Ben je op zoek naar het eenvoudig plannen van oudergesprekken, maar dan zonder de chaos van de papiertjes? Wellicht is de Parro Gespreksplanner voor jou de oplossing. De Parro Gespreksplanner bespaart je als leerkracht veel tijd met het plannen van oudergesprekken. Ouders kunnen zichzelf rechtstreeks via Parro inschrijven op tijdstippen die jij voor je eigen groep of een selectie van leerlingen uit je groep hebt aangemaakt.
In dit artikel geven we informatie over:
- Hoe maak ik een gespreksplanner aan?
- Hoe open ik de inschrijvingen?
- Kan ik nog dingen wijzigen?
- Hoe kan een ouder zelf een tijdstip kiezen?
- Wat kan ik doen bij gescheiden ouders?
- Kan ik zelf ouders inplannen?
- Hoe kan ik een contactmoment - meerdere verzorgers tegelijk inplannen?
- Hoe kan ik de gespreksplanner printen?
- Welke extra tips zijn er nog?
Hoe maak ik een gespreksplanner aan?
- Druk op de toevoegen-knop in de agenda en kies vervolgens voor Gesprekken plannen.
- Kies de groep en de leerlingen waarvoor je dit wil doen. Je kan niet voor meerdere groepen tegelijk een planner maken.
Doorloop simpelweg de stappen om de genodigden, titel, gespreksduur, locatie en omschrijving te bepalen. Ook kan je een link plaatsten naar een website of een gedeeld bestand.
Tip! Je kunt met de hele groep gesprekken plannen, of alleen voor bepaalde kinderen de ouders uitnodigen. Zo kan je met je duo-collega twee gespreksplanners aanmaken die synchroon aan elkaar lopen om zo de gesprekken te verdelen.
- Vervolgens kun je het schema aanmaken. Op de vraag Wanneer ben je beschikbaar?, kun je aangeven wanneer je de gesprekken wil hebben, eventueel verspreid over meerdere dagen.
- Ga naar het volgende scherm om je schema te verfijnen. Hier kun je tijdstippen op pauze zetten door middel van het koffiekopje. Dit kun je later altijd nog wijzigen.
- Voeg ten slotte de gespreksplanner als concept toe aan jouw agenda en die van je collega's.
Tip! De koffiekopjes kun je ook gebruiken om een dubbele tijd te reserveren als dat nodig is, spreek dan met de ouder van te voren af welke tijd die kan komen en plan die alvast in. Klik dan in het volgende tijdblok het koffiekopje aan.
! Dit is ook handig als gescheiden ouders niet van elkaar mogen zien wanneer ze op gesprek komen.
Hoe open ik de inschrijvingen?
Een gespreksplanner in concept is alleen zichtbaar voor jou en jouw collega's. Als jullie er klaar voor zijn, druk je op de knop Inplannen om de gespreksplanner klaar te zetten om te versturen naar ouders.
- Stel in of je ouders met meerdere kinderen de mogelijkheid wilt geven om eerder in te schrijven. In dat geval vul je de datum en tijd in waarop deze ouders zich kunnen inschrijven. Klik op volgende om deze stap over te slaan.
- Stel in wanneer iedereen de voorkeuren door mag geven.
- Geef eventueel een herinnering aan.
- Stel als laatste het moment in dat de inschrijving sluit.
Na het invullen van alle datums gaat de gespreksplanner vanzelf open en dicht op de ingestelde tijden. De knop Direct openen betekent dat je alle instellingen links laat liggen, en de gespreksplanner direct voor iedereen openzet.
Kan ik nog dingen wijzigen?
Als leerkracht kun je live de inschrijvingen volgen. Bovendien kun je altijd nog wijzigingen maken als dat nodig is. Zo kun je bijvoorbeeld de uitgenodigde leerlingen aanpassen door in het overzicht op de groepsnaam te tikken.
Verder kun je - ongeacht de status - nog dagen toevoegen en verwijderen of de tijdstippen zelf aanpassen. Ook kun je via de koffiekopjes pauzes inlassen.
Hoe kan een ouder zelf een tijdstip kiezen?
Ouders krijgen bij het uitsturen van de inschrijvingen een push-notificatie dat er een nieuw agenda-item in Parro staat. Als ouders het agenda-item met de gespreksplanner openen, kunnen ze per kind uit de beschikbare tijdstippen kiezen. Hierbij kunnen ouders een notitie plaatsen om aan te geven wat ze tijdens het gesprek willen bespreken.
Ouders kunnen niet zien welke andere ouders zich hebben ingeschreven als een tijdstip al bezet is. Alleen leerkrachten kunnen dit zien.
Wat kan ik doen bij gescheiden ouders?
In de gespreksplanner gaan we uit van 1 tijdvak per kind, de ouders hebben samen één gesprek. Dit is uit praktisch oogpunt, maar ook om de leerkracht te beschermen. Het voorkomt dat je veel dubbele gesprekken voert. Lukt een gesprek met beide ouders echt niet, dan kun je in overleg met een ouder een apart gesprek plannen. Dit neem je handmatig in de planning op door een tijd te reserveren met het koffiekopje.
Let op:
beide ouders kunnen het regulier ingeplande gesprek zien. Is dat niet wenselijk gebruik dan voor beide een koffiekopje.
Kan ik zelf ouders inplannen?
Door op een leeg tijdstip te tikken, zie je welke kinderen nog niet zijn ingeschreven. Op deze manier kun je de ouders alsnog toewijzen aan een tijdstip als dat nodig is. Ouders inschrijven kun je als leerkracht overigens altijd doen, ook vóór het openen van de inschrijvingen.
Tevens kun je op een kind klikken om notities achter te laten of in te zien, zodat je een beeld hebt wat er besproken wordt. Dit is ook voor de ouders zichtbaar.
Ik heb de planner per ongeluk te vroeg gesloten, kan ik dat ongedaan maken?
Op het vooraf ingestelde tijdstip worden de inschrijvingen gesloten. Hierna kunnen ouders geen tijdstip meer kiezen of wijzigingen maken. Per ongeluk of te vroeg de inschrijvingen gesloten? Geen probleem, je kunt ze altijd weer heropenen.
Hoe kan ik een contactmoment - meerdere verzorgers tegelijk inplannen?
Mocht je graag met groepjes gesprekken willen plannen, dan kan dit ook via Parro. Dit doe je door in de agenda een vrijwilligersitem aan te maken. Je vraagt om een 'bijdrage' van de verzorgers, die bijdrage is het gesprek. In het agenda-item staat de datum van het contactmoment, die bepaal je als leerkracht. Bij de vraag om de bijdrage van de verzorgers beschrijf je het contactmoment en de tijd waarop er contact is. Het aantal is het maximum aantal aanmeldingen per bijdrage. Verzorgers kunnen zich dan aanmelden voor een tijd.
Via het item kun je een gesprek starten met de verzorgers. Dit is één gesprek met alle verzorgers die zich aanmeldden. Je kunt het gesprek gebruiken om informatie te delen, een link naar de instructie bijvoorbeeld. Als je verschillende links hebt voor de verschillende groepjes is het waarschijnlijk overzichtelijker voor verzorgers om die via het kindgesprek te delen, omdat je met iedereen samen in het vrijwilligersgesprek zit.
In het artikel Agenda - algemene instructies (Parro) leggen we uit hoe je een agenda-item met vrijwilligers kunt aanmaken.
De ouder ziet het volgende, waarbij de ouder op het plusje klikt voor zijn aanmelding. Als een groepje vol is dan kan de ouder zich niet meer opgeven voor dat groepje.
Hoe kan ik de gespreksplanner printen?
- Ga op de computer of laptop naar de webversie talk.parro.com.
- Open de gespreksplanner via de agenda.
- Klik op de tijdvakken.
- Klik op Ctrl-P (Command-P op mac).
- Kies of je met of zonder opmerkingen wilt afdrukken.
- Parro maakt een pdf-bestand die je kan opslaan en of afdrukken.
Let op:
Dit werkt niet op je mobiel of in de app.
Printen via de instellingen van de browser kan ook niet.
Welke extra tips zijn er nog?
-
Ouderavond voor meerdere groepen binnen jouw school? Elke leerkracht maakt zelf een gespreksplanner aan voor zijn eigen groep. Via de uitstuur-opties kun je de inschrijvingen gelijk trekken, zodat alle ouders tegelijk toegang krijgen.
-
Maken jullie gebruik van combinatiegroepen? Zorg er dan voor dat de groepen ook op die manier in ParnasSys staan, zodat je in één planner beide groepen kunt ontvangen. Willen jij en je duo-leerkracht juist liever apart gesprekken voeren, maak dan twee planners aan en nodig voor iedere planner de helft van de groep uit.
-
De pauzes/koffiekopjes zijn flexibel inzetbaar. Je kunt bijvoorbeeld een koffiekopje gebruiken om een tijdstip te reserveren voor een gescheiden ouder of plaats een pauze na een leerling waarmee je een langer gesprek wilt houden. Je kunt ook het schema eerst gedeeltelijk vrijgeven, zodat ongewenste gaten in je schema voorkomen worden.
-
Kondig de gesprekken van tevoren aan. Stuur ouders via Parro een mededeling dat er een ouderavond aankomt waarop ouders zich kunnen intekenen in de Parro-agenda. Vermeld hierbij vanaf wanneer ouders zich kunnen inschrijven en eventueel de deadline.
-
Wees bereikbaar voor vragen van ouders. Zet bij je groep bij instellingen de optie Ouders mogen met mij een gesprek starten aan. Als ouders dan vragen hebben, kunnen ze je direct via Parro bereiken.
- In de bijlage vind je instructies voor de ouders als pdf bestand