccounts aanmaken.
  • de school kan van een bovenschools account ook de personalia en accountgegevens wijzigen.

Voor het bewerken van de persoonsgegevens en accountgegevens van een schoolaccount is geen van de twee bovenstaande autorisaties nodig.

Wil je medewerkers beheren vanuit een bovenschoolse omgeving? Bekijk dan het artikel Medewerkers beheren in een bovenschoolse omgeving.

 

Wat kan ik zien in de medewerkerslijst van school?

Via het tabblad Medewerker kom je in een overzicht met daarin alle medewerkers die een aanstelling hebben in jouw ParnasSys-omgeving. Als je school binnen ParnasSys gekoppeld is aan een bestuur, dan kan aan medewerkers van deze bovenschoolse organisatie ook toegang verleend worden tot je omgeving.

In het overzicht met medewerkers kun je bestaande medewerkers zoeken op basis van (gebruikers)naam, mailadres, rol en accountstatus (wel of niet actief).

 

Hoe kan ik een medewerker toevoegen?

Je kunt binnen ParnasSys op twee manieren medewerkers toevoegen aan je organisatie:

1. Je geeft een medewerker van je bovenschoolse organisatie toegang tot jouw ParnasSys-omgeving.
2. Je maakt zelf een nieuwe medewerker aan die nog nergens binnen jouw organisatie bekend is.

1. Een bovenschoolse medewerker aanstellen

1. Ga naar Medewerker > Medewerker toevoegen
2. Je ziet een lijst met alle medewerkers die een bovenschoolse account hebben. Zoek naar de medewerker die je toegang wil verlenen tot je school en selecteer deze. Je wordt nu doorverwezen naar onderstaande pagina om rollen toe te kennen.
   

3. Selecteer één of meerdere rollen om de rechten te bepalen die de nieuwe medewerker krijgt binnen jouw school in ParnaSys. In de bijlage bij dit artikel vind je een overzicht over de inzage- en bewerkingsrechten die gekoppeld zijn aan de rollen in ParnasSys. Toegangsrechten voor een medewerker kun je als accountbeheerder of applicatiebeheerder op een later moment weer bewerken.

4. Klik op Opslaan om de aanstelling voor je schoolomgeving aan te maken.
   
   

2. Nieuwe medewerker aanmaken

In dit artikel wordt het invoeren van een medewerker uitgebreider uitgelegd, hieronder vind je kort de stappen. 

1. Ga naar Medewerker > Medewerker toevoegen > Nieuwe medewerker
2. Vul de (verplichte) velden in.
3. Let op: een gebruikersnaam voor ParnasSys moet uniek zijn. Het kan dus voorkomen dat je een gebruikersnaam wil aanmaken die al in gebruik is. Je krijgt hiervan dan een melding bij het opslaan van de gegevens. Ook moet binnen de school het mailadres uniek zijn. Ook hiervan krijg je een melding.
   
4. Klik op Volgende.
5. Selecteer de gewenste rollen en rechten.
   Je kunt nu op twee knoppen klikken: 
   1. Met Opslaan en versturen ontvangt de nieuwe medewerker op het ingestelde mailadres bericht om een wachtwoord mee in te stellen.
   2. Met Opslaan worden de gegevens alleen opgeslagen. Er wordt nog geen mail verstuurd naar het mailadres van de medewerker. Dit moet je achteraf nog doen. Deze optie is vooral handig als het mailadres van deze medewerker nog niet (volledig) is geconfigureerd. Als de mail op dat moment al wel verstuurd wordt, dan ontstaat er een blokkade op het mailadres.

Hoe kan ik een medewerker bewerken?

Als applicatiebeheerder of accountbeheerder kun je het gebruikersprofiel van medewerkers die actief zijn op je organisatie bewerken. Vanuit de medewerkerslijst kun je een medewerker selecteren, waardoor je op het overzicht van een medewerker belandt. Hier staat een samenvatting van belangrijke medewerker gegevens.

Medewerkergegevens
Onder Medewerker > [medewerker selecteren] > Medewerker > Persoonsgegevens kun je de personalia en de foto van een medewerker aanpassen. Klik hiervoor op het bewerken-potlood in het informatiepaneel. Naast de accountbeheerder heeft ook de medewerker zelf de mogelijkheid om deze gegevens te bewerken.

Onder Medewerker > [medewerker selecteren] > Medewerker > Account is het mogelijk om wijzigen te maken aan de accountinstellingen van een medewerker. Als accountbeheerder kun je ook een account activeren, deactiveren of afdwingen dat de gebruiker zijn of haar wachtwoord opnieuw instelt. 

Aanstelling bewerken
Onder het tabblad Aanstellingen kun je aanpassingen doen aan de rechten die een medewerker heeft binnen zijn ParnasSys-omgeving. 

Activeren / deactiveren
Door te deactiveren, ontzeg je de gebruiker toegang tot een specifieke school in ParnasSys. De gebruiker wordt dan ook niet langer gezien als actieve medewerker op deze locatie. Het bovenschoolse account van deze gebruiker blijft nog wel actief en hij behoudt dus ook toegang tot andere scholen.

Bewerken
Door op het bewerken-potlood te klikken, kun je aanpassingen doen aan de rollen die aan de gebruiker zijn toegekend. Zowel beheerders op school als bovenschoolse beheerders kunnen deze rollen aanpassen. Ook kun je hier de monitoraanstelling aanpassen (zie hieronder), een medewerkersaccount een einddatum geven en de groepsautorisatie instellen. 

 

Hoe kan ik een medewerker koppelen aan een groep/groepen?

Deze instructie bestaat uit drie stappen:
Stap 1. Medewerker koppelen aan een groep
Stap 2. Lesrooster toevoegen
Stap 3. Aangeven welke leerkracht op welk moment voor de groep staat

Stap 1. Medewerker koppelen aan een groep

1. Ga naar [Medewerker] > Groepen
2. Klik onderaan op de knop Groepen koppelen
3. Vink de groep(en) uit het huidige schooljaar aan, of uit vorige en/of komende schooljaren, waaraan je de medewerker wilt koppelen
4. Opslaan

Daarnaast kun je een medewerker via de groep koppelen aan deze groep:

1. Ga naar [Groep]
2. Klik onder Medewerkers op het bewerken-potlood.
3. Klik op Medewerkers toevoegen (links onder).
4. Vink de gewenste medewerkers aan. Gebruik eventueel de zoekfilters boven de tabel.
5. Klik op Opslaan (links onder).
6. Herhaal eventueel deze stappen om meer medewerkers toe te voegen.

 

Stap 2. Lesrooster toevoegen

Voeg een lesrooster toe. Lees hier hoe je dat doet. 

 

Stap 3. Aangeven welke leerkracht op welk moment voor de groep staat

Waar
Groep > [groep selecteren] > Rooster > Leerkrachtrooster

Hoe

1. Klik op Wijzigen (links onder).
2. Vink per dagdeel aan welke medewerker je wil indelen.
3. Klik op Opslaan (links onder).

Het rooster van een leerkracht kun je vervolgens ook inzien via:
Medewerker > [Medewerker selecteren] > Leerkrachtrooster

 

Wat is een Monitoraanstelling?

Bij bovenschoolse accounts is het mogelijk om een aanstelling als monitor in te stellen voor je school. Dit doe je door tijdens het bewerken van een aanstelling bij de optie Monitor te kiezen voor Ja. 

Als een gebruiker als monitor is aangesteld op je school, dan wordt deze in ParnasSys niet daadwerkelijk gezien als medewerker van je school. Hij wordt bijvoorbeeld niet meegenomen in medewerkerexports, koppelingen en mailcontacten van de school. Als account- of applicatiebeheerder zie je deze gebruikers wel terug in de medewerkerlijst. Zo is het duidelijk dat voor deze gebruikers toegang is verleend tot je ParnasSys-omgeving. 

 

Hoe kan ik een andere school-beheerder kiezen?

Het beheerder account is het account dat onder School > Info geregistreerd staat als beheerder van de ParnasSys omgeving van de school. Bij ParnasSys zien we dit account als de contactpersoon voor jullie school. Deze contactpersoon zal serviceberichten over ParnasSys ontvangen bij belangrijke wijzigingen in of over ParnasSys. Wanneer iemand anders de beheerder wordt van jullie ParnasSys omgeving dan moet zijn of haar account als beheerder worden gekozen.

Als je het medewerker-account van een beheerder wilt deactiveren of verwijderen, dan moet je eerst een andere beheerder  kiezen.

1. Klik op School > Info
2. Klik op het bewerken-potlood bij School-info (het tweede blok)
3. Klik achter Beheerder op het vergrootglas
4. Kies de gewenste beheerder
5. Klik op Opslaan (links onder)

 

Hoe kan ik een medewerker deactiveren?

Als een medewerker jouw organisatie verlaat, kun je zijn gebruikersaccount of schoolaanstelling voor ParnasSys deactiveren. Op deze manier wordt de gebruiker niet meer getoond onder de actieve medewerkers van je school en is het niet meer mogelijk om met dit account in te loggen in je ParnasSys-schoolomgeving.

1. Ga naar Medewerker > [medewerker selecteren] > Medewerker > Account
2. Klik onder Account op het bewerken-potlood
3. Klik onderaan op de knop Account inactief maken
4. Klik op OK in de pop-up melding die je ziet

 

Hoe kan ik een medewerker verwijderen?

Als applicatiebeheerder van een school kun je medewerkers definitief verwijderen uit ParnasSys.
Bovenschoolse accounts kunnen enkel op schoolniveau verwijderd worden als de school rechten heeft om bovenschoolse accounts te bewerken. Het beheeraccount van de school of de bovenschoolse omgeving kan niet worden verwijderd.

1. Ga naar Medewerker > [medewerker selecteren] > Medewerker > Persoonsgegevens
2. Bewerk het gegevensblok Personalia middels het roze bewerken-potloodje
3. Klik onderaan op de knop Medewerker verwijderen
4. Voer ter bevestiging de roepnaam + achternaam van de medewerker in
5. Medewerker verwijderen