De agenda biedt veel mogelijkheden. In dit artikel lees je hierover de volgende onderwerpen:
- Hoe kan ik een agenda-item invoeren?
- Hoe kan ik een agenda item kopiëren?
- Hoe kan ik vrijwilligers en/of materialen vragen
- Waar kan ik vrijwilligers inzien?
- Hoe kan ik een gesprek met vrijwilligers starten?
- Hoe kan ik aanwezigheid bekijken (RSVP)?
- Wat ziet de ouder/verzorger?
Hoe kan ik een agenda-item invoeren?
Met deze stappen voer je een activiteit in zonder om vrijwilligers of hulpmiddelen te vragen.
- Klik in de agenda op het roze plusje (rechts onder) om een nieuw agenda-item aan te maken.
- Klik op Nieuwe activiteit.
- Vul de titel in.
- Vul bij de datums in wanneer de activiteit is.
- Kies een tijd of klik op Hele dag.
- Kies bij Groepen toevoegen de groepen waar je de activiteit voor maakt en zet eventueel het schuifje aan bij Vraag om aanwezigheid (RSVP).
- Stel in of je een notificatie wilt sturen naar de ouders en collega's.
- Voeg eventueel een beschrijving en locatie toe.
- Je kan ook een link naar een website of bijlage toevoegen als dat relevant is.
- Klik op Opslaan (rechts boven).
Parro plaatst het agenda-item direct in de agenda van de ouders en collega's in de uitgenodigde groep(en). Ouders ontvangen een push-bericht van een nieuw agenda-item. Als ouders het item openen, kunnen ze meteen de aanwezigheid doorgeven als daarom gevraagd is.
Iedereen die aan de groep gekoppeld is, ontvangt de items, dus ook duo-leerkrachten. Het aanmaken van een activiteit of ander agenda-item hoef je daarom ook maar één keer te doen.
Je kan de agenda van het huidige schooljaar vullen vanaf 1 augustus. Eerder zijn de groepen van het schooljaar niet in Parro op te halen.
De zomervakantie voer je in het huidige schooljaar in tot en met 31 juli.
Let op:
Als je niet aan de groepen gekoppeld bent waarvoor je een item aanmaakt, krijg je de melding "Toegang geweigerd". Het item is wel aangemaakt. Parro probeert namelijk het item weer te geven, maar kan dat niet omdat je niet aan de betreffende groepen bent gekoppeld.
Je kan eventueel de groep Collega's ook toevoegen, daar zit je als medewerker altijd in.
Hoe kan ik een agenda item kopiëren?
Het is eenvoudig om een agenda item te herhalen.
Nadat je een item hebt aangemaakt, kan je die openen en dan op de drie puntjes (rechts boven) klikken. Onderaan verschijnen nu drie opties, waaronder Dupliceren.
Als je op Dupliceren klikt wordt er een kopie van dat item gemaakt, hierin kan je nu eigenlijk alles aanpassen wat je wilt. Pas je niets aan dan komt het item 2x in de agenda met exact dezelfde gegevens. De gelezen-teller en aanmeldingen voor bijvoorbeeld vrijwilligers worden gereset, het is wel een nieuw item wat je aanmaakt.
Hoe kan ik vrijwilligers en/of materialen vragen?
- Klik in de agenda op het roze plusje (rechts onder) om een nieuw agenda-item aan te maken.
- Klik op Nieuwe activiteit.
- Vul de titel in.
- Vul bij de datums in wanneer de activiteit is.
- Kies een tijd of klik op Hele dag.
- Kies bij Groepen toevoegen de groepen waar je de activiteit voor maakt en zet eventueel het schuifje aan bij Vraag om aanwezigheid (RSVP).
- Stel in of je een notificatie wilt sturen naar de ouders en collega's.
- Voeg eventueel een beschrijving en locatie toe.
- Klik op Vrijwilligers vragen en vul bij Wat heb je nodig? de taken in waar je vrijwilligers voor nodig hebt en hoeveel je daarvan nodig hebt.
- Klik eventueel op Toevoegen om nog meer vrijwilligers te vragen voor andere taken.
- Klik op Klaar om dit op te slaan.
- Klik op Materiaal vragen en vul bij Wat heb je nodig in wat je nodig hebt en hoeveel.
- Klik eventueel op Toevoegen om nog andere materialen te vragen.
- Klik op Klaar om dit op te slaan.
- Je kan ook een link naar een website of bijlage toevoegen als dat relevant is.
- Klik op Opslaan (rechts boven).
Let op:
het kan verwarrend zijn om vrijwilligers te vragen én aanwezigheid te vragen in één agenda-item. We raden aan om dat niet samen te gebruiken.
Parro plaatst het agenda-item direct in de agenda van de ouders en collega's in de uitgenodigde groep(en). Ouders ontvangen een push-bericht van een nieuw agenda-item. Als ouders het item openen, kunnen ze meteen de aanwezigheid doorgeven als daarom gevraagd is.
Verzorgers kunnen aangeven of ze willen helpen als vrijwilliger, hier kunnen ze ook meer dan 1 kiezen, bijvoorbeeld als het gaat om plaatsen in een auto voor vervoer, of omdat vader en oma allebei komen helpen.
Bij materialen kunnen verzorgers ook meer dan 1 aangeven. Bijvoorbeeld omdat ze 5 eierdozen kunnen leveren.
Iedereen die aan de groep gekoppeld is, ontvangt de items, dus ook duo-leerkrachten. Het aanmaken van een activiteit of ander agenda-item hoef je daarom ook maar één keer te doen.
Let op:
de medewerker die vrijwilligers vraagt moet aan de groep gekoppeld blijven. Maak je het item aan, en verlaat je daarna de groep, dan werkt het agenda-item niet meer goed. Ouders kunnen zich dan niet meer aan- of afmelden als vrijwilliger.
Waar kan ik vrijwilligers inzien?
Als je in de agenda op het agenda-item klikt, kan je daar zien hoeveel vrijwilligers zich al hebben aangemeld. Je kan daar ook zelf aangeven dat je helpt.
Als je op het getal klikt (hier is dat 4/35) dan zie je wie zich heeft aangemeld en met hoeveel.
Hoe kan ik een gesprek met vrijwilligers starten?
Zodra de eerste ouder zich als vrijwilliger heeft aangemeld, kun je het vrijwilligersgesprek starten.
Open het agenda-item en klik onderaan op Groepsgesprek starten.
Let op:
iemand die zich heeft aangemeld en zich daarna toch weer afmeldt wordt niet automatisch uit het vrijwilligersgesprek verwijderd, dat moet je zelf nog doen.
Dit kan wel handig zijn voor leerkrachten die ook in het gesprek moeten. Die melden zich aan, openen het gesprek en zetten dan de aanmelding weer op 0 zodat de ouders zich kunnen opgeven.
Hoe kan ik aanwezigheid bekijken (RSVP)?
Als je bij een agenda-item het schuifje bij Vraag om aanwezigheid aanzet, kunnen ouders aangeven of ze komen. Dit gebruik je niet om vrijwilligers te vragen, maar bijvoorbeeld om in te schatten hoeveel stoelen en koffie je nodig hebt voor een informatieavond.
Dit ziet er als volgt uit als je een agenda item aanmaakt.
De ouder ziet dit in de agenda:
Wanneer mensen hebben gereageerd zie je dat als volgt terug bij het agenda item.
Gasten is het aantal genodigden voor het agenda item. Alle ouders worden uitgenodigd maar alleen ouders die daadwerkelijk een Parro-account hebben geactiveerd kunnen reageren.
Wat ziet de ouder/verzorger?
Voor ouders/verzorgers hebben we een apart artikel. Dit artikel is ook in te zien door medewerkers van school.