Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Dubbel geregistreerde en dubbel gekoppelde verzorgers voorkomen/oplossen

Frank
Bijgewerkt

In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen:

Hoe kan het dat een verzorger dubbel in ParnasSys staat? 

Elke unieke verzorger hoeft maar één keer in ParnasSys geregistreerd te zijn, met hieraan al zijn/haar kinderen gekoppeld.

Als je een nieuwe leerling invoert wiens ouders al bekend zijn, hoef je geen verzorgers in te voeren maar kun je deze overnemen van de al geregistreerde leerling. Als je een verzorger bij het registreren van een nieuwe leerling opnieuw invoert, terwijl deze al aan een andere leerling gekoppeld is (bijvoorbeeld de broer of zus) dan staat deze verzorger dubbel geregistreerd en dubbel gekoppeld in ParnasSys.

Als er sprake is van een samengesteld gezin, zie je makkelijk over het hoofd dat een verzorger al in ParnasSys staat. Bijvoorbeeld omdat moeder nu een andere achternaam heeft, of omdat de leerling een andere achternaam heeft dan de halfbroer of stiefzus.
(Als een verzorger inderdaad een andere achternaam heeft gekregen, kan je die makkelijk bij de bestaande verzorger aanpassen)

Dit kan ook gebeuren wanneer de gezinssamenstelling is veranderd en hierbij een verzorger opnieuw wordt ingevoerd.

Let op:

Overschrijf nooit een persoon met de gegevens van een andere persoon. Geef ieder uniek mens, een eigen invoer.

 

Hoe koppel ik een verzorger op de juiste manier aan een nieuwe leerling als deze verzorger in ParnasSys al is geregistreerd bij een broer/zus?

Wanneer de verzorger van een nieuwe leerling al bekend is in jullie systeem, koppel je de bestaande verzorger aan de nieuwe leerling. Hiermee voorkom je dat de verzorger dubbel in ParnasSys komt te staan. Dit doe je als volgt:

  1. Ga naar het tabblad Leerling.
  2. Klik op de roze knop Nieuwe leerling (linksonder).
  3. Vul de (verplichte) velden in.
  4. Klik op Volgende (linksonder).
  5. Zoek het broertje/zusje op als deze niet standaard getoond wordt en/of klik op het broertje/zusje.
  6. Geef de verwantschapsgraad op (bijvoorbeeld Vol, Pleeg of Adoptie).
  7. Klik op Volgende (link onder).
  8. Vink de verzorgers aan die je wil koppelen aan de nieuwe leerling en geef per te koppelen verzorger aan:
    - wat de relatie tot de nieuwe leerling is
    - of de betreffende ouder wettelijk gezag heeft
    - of het factuuradres op naam van de betreffende ouder geregistreerd dient te worden
    - of de betreffende ouder ten aanzien van de leerling post mag ontvangen
    - of de betreffende ouder ten aanzien van de leerling e-mail mag ontvangen
    - of de betreffende ouder ten aanzien van de leerling inzage mag krijgen in het Ouderportaal
  9. Klik op Opslaan (linksonder).

De verzorgers is nu slechts één keer opgenomen en ook slechts één keer aan de nieuwe leerling gekoppeld.

 

Hoe merk of zie ik dat een verzorger dubbel is ingevoerd?

Vaak is de verzorger de eerste die merkt dat hij/zij dubbel geregistreerd is. De verzorger geeft bijvoorbeeld aan dat hij/zij in Parro of het Ouderportaal niet alle kinderen kan zien óf dat ze meerdere accounts hebben en moeten wisselen van account om bij hun andere kind(eren) te komen.

De account- of applicatiebeheerder bij jou op school kan zien of een verzorger inderdaad meerdere keren is ingevoerd. Dit doe je als volgt:

  1. Ga naar Beheer > Algemeen: Verzorger.
  2. Zoek op de achternaam en/of het e-mailadres van de verzorger.
  3. Wanneer je meerdere resultaten krijgt, is deze verzorger inderdaad dubbel geregistreerd.

Als account- of applicatiebeheerder kun je deze verzorger ontdubbelen. Lees verder voor hoe je dit doet.

 

Hoe ontdubbel ik een verzorger?

Let op: In de bijlage van dit artikel vind je een uitgebreider stappenplan.

  1. Zorg er eerst voor dat je duidelijk hebt welke verzorger je wilt bewaren en welke weg kan. Kijk hiervoor naar welk account geactiveerd is, welk account de verzorger gebruikt of aan welk account de meeste kinderen al juist zijn gekoppeld. Is dit voor beide accounts hetzelfde, dan maakt het niet uit welke je verwijdert. De ouder die uit ParnasSys verwijderd mag worden kan je via het bewerken-potlood bij de achternaam voorzien van een markering (bijvoorbeeld 'oud' of '2').

  2. Koppel nu de juiste verzorger aan alle leerlingen.
    1. Ga naar Leerling > Personalia > Gezin
    2. Klik op de prullenbak achter de verzorger die je wil ontkoppelen.
      Als er geen prullenbak getoond wordt achter een verzorger, betekent dit dat bij deze verzorger de optie Factuuradres is aangevinkt. In een dergelijk geval moet je deze optie (tijdelijk) even bij een andere verzorger aanvinken, zodat je de verzorger in kwestie kunt ontkoppelen van de leerling: Factuuradres_dus_geen_prullenmandje.pngResultaat van het verzetten van van het vinkje in de kolom Factuuradres:Geen_factuuradres_dus_wel_prullenmandje.png
    3. Koppel vervolgens alsnog de juiste verzorger, als dit nog niet is gedaan.
      Klik onderin op Verzorger koppelen, zoek de verzorger op d.m.v. de achternaam of met het contact e-mailadres.

Tip!
Print de bijlage van dit artikel uit, om de stappen bij de hand te houden.


Ontkoppelde verzorgers kun je vervolgens verwijderen uit ParnasSys

Zodra je alle leerlingen juist hebt gekoppeld aan het gewenste account, kan het overbodige account verwijderd worden. Dit doe je als volgt:

  1. Ga naar Beheer > Algemeen: Verzorgers
  2. Zoek op de achternaam en/of e-mailadres van de verzorger
  3. Klik op het prullenbakje achter de dubbele verzorger. Deze kan je alleen verwijderen als er geen leerlingen meer aan gekoppeld zijn.