Normaal worden de gegevens vanuit ParnasSys zonder problemen ingelezen in Basispoort. Soms komt het echter voor dat de gegevens van ParnasSys niet goed in Basispoort worden opgenomen. In dit artikel lees je hoe je deze problemen kunt oplossen.
Let op:
Belangrijk is dat degene die de problemen in Basispoort bekijkt daar ook de juiste rechten toe heeft. Een medewerker met de rol ICT-Coördinator in Basispoort kan de status van de import bekijken. Zie voor verdere informatie de sectie Vraag en antwoord op website van Basispoort.
In dit artikel vind je het antwoord op de volgende vragen:
- Waarom is de koppeling met Basispoort (nog) niet goed ingesteld?
- Waarom toont Basispoort de melding Fout opgetreden?
- Waarom toont Basispoort de melding Niet definitief?
-
Waarom komen één of meer bovenschoolse medewerkers niet in Basispoort te staan?
Waarom is de koppeling met Basispoort (nog) niet goed ingesteld?
Zie voor het inrichten van de koppeling met Basispoort ons artikel De koppeling tussen ParnasSys en Basispoort.
De ICT-coördinator in Basispoort logt hier in en gaat naar het tabblad Beheer > Importeren. Hier kan hij of zij controleren of ParnasSys is gekozen als leerlingadministratiesysteem, de autorisatiesleutel is gevuld en de knop op automatisch importeren staat.
In ParnasSys kan een applicatiebeheerder bij Beheer > Koppeling > Basispoort kijken of de koppeling actief is.
Alleen als in beide systemen de koppeling is ingericht en de autorisatiesleutel correct is overgenomen uit ParnasSys en geplakt in Basispoort, kan de koppeling ook daadwerkelijk worden gebruikt.
Als de koppeling goed is ingesteld, staan de leerling- en medewerkersgegevens de volgende dag in Basispoort.
Waarom toont Basispoort de melding Fout opgetreden?
Er zijn één of meerdere gegevens in de administratie niet correct of onvolledig. Klik op 'Details' om te zien wat er precies aan de hand is. Controleer de volgende gegevens:
Een uniek mailadres per medewerker.
Er mogen geen dubbele mailadressen voorkomen binnen het medewerkersbestand.
Ga hiervoor in ParnasSys naar Medewerker en klik op de roze kolomkop E-mailadres. Hiermee worden de e-mailadressen op alfabetische volgorde gezet. Zo kun je snel controleren of er medewerkers zijn met hetzelfde mailadres of een dubbel account.
Medewerkers moeten gekoppeld zijn aan een groep.
Zie hiervoor het artikel Medewerker en rooster koppelen aan groep.
Dubbele leerlingdossiers.
Let erop dat er in de administratie geen dubbele dossiers voorkomen. Als dit wel het geval is, krijg je hiervan een melding in Basispoort. Basispoort toont dan de volgende melding:
Twee leerlingen in de import hebben in het LAS, dezelfde database leerling toegewezen gekregen, tweede leerling was: [leerling key nummer].
Basispoort geeft alleen een leerling-id nummer terug, geen leerlingnaam. Om te kunnen achterhalen om welke leerling het gaat, kun je de volgende stappen zetten:
- Ga naar School > Export > EDEX & UWLR
- Kies achter Soort bestanden voor EDEXML 2.0.
- Klik op Genereer EDEX-bestand (alle leerlingen) (links onder).
- Afhankelijk van de browser wordt de EDEXML in de downloads map gezet. Dit bestand heet dan bijvoorbeeld 0-05-09-2017.
- Zoek het bestand op je computer op, klik er met de rechtermuisknop op, kies voor de optie Openen met en kies hier voor een webbrowser, bijvoorbeeld Chrome.
- De XML wordt nu geopend. Dit is een lange lijst met informatie over de groep, leerkrachten en leerlingen. Dit ziet er dan ongeveer zo uit:
- Gebruik de sneltoets combinatie CTRL + F om te zoeken in de XML. Er verschijnt een venster in je webbrowser waarin je het betreffende leerling-id kunt invoeren.
Vervolgens wordt in de XML het betreffende nummer gevonden met daaronder de naam van de leerling. - Zoek in ParnasSys op de voor- en achternaam. Je vindt twee dossiers van de leerling met de status Volgt onderwijs.
Waarom geeft Basispoort de melding Niet definitief?
De status Niet definitief wil zeggen dat er in het importbestand leerlingen of leerkrachten zitten waarvan Basispoort niet zeker weet of het nieuwe gebruikers zijn of bestaande. In dit geval moet je deze personen in Basispoort controleren via het tabblad Beheer > Gebruikersgegevens invoeren > Controleer laatste import.
Je ziet vervolgens om welke leerling of leerkracht het gaat. Als je op de naam klikt, krijg je de optie: Is nieuw of Match.
Als het om een bestaande gebruiker en dus wijziging van gegevens gaat, kies dan Match, Bewaar en Klaar. De status verandert dan naar Definitief.
Waarom komen één of meer bovenschoolse medewerkers niet in Basispoort te staan?
Wanneer een bovenschoolse medewerker in ParnasSys wel een aanstelling heeft op school, maar niet in Basispoort komt te staan, komt dit waarschijnlijk omdat de optie monitor op 'Ja' staat bij deze medewerker in ParnasSys.
Controleer dit in ParnasSys op de pagina Medewerker > Kies de betreffende medewerker > Aanstellingen.
Wanneer Monitor op 'Ja' staat wordt deze medewerker niet meegenomen in processen zoals de koppelingen.
Zet deze optie dus op 'Nee' als je wil dat de medewerker mee wordt genomen naar Basispoort.