Het is mogelijk om via Parro absenties in te voeren. Hiermee wordt het voor verzorgers mogelijk om hun kind via Parro ziek te melden, of geplande absenties door te geven, zoals een artsbezoek. Deze absenties worden vervolgens automatisch verwerkt in ParnasSys.
In dit artikel vind je informatie over:
- Schoolinstellingen
- Absentiemelding door verzorgers
- Absenties in Parro bekijken en wijzigen
- Absentie als medewerker in Parro invoeren.
- Absenties in ParnasSys bekijken
- Wat ziet en kan een ouder/verzorger?
Schoolinstellingen
Wanneer je als school verzorgers de mogelijkheid wilt geven om absenties via Parro te melden, begin je met het instellen van de absentieredenen. Dit zijn de redenen waaruit verzorgers kunnen kiezen, op het moment dat zij een melding willen aanmaken.
Zorg dat je eerst de absentieredenen ingesteld hebt, voordat je de functionaliteit activeert.
1. Ga naar Instellingen.
2. Kies onder Schoolbrede Instellingen voor Absenties.
3. Druk op het plusje rechts onderin.
4. Vervolgens kun je kiezen uit 3 categorieën:
Voor Ziekmelding en Absentiemelding kun je kiezen uit een aantal redenen, die jullie in ParnasSys als school zijnde hebben aangemerkt als geoorloofde absentieredenen.
Deze redenen zijn in ParnasSys terug te vinden via Beheer > Schooltabellen: Absentieredenen.
In Parro kan je zelf bepalen wat de ouders te zien krijgen bij de absentiereden.
Met het schuifje bij deze instellingen, kan je aangeven ouders daadwerkelijk absenties mogen melden in de app
Ziekmelding
Een ziekmelding is altijd zonder einddatum, je weet immers niet wanneer iemand weer beter zal zijn.
Een absentiemelding is bijvoorbeeld een gepland tandartsbezoek. Maar je kan hier ook een ziekmelding bijzetten als jullie liever hebben dat verzorgers iedere dag opnieuw een melding doen dat de leerling ziek is.
Absentiemelding
Een absentiemelding is bedoeld voor bijvoorbeeld een tandartsbezoek, hier met de verzorger altijd een einddatum en eindtijd instellen. Het is ook mogelijk om een absentie van bijvoorbeeld een half uur door te geven.
Doorverwijzing
Er kunnen absentieredenen zijn die niet wenselijk zijn om automatisch te verwerken. Denk hier aan redenen waarbij er veel vooroverleg nodig is tussen de school en de verzorgers en directe communicatie noodzakelijk is. Om de verzorgers toch vanuit Parro verder te kunnen helpen is het daarom mogelijk om een URL in te stellen voor deze redenen. Als de verzorger dan deze reden kiest, kan je deze doorverwijzen naar een externe webpagina (bijvoorbeeld de schoolwebsite, een digitaal verlofformulier of de schoolgids) waar je verdere uitleg hebt staan over hoe de verzorger deze absentie kan doorgeven.
Let op: Elke schoolmedewerker, ongeacht zijn of haar rol, kan absentieredenen toevoegen, wijzigen en verwijderen. Evenals de optie om absenties door te geven in- en uitschakelen. Bespreek dit vooraf met de medewerkers.
Absentiemelding door verzorgers
Verzorgers kunnen vervolgens via de Parro App direct absenties melden, met de redenen die de school heeft ingesteld. Verzorgers krijgen de vragen om alle relevante informatie mee te geven, zodat de schooladministratie meteen op orde is.
Let op: Wanneer een verzorger een absentiemelding doet zonder einddatum, bijvoorbeeld een ziekmelding, is het aan de school om deze absentiemelding in ParnasSys of Parro een einddatum te geven.
Ook kan een verzorger een ingediende absentiemelding niet zelf aanpassen. Dit zal door de school in ParnasSys moeten worden verwerkt.
Absenties in Parro bekijken en wijzigen
Je krijgt in Parro direct inzage in de absentiemeldingen. Het is mogelijk om dat voor alle leerlingen in te zien. Hierdoor kan je in één oogopslag zien wie er afwezig is. Hier zijn ook absenties te zien die via ParnasSys zijn ingediend.
AVG proof: Als de groepsautorisatie in ParnasSys aan staat, kan je in Parro nog steeds van alle leerlingen de absenties inzien, maar alleen van de leerlingen van de aan jou gekoppelde groepen zie je ook de reden en de eventuele toelichting. Van de overige leerlingen zie je alleen de naam en dat die absent is.
Hoe
Klik in het homescherm op Absenties, als je veel groepen hebt geselecteerd kan het zijn dat je even naar beneden moet scrollen.
Hier zie je welke leerlingen absent zijn, standaard zie je alle leerlingen van je geselecteerde groepen, je kan hier indien gewenst op filteren.
Wanneer je vervolgens doorklikt op de verschenen absenties, zie je de details van de melding.
Onderin staat de knop Absentie wijzigen. Als de leerling weer beter is, of misschien langer weg blijft van aan afspraak kan je dat daar aangeven.
Absentie als Medewerker in Parro invoeren.
Je kan als schoolmedewerker nu ook eenvoudig absenties via Parro invoeren. Deze worden meteen in ParnasSys gezet.
Hoe
Klik in het homescherm op absenties, als je veel groepen hebt geselecteerd kan het zijn dat je even naar beneden moet scrollen.
- Klik rechts onderin op het plusje.
- Geef aan welk kind of kinderen je absent wil melden. Alle kinderen die je hier selecteert worden met dezelfde reden, datum en tijd in ParnasSys gezet.
- Kies de reden, deze redenen komen rechtstreeks uit ParnasSys en kunnen daar via Beheer > Schooltabellen > Absentieredenen ingesteld worden. Je ziet hier dus niet hoe de ouder het ziet, dat wordt verder naar boven in dit artikel uitgelegd.
- Selecteer eventueel de datum, standaard staat deze op de huidige dag.
- Kies de tijd.
- Voeg eventueel een opmerking toe.
- Klik op Absentie versturen.
Let op: Een door de medewerker ingevoerde absentie is altijd alleen voor de gekozen dag, is de leerling morgen nog steeds ziek, voer dit dan opnieuw in. Als een verzorger een ziekmelding doet is dat zonder einddatum.
Absenties in ParnasSys bekijken
Alle absentiemeldingen die in Parro worden gemeld, worden automatisch verwerkt in ParnasSys. Hierdoor zijn er geen extra administratieve stappen meer nodig. Hoe je de absenties in ParnasSys overzichtelijk kunt krijgen, kun je nalezen in ons artikel Overzicht Absenties.
Wanneer je in ParnasSys via de Leerling of Groep de absenties opvraagt, kun je via de kolommenkiezer de kolom ‘Gemeld door’ toevoegen. Op deze manier heb je inzichtelijk wie de absentiemelding heeft gedaan.
Wat ziet en kan een ouder/verzorger?
In dit artikel voor ouders/verzorgers kan je zien hoe die kant van Parro werkt.